Serviços financeiros de alto valor - 8 fases para implementar um BPO de sucesso

Num modelo onde cada vez mais a tecnologia digital aproxima prestadores de serviços dos seus clientes vemos nascer uma grande tendência para que estas empresas de serviços contábeis e financeiros possam unir estas oportunidades como diferencial, gerando e resolvendo dois grandes GAPS e objetivos de qualquer negócio: aumento de receitas em sua empresa e gerar um alto valor agregado para seu cliente.

No caso do mercado contábil, onde a alta concorrência, guerra de preços por serviços de contabilidade exigem melhor oferta e diferenciais competitivos, percebemos oportunidades realmente gigantes num país tão extenso como o nosso e onde a gestão financeira deficiente ainda é enorme.

De forma resumida, este serviço chama-se consultoria financeira e é baseado na terceirização da operação financeira e até da gestão estratégica (BPO financeiro), exatamente onde uma empresa especializada em tese, será muito eficiente em lidar com números e informações e por outro lado, seu cliente, mais dificuldade, foco e tempo. E então, por que não oferecer e prestar estes serviços com alta qualidade, escala e qualidade para ele ? Tenho certeza, todos irão adorar e ganhar com isto. Existem inúmeros serviços neste grande guarda-chuva e estruturar estes pacotes como forma de aumentar receitas tem se mostrado um ótimo negócio.

Preparei aqui um guia básico para que você estruture sua operação de BPO com sucesso e esperamos contribuir com sua estratégia.

As primeiras coisas que você precisa entender claramente é que a “chave do sucesso” desta operação se dará através de duas variáveis:

1.      Você precisa organizar sua empresa, sua operação para que a escala lucrativa seja um sucesso. Para quem já faz a contabilidade, seria aquilo que você já fez na folha de pagamento, no fiscal, na contabilidade, ou seja processos, pessoas e recursos bem definidos. Afinal de contas atender 200, 300 empresas com alguns poucos funcionários especializados e ferramentas corretas é algo que as empresas contábeis fazem com uma mega eficiência. É exatamente disto que estou falando.

2.      Você precisa organizar o seu cliente. A maior riqueza desta operação é a informação na nuvem e em tempo real. Organizar o processo de venda, estoque, produção, financeira, compra, enfim, aquilo que seja a operação básica de seu cliente. O ERP na nuvem é algo absolutamente fundamental para que a “nuvem perfeita” seja criada, ou seja, o dia a dia do seu cliente e a informação disponível em tempo real na sua empresa.

Em tese, um processo de consultoria e terceirização financeira é realizada em 8 passos, sendo o primeiro deles o seu planejamento.

1.Planejamento

Aqui você define público alvo, o piloto do seu projeto (pode ser você mesmo), mapeamento da sua carteira, o que deseja ofertar para seus clientes atuais, criação dos seus primeiros produtos, ou seja, aquilo que você vai fazer (combos) e montar seu primeiro plano de negócio. Ele ainda será revisado depois do piloto feito.

Imaginando agora que você já esteja no seu processo de crescimento, temos os 7 processos seguintes que você deve fazer para todos os clientes. São eles:

2. Diagnóstico

Não ofereça um ou mais serviço ao seu cliente sem entender com anda sua gestão e tudo aquilo que você precisa saber sobre esta empresa. É no diagnostico que você vai entender com mais profundidade a empresa e então poderá oferecer os serviços certos, primeiras recomendações e sua venda será muito mais assertiva. A ferramenta OMIE SIMBIOSE existe exatamente para isto e é onde você vai direto ao ponto. Gratuita e feita de presente para que você ofereça a coisa certa ao cliente certo. O diagnóstico pode ser classificado como essencial e é um dos passos mais importantes na oferta. A seguir, com todas as informações sobre seu cliente, você então terá que condições de apresentar a real situação dele e montar uma proposta irrecusável.

3. Venda

Com base no diagnóstico (financeiro, comercial, pessoas, processos e ambientes) você terá total condição de entender os GAPS, oportunidades e como poderá ofertar o produto correto (os pacotes do BPO podem ser oferecidos aqui e já na medida certa) e demonstrar ao seu cliente o que sua empresa lhe entregará, seus benefícios, diferenciais e o porque que ele deve te-lo como seu departamento financeiro e controller. Lembre-se, o bom vendedor não é aquele que vende a qualquer preço, mas sim aquele que ajuda seu cliente a encontrar o melhor produto pelo preço que seja justo e bom para todos. Mostre ao cliente suas entregas e o quanto ele poderá ganhar com seus serviços. Muito provavelmente ele já gasta um bom dinheiro e não tem uma gestão financeira tão especial quanto a sua. Faça a conta e demonstre a ele, na ponta do lápis.

4. Setup do ERP no cliente e configuração do BPO

Com citado anteriormente, aqui você terá a oportunidade de criar a sua “grande nuvem”, organizando seu cliente, acessando suas informações e fazendo a operação em tempo real. Um onboarding bem estruturado fará toda a diferença. Aqui você resolve o seu primeiro grande desafio: organizar as vendas, compras, estoque, produção, CRM, entre outros de seu cliente. Logicamente opte por um software que atenda vários portes e segmentos, suporte o crescimento e que seja completo de primeira. De nada adianta deixar seu cliente a pé quanto se fala de gestão empresarial. Um software que não esteja na nuvem, de difícil instalação, parametrização, implantação e uso complexo (e ainda caro) é o caminho do fracasso. Importante destacar também que usar vários softwares, o famoso "software do cliente" não ajudará nada em sua escalada. Aqui também você deve organizar o plano das categorias financeiras, plano de contas, centro de custos, usuários convidados, cadastro de fornecedores e clientes que o BPO vai lidar, usuários secundários de acesso, entre outros. É o começo da operação. Cada cliente onde você faça isto com a ferramenta certa é golaço para seu negócio dar certo.

