Pequeno Manual com 4 Dicas para Reuniões Produtivas

Esse guia nasceu de uma mensagem de WhatsApp que recebi do mestre Edney.

Adaptei para minha equipe, enviei para alguns clientes do coração e achei um desperdício que ficasse restrito a esse mundinho.

1. Menos gente é melhor. Se a participação de alguém não for decisiva, essa pessoa não precisa participar e pode receber a ata da reunião depois.
2. Reuniões ≠ apresentações. Reuniões não servem para apresentar informações e sim para discutir e tirar dúvidas. Disponibilize as informações previamente e informe a todos que é importante consultar antes da reunião. Se ninguém quiser discutir e não surgirem dúvidas, não precisa ter reunião.
3. Toda reunião precisa de pauta. Uma lista dos tópicos que serão abordados e uma linha descrevendo o objetivo bastam. A pauta serve para que cada participante entenda qual seu papel e ajuda todo mundo a chegar preparado com tudo que for necessário.
4. Toda reunião precisa de ata. Parta da pauta e inclua no mínimo o foi decidido sobre cada tópico, próximos passos e tarefas decorrentes disso. Toda tarefa deve ter prazo e responsáveis. Se possível, inclua em tópicos o que foi debatido. Não deve ser uma transcrição da reunião, é um roteiro para quem não pode estar presente.

O respeito com o tempo das outras pessoas inclui:

• Convidar para uma reunião somente as pessoas que terão papel ativo.
• Enviar antecipadamente tudo que for necessário para se preparar para a reunião.
• Começar e terminar no horário, cumprindo o objetivo.
• Fazer um resumo de tudo que foi decidido e enviar não somente para os participantes, mas para todo mundo que é afetado pelos desdobramentos da reunião.

Essas dicas podem ajudar o mundo profissional a multiplicar sua eficácia.

Boas reuniões!