Quando a ferramenta de gestão causa mais problema do que solução

 Alicate e Martelo

Se você precisa cortar um fio, use o alicate. Se precisa fixar um prego na madeira, use um martelo. Até aqui, sem problema algum. Usa-se a ferramenta certa para a necessidade identificada. A coisa começa a complicar quando quero apertar um parafuso e uso o alicate, ou quanto preciso tirar o mesmo parafuso e quero usar o martelo. A resposta é sempre “não tenho a chave de fenda, então uso o que tenho”. Porém, essa resposta nem sempre leva ao melhor resultado. Pior: pode estragar o que poderia ser feito uma única vez e com a melhor qualidade possível. Reflita: será que estamos usando o alicate e o martelo para solucionar qualquer problema em nossa empresa?

 Para cada problema, a solução certa

Se você é bom com números e gosta de finanças, fica claro que se a empresa não tem lucro, basta cortar custos. Se você é bom de papo e gosta de vender, aumente o esforço na prospecção de novos clientes e o lucro vai aparecer. Se você é organizado e gosta de ver as tarefas bem-feitas, melhore a qualidade do produto e do serviço e os clientes irão comprar mais. Se gosta de pessoas e é carismático, os colaboradores irão apoiar você e ajudarão no crescimento e obtenção de lucro do negócio. Sempre que um problema surge em uma área na qual temos conhecimento e experiência, ele é facilmente solucionado: alicate e fio. Agora, se o financeiro já cortou tudo e mesmo assim o negócio não avança e, apesar de ter aumentado as vendas com promoções, a coisa está afundando de vez, peço que pare e reflita sobre os próximos tópicos que comentarei com você.

 Gestão 4 Eixos

A Gestão 4 Eixos Prosphera se relaciona com as áreas de Marketing, Finanças, Processos e Gestão de Pessoas. Através destas quatro áreas podemos obter o crescimento sustentável da empresa. Como eixos, elas são a base para que a empresa seja competente e para que as áreas se comuniquem.

 Na prática, é importante é saber o quanto preciso vender, pois a meta mensal não foi traçada por acaso. Ela foi fornecida pela área financeira, que determina qual o ponto de equilíbrio do negócio e qual o preço a ser cobrado com a margem de lucro determinada. Para realizar essa venda, devo ter consciência do que preciso de recursos - tanto de pessoas, como de estrutura - e o quanto isso impactará na questão Investimento x Retorno. Se começo a vender e meu produto não tem a qualidade nem os benefícios esperados, então é necessário rever como penso, executo e entrego esse produto para o meu cliente. Apesar de tudo especificado, será que falta a boa vontade e empenho das pessoas para que possam se dedicar e produzir com a melhor qualidade dentro dos recursos disponíveis? Se a resposta for afirmativa, será que preciso treinar, acompanhar e dar feedback para esses colaboradores?

 Objetivo da Empresa

As áreas gerenciadas e inter-relacionadas são importantes, porém se todas elas não estiverem alinhadas com o objetivo da empresa, correremos de um lado para o outro o ano inteiro e fecharemos um ciclo sem saber se melhoramos ou sobrevivemos. Por isso, o objetivo principal da empresa deve ficar claro para os 4 eixos. Assim, a diretoria e seus gerentes precisam estar sempre alinhados às ações e o objetivo principal. Se algo não contribui para atingir determinada meta, é preciso rever a real necessidade de investir tempo, esforço e recurso nesta ação.

 Mais trabalho, desta vez com crescimento real

Os resultados obtidos com a Gestão 4 Eixos Prosphera são evidentes a curto prazo. Esse é um exemplo da nossa experiência:

