Saiba quais são as despesas fixas da sua empresa e como reduzi-las

Reduzir as despesas fixas e variáveis de um negócio, tornando-as menores o possível, é o desejo de qualquer gestor.

Mesmo que a redução de despesas seja um assunto mais frequente em momentos de crise, essa é uma prática essencial para a sobrevivência e o aumento da competitividade das empresas.

A redução das despesas fixas, em especial, é uma incógnita na cabeça de muitos empresários, já que essas despesas são consideradas vitais para uma empresa.

No entanto, é com uma análise financeira minuciosa que é possível compreender caminhos para a redução de custos e ter um panorama completo do fluxo monetário do seu negócio.

A melhor maneira de mapear as despesas da sua empresa é diferenciando-as entre despesas fixas e variáveis. Isso é uma base importante para o seu planejamento financeiro e para verificar quais são os maiores resultados gerados por cada despesa.

Nós já te mostramos aqui no blog do Keruak a importância do planejamento financeiro para a vitalidade do seu negócio. Toda e qualquer despesa têm influência na sobrevivência do negócio, no preço dos produtos e na margem de lucro.

Portanto, para que você detenha um bom planejamento, é essencial compreender o funcionamento dos gastos e como flexibilizar suas despesas fixas.

Já que “enxugar” as despesas fixas é a maior dúvida dos gestores, preparamos esse artigo para ajudá-lo a identificá-las e como gerenciá-las. Confira!

O que são e quais são as despesas fixas de um negócio?

Para a alegria de muitos gestores, precisamos esclarecer que por mais sugestivo que seja o nome, despesas fixas não significam valores intocáveis. A principal característica é a periodicidade.

Despesas fixas são aquelas que ocorrem todos os meses, não estando necessariamente ligadas ao volume de vendas ou de produção.

São mais estáveis, como as contas mensais que uma empresa precisa pagar, como aluguel, luz, honorários do contador, salário dos funcionários, água, telefone, internet e mais.

É importantíssimo lembrar que as despesas fixas são gastos que ocorrem independente do faturamento.

Logo, elas devem ser consideradas em projeções, considerando épocas de alta ou de baixa nas vendas, já que essas despesas sempre estarão presentes e não podem deixar de ser honradas.

Portanto, um compilado das despesas já citadas pode gerar uma dívida mensal de R$10.000,00 para uma empresa mensalmente, mesmo sem faturamento.

Cuidado para não confundir despesas variáveis com fixas

Se surgirem dúvidas se determinadas despesas são fixas ou não, a melhor maneira de descobrir é ficar atento se os gastos em questão têm seus valores alterados de acordo com o nível de produção ou de vendas. Se há alteração, a despesa não é fixa, ou seja, é uma despesa variável.

As despesas variáveis, por sua vez, são essenciais para o faturamento do negócio. Elas estão diretamente vinculadas ao volume vendido ou produzido pela empresa em um determinado período.

Quanto mais se vende, maiores são as despesas variáveis. Quer um exemplo?

Em uma boutique nos shopping centers, é normal que, quanto mais produtos são vendidos, maior é a comissão a ser paga ao vendedor. Essa gratificação varia de acordo com as vendas do período determinado, tornando-se assim, uma despesa variável.

As comissões podem gerar uma leve confusão na mente dos administradores, já que são muito vinculadas ao salário dos funcionários.

O salário, como já bem explicamos, é uma despesa fixa – por ser uma constante todo mês. A comissão, mesmo que seja acrescentada ao valor do salário na folha de pagamento de um funcionário, precisa ser catalogada como despesa variável.

Como gerenciar as despesas fixas?

Gerenciar as despesas fixas é mais simples do que parece. O segredo está em criar um fundo de reserva para custeá-las.

A existência do fundo de reserva é importante em todos os meses, independentemente das épocas de crise ou da queda nos lucros. Isso porque as despesas fixas são vitais – salários e aluguéis sempre precisam ser pagos.

Ter um fundo de reserva é ter uma margem de segurança para evitar surpresas desagradáveis.

Afinal, existem despesas fixas que ainda podem gerar grandes variações no valor, como a conta da internet e do telefone, que, ocasionalmente, apresenta altas excepcionais.

Cortando gastos nas despesas fixas

Não há uma fórmula milagrosa para cortar gastos nas despesas fixas. Essa é uma tarefa muito difícil, uma vez que essas despesas são relativas às recursos vitais para o funcionamento do seu negócio.

Cortar gastos nas despesas fixas exige muito cuidado. Pagar menos no aluguel é totalmente possível, é claro, mas também uma tomada de decisão delicada. É preciso fazer um estudo sobre o impacto da mudança de instalações na produtividade da empresa, por exemplo.

Nos momentos de crise, o ideal é rever o orçamento com atenção e profundidade, antes de tomar atitudes mais drásticas.

Avalie sempre o excedente. Entenda se sua empresa está fazendo bom uso do plano de telefone e se os gastos com a contabilidade estão justos pela qualidade do serviço prestado.

São essas análises que permitem ver se é possível trocar de planos ou prestadoras de serviços, “cortando” assim, as despesas fixas.

Outra dica importante é delimitar o pro-labore, ou seja, os salários dos sócios da empresa. Se essa medida não for tomada, fica difícil manter o valor dos salários dentro do esperado e a estabilidade do caixa.

Estabelecer metas de vendas também é uma postura preventiva, para que todas as despesas fixas sejam supridas.

Compreender as despesas é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa. Esses gastos sempre irão ocorrer, afinal, uma empresa existe para buscar a prosperidade das suas atividades operacionais.

Entender e buscar reduzir as despesas fixas e variáveis é o caminho certo para gerenciar melhor seus recursos e identificar as melhores manobras financeiras nos cenários de crise.

Por Natália da Keruak| www.keruak.com