"A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo."
Em projetos, a certeza é a incerteza. O terreno é instável, e imprevistos podem surgir a qualquer momento. É nesse cenário que a gestão de riscos se torna uma ferramenta crucial para o sucesso de qualquer iniciativa.
Como Project Manager, aprendi que prever, analisar, mitigar e gerenciar os riscos faz toda a diferença para garantir que o projeto chegue ao seu destino final, com qualidade e dentro do prazo, sem grandes traumas rs…
Os riscos estão presentes em todos os projetos, desde os mais simples aos mais complexos. Eles podem ser internos, como falhas de comunicação, falta de recursos, problemas de qualidade, atrasos na entrega e até mesmo a saída de um membro fundamental do time. Ou externos, como mudanças no mercado, crises econômicas, desastres naturais e até mesmo pandemias (quem diria, né?).
A gestão de riscos é um processo contínuo que envolve 5 etapas essenciais:
- Identificação: A primeira etapa é identificar os riscos. Essa etapa envolve realizar uma análise do projeto, do ambiente externo e da equipe, procurando por fatores que podem impactar negativamente o projeto, ou seja, identificar todos “probleminhas” que podem acontecer durante o projeto.
- Análise: Depois de identificar os riscos, é preciso analisá-los, classificando-os por sua probabilidade de ocorrência e seu impacto potencial no projeto. Essa etapa me ajuda a priorizar quais riscos precisam ser tratados com mais urgência, em alguns casos, é necessário também ter um fórum exclusivo para minimizar o impacto com mais rapidez
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- Planejamento: Com os riscos classificados, podemos criar um plano para mitigá-los e reduzir sua probabilidade de ocorrência ou diminuir seu impacto potencial no projeto. É nesse momento que as soluções criativas e estratégicas ganham forma! Importante sempre a participação de todos os envolvidos.
- Monitoramento: Durante o projeto, é preciso monitorar os riscos identificados, avaliando se eles estão sob controle e se as medidas de mitigação estão funcionando de acordo com o planejado e ajustando o plano, caso necessário. Ajustar o plano nem sempre é algo ruim, precisamos estar atentos e corrigir as rotas o quanto antes
- Controle: No caso de algum risco se concretizar, é preciso entrar em ação! Implementar o plano de resposta, minimizando os impactos negativos e garantindo que o projeto continue em movimento. Como citei acima, criar fóruns para discussões é crucial na resolução dos problemas. Necessário sempre o conhecimento técnico de todos os envolvidos. Às vezes, as soluções são mais simples do que parecem.
Ao longo dos anos, utilizamos diversas ferramentas para auxiliar na gestão de riscos:
- Análise SWOT: Uma ferramenta fundamental para analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do projeto.
- Análise de Riscos: Realizamos reuniões e encontros com a equipe para identificar os riscos, classificá-los por probabilidade e impacto, e elaborar planos de mitigação para cada um.
- Árvore de Decisão: Utilizada para analisar as diferentes alternativas e tomar decisões estratégicas diante de riscos e cenários problemáticos
- Matriz de Riscos: Organizar os riscos em uma matriz, priorizando aqueles que exigem maior atenção e elaboração de planos de contingência, em caso de necessidade.
- Planos de Contingência: Criar planos de contingência para cada risco, com medidas específicas para lidar com os impactos e garantir a continuidade do projeto. Aprendi demais com o Marcelo Diniz nos projetos de Teresina.
- Reuniões de Riscos: Promova reuniões periódicas com a equipe para analisar, discutir e atualizar a gestão dos riscos.
Aprendendo com os Desafios:
Cada projeto é único e apresenta seus próprios riscos. Através da experiência, aprendi a importância de estar preparado para lidar com os desafios, com os “perrengues” que podem acontecer e que a flexibilidade, a adaptabilidade e a resiliência são essenciais para navegar em um terreno instável e garantir que os projetos trilhem o caminho certo e cheguem ao sucesso. Com isso, você ainda acaba desenvolvendo ainda mais o seu time a ser mais autônomo e no final, todos ganham!!
Te vejo na próxima semana!
