Privacidade no local de trabalho.
O que é privacidade?
A privacidade é a palavra que damos para poder manter certas informações para nós mesmos e para controlar o que acontece com nossa informação pessoal. Ele também se refere a ser capaz de fazer coisas sem interferência de outros. Problemas de privacidade podem surgir em todos os aspectos da vida.
Embora algumas pequenas empresas não sejam obrigadas a respeitar as leis de privacidade, todas as empresas devem procurar cumprir os princípios de privacidade como uma questão de melhores práticas.
O que é informação pessoal ?
Informações pessoais são informações que identificam uma pessoa. Existem alguns exemplos óbvios de informações pessoais, como o nome ou o endereço de uma pessoa. As informações pessoais também podem incluir fotos, informações de histórico de crédito, detalhes da conta bancária e até informações sobre o que uma pessoa gosta, suas opiniões e onde elas funcionam - basicamente, qualquer informação onde a pessoa é razoavelmente identificável.
As informações pessoais podem ser sensíveis na natureza, tais como informações sobre a raça, a etnia, as opiniões políticas de uma pessoa, a associação profissional e os sindicatos, crenças religiosas ou filosóficas, preferências sexuais, saúde e informações genéticas ou registros criminais.
O que é privacidade no local de trabalho ?
Os empregadores terão acesso a informações pessoais sobre funcionários. Essa informação pode ser sensível e os funcionários podem desejar manter esta informação privada. Isso significa que os empregadores precisarão pensar sobre a forma como eles coletam, usam e divulgam informações que obtêm dos funcionários.
Em muitos casos, as leis de privacidade não se aplicam quando se trata de registros de funcionários. As leis de privacidade aplicam-se apenas às informações pessoais dos funcionários se a informação for usada para algo que não esteja diretamente relacionado à relação de trabalho entre o empregador e o empregado. No entanto, os empregadores de melhores práticas pensam cuidadosamente sobre qualquer informação pessoal que tenham sobre seus funcionários e tratam essas informações de acordo com os padrões de privacidade estabelecidos na empresa.
É uma boa prática de privacidade para os empregadores dizer aos funcionários quando eles coletam suas informações pessoais. Ao fazê-lo, o empregador poderia dizer ao empregado por que eles estão coletando a informação e com quem o empregador pode transmitir essa informação.
Os empregadores de melhores práticas permitem que os funcionários acessem informações pessoais sobre si mesmas que são detidas por seu empregador. Os funcionários também devem ter acesso a essas informações corrigida ou verificada se for incorreta, desatualizada ou incompleta.
Princípios gerais de privacidade :
- Limitar a coleta de informações.
- Fornecendo aviso aos colaboradores sobre a potencial de coleta, uso e divulgação de informações pessoais.
- Divulgação das informações pessoais.
- Manter informações pessoais precisas, completas e atualizadas.
- Manter as informações pessoais seguras.
- Fornecer acesso as informações pessoais.
Quando você pode dar informações a terceiros ?
Os empregados das melhores práticas entendem que criar relações de confiança com os funcionários é parte integrante da realização de um ambiente de trabalho feliz e produtivo.
Em circunstâncias limitadas, no entanto, um empregador pode divulgar registros de funcionários a um terceiro, como por exemplo acessar um local para prestação de serviços.
E quanto ao e-mail e à internet ?
O uso de internet e e-mail pelo empregado e empregador pode levantar problemas sobre privacidade no local de trabalho. O acesso à senha e os códigos de login podem dar aos funcionários a impressão de que suas atividades de e-mail e navegação na web durante o horário de trabalho são privadas. Os funcionários podem não estar cientes de que essas atividades podem ser examinadas por seu empregador.
Políticas claras no local de trabalho podem ajudar a garantir que tanto os funcionários como os empregadores compreendam as expectativas e responsabilidades que se aplicam ao uso de e-mail e internet.
A preparação de uma política de uso de internet e de boas práticas com melhores práticas pode incluir:
- Consultando os funcionários sobre a política durante o desenvolvimento da política. Isso ajudará o empregador a entender os tipos de atividades legítimas para as quais os funcionários estão usando o email e a navegação na web. Um processo consultivo também pode aumentar a conscientização dos funcionários sobre os possíveis riscos para o negócio associado ao uso incorreto de e-mail e internet.
- Desenvolvendo e comunicando aos empregados uma política que descreva as obrigações e responsabilidades dos funcionários e do empregador em relação ao uso de meios de comunicação eletrônicos. Uma política de melhores práticas:
- Explicar claramente o que é apropriado usar o e-mail e a internet no trabalho.
- Descreva o uso pessoal do e-mail dentro da organização e externamente, é apropriado
- Descreve os tipos de uso que são proibidos.
- Consulte qualquer legislação relevante sobre uso e acesso.
- Descreva quais informações são registradas e quem na organização tem direitos para acessar os logs e o conteúdo do e-mail e atividades de navegação da equipe
- Estabeleça de forma simples, como o negócio pretende monitorar ou auditar a conformidade dos funcionários com suas regras relativas ao uso aceitável de e-mail e navegação na web.
- Descreva as possíveis consequências para o mau uso do e-mail ou da navegação na web.
- Revisando a política com os funcionários regularmente. Isso ajudará a política a acompanhar o desenvolvimento da Internet e da tecnologia da informação. A política deve ser re-emitida para todos os funcionários sempre que mudanças significativas são feitas para que eles estejam conscientes de qualquer alteração e para reforçar a mensagem organizacional.
Problemas semelhantes (e respostas de melhores práticas) podem surgir a partir do uso de telefones celulares fornecidos pela empresa e outros dispositivos eletrônicos quando acessados para uso pessoal.