SCRUM E KANBAB: DUAS FERRAMENTAS PODEROSAS PARA O COMPRADOR.

O que é Scrum?

Em cima da imersão da profissão de agilista ministrado pela brilhante Ana G Soares 🥋 e em cima do processo de compras gostaria de compartilhar como se beneficiar das metodologias de scrum e kanban em um processo de compras.

Scrum é uma estrutura para gerenciamento de projeto de maneira ágil. Ela foi criada principalmente para projetos de desenvolvimento de software, cujo objetivo é disponibilizar novos recursos de software a cada 2 a 4 semanas.

Apesar de ser utilizada mais frequentemente por equipes de desenvolvimento de software, os princípios e fases do scrum podem ser aplicados a qualquer tipo de trabalho em equipe. Isso porque se trata de uma estrutura, ou framework, flexível e funcional, podendo ser adaptada aos problemas que diferentes equipes enfrentam, como de marketing, por exemplo.

Em resumo, Scrum é um framework de gerenciamento de projetos ágil, utilizado para descrever um conjunto de reuniões, ferramentas e funções para cada membro da equipe para ajudá-los a gerenciar seu trabalho.

Scrum para compras – Passo-a-passo

1 – Descobrir por que a empresa precisava de um produto comercial pronto para uso

2 – Descobrir o que o produto a ser adquirido precisava fazer

3 – Mãos na massa, fazendo compras – Colocando o Scrum para compras para funcionar!

De modo geral, os projetos que adotaram o Scrum em seu processo de desenvolvimento identificaram os seguintes benefícios:

a) Melhor qualidade: o Scrum fornece a estrutura para feedback e discussão contínuos, garantindo que a qualidade seja a mais alta possível;

b? Aumento do ROI: a diminuição do tempo para disponibilizar para o mercado algo é um dos principais motivos pelos quais os projetos Scrum têm um maior retorno por investimento. Como a receita e outros benefícios chegam mais cedo, o retorno obtido consequentemente será maior. Este é um dos princípios básicos para cálculo do VPL (valor presente líquido);

c) Tempo reduzido de entregas: foi comprovado que o Scrum agrega valor ao cliente final de 30 a 40% mais rápido que os métodos tradicionais;

d) Melhor dinâmica entre equipes: quando as equipes passam a assumir responsabilidades por projetos e produtos, elas podem gerar grandes resultados. As equipes colaboram e assumem a qualidade e desempenho do projeto por meio de participação e comunicação que vão sendo aprimoradas no decorrer do projeto;

e) Funcionários mais satisfeitos: o autogerenciamento proporcionado pelo Scrum resulta em maior poder de decisão aos membros da equipe. Decisões que normalmente eram tomadas por um gerente ou diretor, o que gerava em muitas vezes, insatisfação por parte dos funcionários que estavam atuando diretamente no projeto.

O que é o kanban?

O sistema foi desenvolvido no Japão pela Toyota e consiste em apresentar as etapas do processo em um quadro.

Cada etapa possui seus cartões, que vão sendo realocados conforme aquele estágio fica pronto.

O objetivo é oferecer uma visualização mais ampla do processo e identificar etapas que podem estar apresentando entraves.

Dessa forma é possível retirar os obstáculos e focar naquilo que é mais urgente.

O resultado é a redução de prazos relativos à produção e à entrega, já que os materiais ficam menos tempo parados em estoque.

Além disso, consegue-se aumentar a qualidade e a produtividade devido à detecção mais fácil dos problemas e diminuir os custos por não precisar fazer compras urgentes e ser possível se organizar para pedidos maiores, que tendem a fornecer mais descontos.

Como implantar o kanban para o setor de compras?

A ideia dessa metodologia é indicar quando algo precisa ser realizado.

Para estar adequado à realidade do departamento de Compras, a técnica precisa estar aliada ao estoque e à produção.

A implantação, nesse caso, deve ser feita de acordo com os próximos passos.

1 - calcule o consumo diário das mercadorias ou produtos.

2 - determine um lote ou caixa para cada um desses produtos e defina um cartão que servirá para o controle.

É importante destacar que o consumo delimita a necessidade de comprar mais mercadorias.

Dessa forma, evita-se trabalhar com um estoque grande, que representa custos, e usa-se a ideia do estoque mínimo.

3 - defina os elementos necessários que devem estar contidos em cada cartão, como nome da mercadoria, produto ou matéria-prima, quantidade do lote, fornecedor etc.

4 - divida os cartões por cores conforme a abertura de cada lote.

Quais as vantagens do kanban?

A principal vantagem dessa metodologia é melhorar a comunicação entre os setores e oferecer uma visualização geral dos processos.

Como consequência, a equipe se sente mais engajada e todos se sentem responsáveis pelas atividades.

A chance de uma tarefa ser esquecida ou ignorada também é menor.

Outros benefícios são:

• sincronização da produção com o departamento de Compras;
• melhoria da comunicação interna;
• aumento da qualidade da produção;
• elevação da produtividade;
• divulgação das metas;
• integração entre os setores;
• manutenção da organização;
• redução de custos e tempo;
• controle da validade dos produtos;
• facilidade de uso;
• aumento da eficiência operacional;
• diminuição de estoque;
• redução de desperdícios.

Quais as conclusões que podem ser tiradas destas informações?

Scrum para compras, mapeamento de resultados e o Kanban, bem como outras práticas nos permitem dizer que:

• Perceber que estas ferramentas são primordiais para uma boa gestão do processo de compras
• Orientar a equipe de negócios na definição de seus recursos de produto minimamente viáveis pode gerar grandes benefícios para qualquer empresa
• Identificar e definir os novos serviços que nossos clientes internos e externos necessitam.
• Identificar, projetar e desenvolver todos os Processos Minimamente Viáveis necessários para cada processo de compras.
• Fazer análise para identificação das novas funções podem alterar as funções existentes que seriam necessárias para dar suporte aos serviços novos e existentes com base nos novos processos das áreas de recursos.

Referências