Rework: 5 fatos do livro que prova que você não sabe ser produtivo

Rework ou Reinvente a sua Empresa, é um livro que muda de vez o conceito de produtividade que você provavelmente tem em sua cabeça. Escrito por David Heinemeier Hansson, conta um pouco da história de uma das soluções de maior sucesso mundial no ramo de gestão diária. Como especialistas do tema e criadores de uma solução para gestão de atividades, nada melhor do que fazer um resumo do que há de melhor em um dos livros mais lidos sobre o assunto no ranking do New York Times.

São cinco fatos que foram extraídos de mais de trinta capítulos, fatos trazidos aqui para fazer você refletir e começar a ser mais produtivo:

Fato Nº1: Você perde Tempo com Coisas Inúteis

O mundo está cheio de documentos que ninguém lê. Relatórios que não são discutidos ou revisados, nem ao menos lidos. Documentos complexos de fazer, que demandam muito do seu tempo e não te trazem nenhuma produtividade.

E você aí sentado, fazendo exatamente isso.

Grande parte do problema que isso gera, além da perda de tempo óbvia é a "ilusão de acordos". Isso significa que cada pessoa tem uma interpretação diferente do que está escrito e documentado, trazendo mais complexidade para um problema, que no princípio era simples de resolver...

Ao invés de documentos detalhados, seja visual, simplifique! Não há nada de errado com isso. Acredite, você irá poupar boa parte do seu tempo.

Quer um exemplo?

Este é um roteiro de vídeo que desenvolvemos para uma campanha de marketing da nossa startup. O intuito era de documentar o dia a dia do processo de aceleração que estamos participando. Como ninguém tem qualquer experiência com vídeos, muito menos roteiros, poderíamos gastar horas e horas fazendo algo sofisticado, por que pelo menos isso pareceria a coisa certa a se fazer, não é mesmo? Afinal de conta teria dado um certo trabalho para fazer, então deveria estar bem feito.

Ao invés disso criamos um mapa mental simples e direto. O tempo disposto para a tarefa? 10 minutos. E tudo estava pronto. Simples assim. Estávamos prontos para a execução.

Criar momentum dá forças à sua motivação. Sem isso, você não pode ir a lugar nenhum. A maneira de criar momentum é fazer uma coisa e já se mover para a próxima. Dessa forma você se mantém motivado e é agraciado com pequenas vitórias que irão te fazer continuar.

Fato Nº2: Você Provavelmente não sabe por que você está Fazendo Algo

Fato: Muitas vezes não sabemos o por quê das atitudes que tomamos no trabalho.

Aqui eu atribuo esse problema a uma tendência do cérebro humano e do pensamento errático que muitas vezes possuímos: A ancoragem.

Você para o seu barco e fica preso aquele raciocínio inicial, partindo diretamente para a ação e consequentemente perdendo o foco, tornando-se incapaz de olhar para os lados, ou para outras coisas ao seu redor. Segundo David, você deve pensar:

• Pra que isso que estou fazendo serve?
• Qual o benefício disso?
• Qual a motivação por trás disso?
• Que problema eu estou tentando resolver? (Muitas vezes você está resolvendo um problema imaginário).
• Isso vai mudar alguma coisa? (Muitas vezes não vai mudar nada).
• Tem alguma coisa simples que eu posso fazer para resolver o problema? (Geralmente há).
• O que você não está fazendo por conta disso?

Não subestime essas perguntas. Coloque-as ao lado do seu computador, tente respondê-las todos os dias, você vai perceber sobre o que estou falando.

Fato Nº3: Reuniões são Tóxicas

Você deve pensar que reuniões são um mal necessário, ou que não há maneira de evitá-las, afinal fazem parte do trabalho, da cultura, do cotidiano. Mas, se você realmente parar para pensar, reuniões são encontros que falam de assuntos abstratos, que nem sempre seguem uma agenda, geralmente não terminam com planos de ação claros, e que em sua grande maioria são marcadas com intervalos mínimos de 30 a 60 minutos. Sem falar que reuniões se procriam facilmente, uma reunião leva a outra e outra e outra...

Entretanto, você deve pensar: 30 minutos ou 60 minutos é tanto tempo assim...Então é melhor refazer as contas:

• Uma reunião de cinco pessoas por trinta minutos = Duas horas e meia de trabalho gasto em uma reunião.
• Uma reunião de dez pessoas por uma hora = Dez horas de trabalho gasto em uma reunião.

Que assunto vale a pena alocar dez horas de trabalho em um único dia?

Pensando assim, faz sentido repensar aquelas reuniões não produtivas que você anda fazendo.

