Sala de Guerra - O que é?

Recentemente assumi a Presidência como interino em uma empresa do conglomerado da CAIXA que passava por um momento crítico. O excelente trabalho de erguer a empresa, desenvolver uma maquina de vendas e implantar os processos e rotinas em todo o Brasil desenvolvido pelo ex-presidente foram um sucesso, mas as receitas começaram a caír, a inadimplência aumentou e os custos e despesas se tornaram altos, mesmo após cortes orçamentários e medidas de contenção, ainda faltava muito para atingimento do equilíbrio financeiro e me foi concedido pouco tempo para diagnosticar o problema, definir um caminho e os objetivos a serem alcançados, bem como conquistar a atenção e em especial a colaboração das pessoas, motivando-as em prol de objetivos comuns sustentabilidade.

Para que isso tudo fosse feito em tempo recorde e os sócios continuassem motivados com o negócio, utilizei como meio a técnica da Sala de Guerra.

A técnica da Sala de Guerra, ou também conhecida como Sala de Situação, aplicada à gestão e aos negócios é um meio pelo qual pode-se discutir a capacidade de gerenciamento, os riscos, a qualidade das informações disponíveis, necessidades, o fluxo de dados, analisar cenários e a forma de tomada de decisão, sustentando um processo de implementação de ações que venham ao encontro dos anseios de todos de forma rápida e controlada.

A Sala de Situação serve justamente para isso: apoiar quem deve dar resposta simultânea a inúmeras situações de categorias diversas, baseando-se em informações quase sempre precárias. Ou seja, as Salas de Situação servem para facilitar a deliberação, melhorar o julgamento dos problemas e das soluções, encurtando o tempo de reação e de resposta.

Basicamente, uma Sala de Situação reúne, no mesmo lugar pessoal qualificado, tecnologia, meios de telecomunicação e de informação ou de inteligência para dar suporte à tomada de decisão e a gestão em tempo real. Esses componentes são estruturados para auxiliar os grupos de pessoas a trabalhar cooperativamente.

As Salas estão associadas à um intenso esforço focado em um determinado objetivo ou resultado. Tudo isso para solucionar geralmente duas questões

·     O que está acontecendo?

·     O que fazer?

Se sua área, departamento ou empresa precisa congregar pessoas com experiências e conhecimentos diversos para resolver problemas e alcançar novo patamar de resultados, essa técnica pode ser uma boa solução para você.

Para facilitar a aplicação da técnica sugiro aqui algumas ações a serem feitas: 

1-   Antes da execução da Sala de Guerra/Situação:

 a)    Baseado na técnica de análise SWOT que significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) é uma metodologia bastante popular no âmbito empresarial, realize entrevistas com seus gestores, com os principais membros de sua equipe, com fornecedores e com clientes para colher deles, informações internas e externas ao negócio. Essas informações apresentadas separadamente me quadrantes fornecerá o direcionamento de onde podem estar os problemas ou ainda de quais são as suas causas.

b)   Junte-se com os principais gestores e análise as informações colhidas e exponha os objetivos que se pretende ou necessita atingir.

c)    Em conjunto defina quais as informações interessam para a decisão e descarte o resto.

d)   Busque sempre a objetividade, evitando teorias, exemplos e feeling.

e)   Defina no grupo quem será o mediador e como líder evite, sempre mas em bom tom e de forma motivadora, as conversas paralelas e a falta de objetividade.

f)     Defina o cronograma de reuniões, hora de início e o tempo máximo de duração (inicie com no máximo 1 ou 2 horas e busque formas para reduzir esse tempo)

2-   Instituindo a Sala de Situação

Agora você já possui o mínimo de informação, organização e alinhamento com os seus principais gestores, então deve instituir a Sala de Situação.

a)    Convide todos os gestores de sua empresa para a primeira reunião. Nesta apresente a eles:

i)     O diagnóstico elaborado (SOWT);

ii)    Os objetivos e metas a serem atingidos;

iii)  As regras que deverão ser cumpridas durante a execução das Salas de Guerra.

Observação: Não se preocupe em discutir cada ponto da SWOT, o principal é criar uma agenda de discussão baseada na prioridade de cada cada item a ser avaliado e corrigido ou implementado.

b)   Defina um coordenador para controlar e acompanhar o desenvolvimento de cada ação.

c)    Em seguida solicite a cada participante, quando possível, suas soluções para cada dificuldade ou oportunidade apresentada. Lembre-se que sua equipe será formada por pessoas de diversas especialidades e que cada uma pode ajudar ou agregar valor com ações de sua área de conhecimento, mesmo de indiretamente.

Observação: As ações devem ser objetivas, o mais simples possível e rápidas de se implementar.

d)   Defina a equipe de execução e de apoio, bem como as datas de início e fim para cada solução acordada.

e)   Acompanhe em cada Sala de Situação a evolução e o resultado das ações. O ideal é que as ações definidas se iniciem no mesmo dia de execução da Sala de Situação e que possam sem desenvolvidas antes da próxima Sala de Situação ou o mais rápido possível.

f)     Recompense, sempre que possível os sucessos obtidos pelas ações definidas.

Erros comuns:

a)    Sala de situação serve para corrigir rumos e não para gerir indefinidamente uma empresa ou departamento.

b)   Os custos fixos envolvidos podem inviabilizar o investimento de se utilizar a técnica de Sala de Situação. Mas pode ser interessante a montagem de uma Sala setorial, que atenda só́ um aspecto do negócio, como a da comercialização ou da cobrança por exemplo.

c)    Devido ao seu caráter situacional, não sugiro o seu uso de forma indefinida e sem prazo de término, salvo em segmentos em que competitividade diária é evidente ou que as transformações são tão rápidas que podem gerar grandes prejuízos.

Como relatado no exemplo acima, reduzimos a inadimplência, melhoramos as vendas, criamos novos indicadores e implantamos novas tecnologias (BI) para gestão da empresa, motivamos a equipe da matriz e alinhamos os objetivos e as ações de todos aos resultados pretendidos.

Rubem Soares de Oliveira Lima

Sócio e consultor da Horizonte Soluções em Consultoria

www.hs-df.com.br