 ‘Uma empresa do ramo de distribuição ficou um certo tempo sem crescimento. O capital de giro estava sendo gerado através de antecipação de recebíveis e empréstimos, corroendo o lucro e impedindo a empresa de se desenvolver e melhorar. Entramos com a Gestão 4 Eixos Prosphera e, por meio dela, comparamos o preço dos produtos com aqueles praticados pela concorrência. Analisamos quais eram as margens de contribuição[i], vimos quais produtos precisavam de ajuste, quais deveriam ser retirados do catálogo ou liquidados. Assim, o mix de produto da empresa foi refeito, com preços corretos e competitivos. Depois, foram alinhadas as cotas mínimas com o time de vendas, direcionado quais produtos eram mais interessantes para o vendedor e para empresa. Todos passaram todos por treinamento e capacitação de vendas e negociação. A equipe inteira acompanhou a projeção do aumento de vendas, entendeu o que seria necessário, em logística e estoque, para manter os prazos de entrega e a qualidade dos produtos. Desta forma, foram corrigidos os eixos: de Gestão de Pessoas, com treinamento; o eixo de Processos, para oferecer suporte à logística e estoque com o aumento gradual e programado da empresa sem aumentar o estoque demasiadamente; o eixo Finanças, com o estabelecimento de limite de compras e orientação para não comprar aquilo que não vende tomando por base os dados e informações do eixo de Marketing. Com as quatro áreas trabalhando juntas, a empresa atingiu crescimento de 32% nos primeiros 3 meses de execução.

 Como desenvolver a Gestão 4 Eixos na sua empresa?

O modelo funciona melhor em empresas que já têm áreas definidas e funcionando. Naquelas em que o mesmo sócio ou gerente cuida da área administrativa e financeira é preciso fazer um trabalho anterior. Depois de definido quem é responsável pelas áreas e como cada um executa suas atividades é hora de compreender os principais problemas e qual o impacto negativo no final de tudo. Se hoje determinada situação não incomoda ou se o dono da empresa não sente necessidade de que ela cresça, então não há motivo suficiente para o esforço e dedicação para implantação da Gestão 4 Eixos Prosphera. Se há problemas ou a vontade de aumentar os resultados e o próprio dono do negócio irá liderar essa mudança, então há grande chance de êxito em poucos meses.

 Equipe própria ou Equipe externa

Você pode contratar novos colaboradores com competência e experiência em cada uma das áreas dos quatro eixos. Para facilitar, hoje temos uma conta que ajuda as empresas nessa decisão. Esses profissionais custam, em média, com encargos e benefícios, cerca de R$ 8 mil cada um. Claro que a região onde a empresa está e o tipo de segmento influenciam nessa contratação. Esse é apenas um parâmetro para ajudar na escolha. Se pensarmos nas 4 áreas dos 4 eixos, seria necessário contratar um profissional para Marketing, outro para o Financeiro, um para Recursos Humanos e, por fim, um para Processos. Isso totalizaria um custo mensal de R$ 32 mil. Se sua empresa tem uma margem de lucro líquido, digamos de 10%, então a receita gerada a mais - em torno de R$ 320 mil - compensaria o custo na folha de pagamento destes 4 profissionais. Outra alternativa é eleger pessoas que já atuam na empresa e que custem menos de R$ 8 mil por mês e capacitá-las para que possam exercer as respectivas funções. Se o custo for metade disso, podemos dizer que o incremento de R$ 160 mil na receita, somados ao custo de capacitação deles, já justificaria o investimento. A terceira opção seria a contratação de equipe externa, onde profissionais experientes de cada área permanecem um período dentro da empresa, implantam junto com a equipe atual as melhorias necessárias intercalando os dados e informações dos 4 eixos e depois saem do circuito, pois a equipe estará pronta para dar continuidade às atividades. O custo de investimento varia muito de empresa para empresa. No caso da Prosphera, nossos projetos duram cerca de oito meses, sendo dois meses referentes a cada área do eixo e, no final do período, o valor investido retorna de 3 a 10 vezes, seguindo o mesmo parâmetro custo x lucro líquido obtido.

 Futuro da sua empresa

Independentemente de você se tornar cliente ou não da Prosphera, espero que esse material possa direcionar sua gestão de forma profissionalizada e com melhores resultados, pois durante um tempo ou até anos, a sua empresa pode se manter, sobreviver; mas o salto de crescimento virá a partir da melhoria simultânea de todas as áreas. Você poderá se surpreender com a capacidade da companhia de vencer os concorrentes e obstáculos do mercado. Como já disse Mark Twain, “Quando o único instrumento que você tem é um martelo, todo problema que aparece você trata como um prego”. Pense nisso! Espero que sua empresa seja melhor e maior!

[i] Valor da receita gerada de cada produto descontado o quanto o empresário pagou para o fornecedor, os impostos e a comissão.