Portanto quando não há alternativa a não ser fazer uma reunião, siga estas 5 regras:

1. Coloque um alarme: Assim que tocar, a reunião termina, Simples assim.
2. Convide a menor quantidade de pessoas possível.
3. Sempre tenha uma pauta clara, comece com um problema específico.
4. Aponte para coisas reais e sugira mudanças palpáveis.
5. Termine com uma solução e faça alguém responsável pela implementação desta solução.

Fato Nº4: Interrupção é o maior Inimigo da Produtividade

Se você constantemente trabalha até tarde e até nos finais de semana, não é por que há muito trabalho a ser feito, é por que você não está fazendo o suficiente no trabalho. E o motivo são as interrupções.

Se você é mais produtivo de manhã cedo ou ao final do dia, isso não é coincidência, geralmente neste horários não há muita gente por perto, ou não há muitas distrações/interrupções.

Interrupções quebram o dia em vários momentos, elas não permitem que você faça um trabalho significativo se você fica constantemente andando e parando. Mudando de foco e retomando ao que estava fazendo.

É importante ter um tempo dedicado do seu dia para um momento sozinho, é quando você vai fazer um trabalho mais eficaz. Não precisa se isolar de todos, mas uma alternativa pode ser combinar que entre 9:00 e 12:00 ninguém interrompe o trabalho de outra pessoa a não ser que seja absolutamente necessário. Esta pode ser uma chance para você aprender a se desconectar de meios de comunicação.

Falando em meios de comunicação, mensagens instantâneas são os maiores vilões da atualidade quando o assunto é produtividade, pois são meios de comunicação que não esperam e não tem um horário para acontecer, portanto não saber dividir isso do seu trabalho é um problema. Uma alternativa pode ser tentar meios de comunicação mais passivos no trabalho, como os e-mails, não fique dependente de ligações ou reuniões via skype e o que é pior...mensagens e aúdios de whatsapp.

Não ache que isso é impossível de fazer, pois isso só depende de você. Não se preocupe com os outros, eles podem não saber ou entender isso, portanto é de sua responsabilidade lutar contra a prática comum. Afinal, ficar sozinho não é necessáriamente uma coisa ruim.

Fato Nº5: Não seja um Herói! (Não Compensa)

Muitas vezes é melhor desistir do que ser um herói. Digamos que você decidiu fazer alguma tarefa e inicialmente você imaginou que aquilo não demoraria mais do que 2 horas. Passadas 4 horas você ainda não terminou nem um quarto do que se predispôs a fazer, é então que você entra em modo herói.

-"Agora que já comecei, eu não posso parar, eu já dediquei 4 horas a isso!"

E então você se isola e parte para finalizar o seu plano, meio envergonhado de que aquilo já não está dando mais certo. Mas, isso ainda vale a pena? Provavelmente não, valia a pena quando você pensava que custaria duas horas para executar e não oito horas agora!

O que pode ser pior, é que para terminar, você se distancia das pessoas e do feedback que elas podem dar. Não faça isso! Você pode ficar ainda mais longe da solução ideal ao fazer isso.

Repense: Se algo dura mais do que duas semanas, é melhor trazer mais pessoas para atacar o problema, pedir sugestões e ouvir diferentes opiniões podem ser a chance para encontrar uma solução mais prática. Não sendo possível, permita-se a repensar tudo e desistir.

Evite chegar ao ponto de um burnout, cuide-se! Deixar de dormir ou se estender muito só no trabalho é uma péssima ideia, você destrói a sua criatividade e atitude, você fica mentalmente cansado e improdutivo. De vez em quando você pode sim passar do ponto, mas desde que você entenda bem quais são as consequências. Só lembre-se de não fazer disso um hábito constante, pois os custos vão se acumular e você vai ter que pagar o preço um dia.

Quando você está muito cansado, é mais fácil continuar no caminho que você já está, seja ele bom ou ruim. Você perde a capacidade de escolher o que fazer e a linha de chegada se torna uma miragem constante. -David Heinemeier

Se alguém é masoquista o bastante para se gabar de como está cansado, como não dorme e como trabalha excessivamente, não se impressione, um dia essas atitudes irão cobrar o preço, não caia na ilusão de que você precisa ser assim.

-----------------------------------

Espero que tenha gostado deste pequeno compilado de informações, este foi um resumo das principais contribuições do livro quando o assunto é produtividade, mas definitivamente não é tudo que a obra contempla. Se você se interessa por produtividade e gostaria de conhecer mais sobre o que fazemos, conheça o Infortask e veja como ajudamos empresa e times a serem mais produtivos de forma simples e prática. Até a próxima!