Quem cuida da eficiência da sua equipe / área / empresa?

Afinal, quem cuida da eficiência da sua equipe? E da sua área? E da sua empresa???

Olha, para te responder essa pergunta, preciso te explicar o que significa “cuidar da eficiência”. 

O que é:

• Acompanhar e identificar variações, desequilíbrios e outliers das principais métricas de eficiência;
• Analisar, periodicamente, as tendências das métricas e processos do fluxo de trabalho;
• Detectar dependências, bloqueios e riscos que impactem na execução do trabalho;
• Acompanhar, junto à área, a quantidade de trabalho em progresso e seu impacto no fluxo;
• Articular a estrutura organizacional para aprimorar a passagem de informação e controle das demandas;
• Buscar formas de otimizar o tempo, recursos e pessoas no desdobramento da estratégia, decisões de projetos e iniciativas e a execução do trabalho;
• Monitorar e evoluir as políticas de entrada, saída e movimentação das demandas entre fases, processos e áreas na empresa;
• Propor melhorias sistêmicas e escaláveis para aumentar a eficiência;
• Automatizar atividades repetitivas e já conhecidas pelas pessoas;

O que não é:

• Monitorar o tempo que cada pessoa gasta para executar o trabalho;
• Manter as pessoas / o fluxo 100% ocupados de demandas;
• Contratar mais pessoas no primeiro sinal de gargalo;
• Cobrar com mais firmeza ou com mais frequência os funcionários;
• Pedir estimativas mais acuradas e próximas das expectativas;
• Tomar as “rédeas” do fluxo, criando prática insustentáveis;
• Inserir mais demandas no processo sem analisar capacidade;
• Trocar os “donos” das tarefas com frequência;
• Vincular a demanda à “melhor” pessoa para o trabalho;
• Fazer ameaças sobre a possibilidade de atrasar a demanda;

Beleza, agora… quem é que vai fazer essas coisas? Olha, seria muito simples eu falar aqui sobre “cultura”, “maturidade” ou que, se todos pensarem assim, todos podem fazer. Mas nós sabemos que a vida não é um mar de rosas. Por isso, vou te dizer algumas possibilidades:

Nível operacional / equipes

• Agilistas / Flow Experts / agentes de mudança: boa parte do trabalho de gerenciar o fluxo a nível de equipe(s), atualmente, é comum vermos ser feito por agilistas e posições análogas. Sua responsabilidade, é identificar focos de lentidão e gargalos, resolvê-los e criar mecanismos para que não ocorram mais. Apesar de vermos muitos atuando de forma rasa, essa posição deve ter a capacidade de analisar esses problemas com foco.
• Líderes / coordenação: alternativamente, a liderança de uma ou mais equipes também é vista atuando nesse nível. Pode ser o coordenador, Squad Leader ou outra posição. Sua responsabilidade é parecida, apesar de vermos sua atuação mais focada na gestão das pessoas e carreiras do que fluxo, propriamente dito. Isso se dá, entre outros motivos, pela falta de capacitação no tema por parte dessa liderança.

Nível tático ou área

• Gerentes (middle management): os gerentes das áreas podem atuar de forma mais ampla, aprovando ou rejeitando iniciativas e projetos em vários times ao mesmo tempo. Por ter uma visão mais tática, pode enxergar múltiplas fontes de desperdícios entre times, áreas e no portfólio de projetos / produtos.
• Flow Experts / Gerente de processos ou de agilidade: caso sua empresa tenha essa estrutura, esse tipo de liderança promove a eficiência nesse nível da empresa, coordenando processos e práticas para a gestão das áreas. Aqui, poderá atuar como uma pessoa chave na evolução da maturidade do fluxo do portfólio.
• Excelência operacional: assim como a área de agilidade, a excelência operacional se ocupa em aprimorar a eficiência do negócio. Mais conhecida em empresas do ramo industrial, a área de excelência pode ajudar nessa visão tática, contanto que saia do escopo “operacional”.

Nível estratégico

• Agilistas estrategistas / Flow Experts / agentes de mudança: com um escopo e visibilidade mais ampla, tais papeis podem atuar com maior liberdade e clareza para aumentar a eficiência de toda a cadeia valor. É importante ter o cuidado de ter pessoas que sejam especialistas no assunto, com foco em resultado e já com experiências passadas nesse tipo de contexto.
• Diretoria / C-Level: este não poderia faltar. O C-level da empresa tem total liberdade, autonomia e até responsabilidade e criar uma visão estratégica sobre a eficiência. Obviamente, não entrarão nos detalhes da operação ou do tático, mas serão os impulsionadores desse pensamento, apoiando práticas, tecnologias e projetos.

 Eficiência, produtividade e a busca eterna pela otimização e melhoria contínuas são questões que podem e devem ser observadas e abordadas nos diferentes níveis da organização. A grande questão é como a SUA empresa vê essas questões e como ela quer resolver problemas relacionados a elas. Apenas tome cuidado: é uma longa jornada pela frente e cada uma dessas pessoas tem sua própria concepção sobre esses temas.

Boa sorte!

 E aí, você tem algum outro exemplo de quais papeis ou cargos nas empresas podem ajudar a aumentar a eficiência? Sabe como essas pessoas fazem isso? Então comenta aqui!

#fluxo #eficiência #ppm #portfolio #kanban #gestão #gestãodefluxo #flow #métricasdefluxo #previsibilidade #leandigital #gestãodeprojetos #flowexperts