5. Programação de Pagamentos, Autorização e Baixas CR e CP

Este é o dia a dia, ou seja, o processo mais operacional do BPO, tudo que envolve a movimentação do contas a pagar e contas a receber de seu cliente. Etapa absolutamente fundamental, onde segurança e agilidade será imperativo. A educação do cliente será posta em pratica no dia a dia da tesouraria.

6. Classificação financeira e contábil

Organização gerencial e contábil das informações. Aqui que a qualidade das informações fará a diferença lá na frente. Uma vez o cliente categorizando corretamente, a DRE financeira será automática e a contabilização também. Esta organização dará uma mega produtividade para você e uma qualidade de informação perfeita para seu cliente. E gerenciar diariamente suas informações também é um grande diferencial. Nada de documentos no final do mês, concorda ? Gestão eficiente é olhar para o dia a dia e para o futuro, e não para que o já passou.

7. Conciliação e Auditoria

Etapa do fechamento do mês, em que as contas de banco, caixas, contabilidade, serão conciliadas e auditadas. Num processo profissional e escalável do BPO, recomenda-se o “double-check” das informações financeiras e o processo contábil separado do financeiro. Usando as recomendações sobre o ERP, este processo pode ser algo extremamente simples e rápido, uma vez que tudo ocorreu dia a dia no seu cliente.

8. Report

Este processo é o segundo mais importante. É aqui que você vai se sentar com o cliente, explicar as informações financeiras, contábeis e estratégicas. O serviço consultivo, de aconselhamento, de estreita confiança e alto valor agregado entra neste momento. Um BPO de qualidade é muito mais do que uma simples tesouraria operacional. Aqui também é onde você poderá fazer o famoso upsell, ou seja, poderá oferecer mais serviços para o seu cliente. Afinal de contas, ele pode precisar, você está preparado para isto e novamente, isto será bom para todos os lados. Resumidamente, aqui você será o CFO as a Service (ou o diretor financeiro como serviço) sem a necessidade de existir este profissional internamente na empresa. A linguagem aqui com o cliente são números, indicadores de gestão que ajudará você a direcionar as tomadas de decisões. Indicadores de vendas, lucrativa, ticket médio, inadimplência, eficiencia comercial, produtividades são simples de apurar com o uso do ERP ou de um BI (conheça Controladoria Digital 4.0) e farão toda a diferença sua percepção de valor para o cliente. É isto que fará ele crescer e melhorar sua empresa.

Veja que valor você está gerando e economizando para ele. Considere isto no seu valor mensal.

Basicamente este é o macro fluxo. Estes processos, quando bem definidos, farão a coisa girar com fluidez. E sobre como ganhar dinheiro e escalar ainda podemos citar algumas etapas que você precisará fazer no planejamento e depois quando a operação iniciar e que são elas:

1.      Validar o seu processo interno. Feito o piloto, que aliás, pode ser a sua própria empresa contábil, você precisa ter o processo inicial estruturado. Melhorias e ajustes virão ao longo do tempo e são normais de ocorrer, afinal de contas, o bom é inimigo do ótimo. Esta é sua máquina de informações azeitada. O ERP na nuvem é a chave do sucesso, lembre-se.

2.      Definição de preços, proposta de valor e pacotes: Isto tem a ver com a sua estratégia de definir o publico a ser oferecido, valores de custos e receitas e quais combos irá oferecer para cada cliente. Três pacotes é um numero bem interessante para começar.

3.      Modelo de proposta e contrato. Capriche na proposta, faça algo bonito, que reflita a realidade do cliente e que resolva suas dores. Por isto, que primeiro se faz o diagnóstico, afinal, vender algo não necessário para alguém que não precisa ou não enxerga o valor não será nada fácil e lucrativo.

4.      Monte o plano de negócios. Aqui você deve planejar o crescimento da sua base mês a mês, sua equipe interna (comercial, operacional e gestão) de acordo com o número de clientes e suas despesas mensais. E o ticket médio também para projetar suas receitas. Aqui você já entenderá sua previsão de receitas e despesas ao longo do tempo. Não se surpreenda se ver um negócio de alguns milhões ao ano quando estiver em voo de cruzeiro.

5.      Desenvolva parceiros de negócios. No diagnóstico você irá visualizar GAPS na empresa, nas áreas de marketing, produção, sistemas, gestão de pessoas, comercial, entre outras. Resolva aquilo que você tem capacidade, como financeiro e outras. As demais você pode contar com parceiros que entregam a solução completa para você e seu cliente.

6.      Dica interna para você: Utilize o CRM para gerenciar o seu comercial. Isto fará com que suas prospecções, contatos, registros, clientes, agendas, oportunidades, propostas estejam registradas e organizadas. A máquina de vendas precisa estar preparada. Com OMIE ERP você faz tudo isto pelo módulo específico para isto. O contador parceiro ainda tem de forma gratuita, que colaboração para o seu negócio.

7.      Site: construa sua página na internet indicando quem você é, seus serviços e diferenciais. O layout moderno e mostrando como você leva valor e prosperidade para o cliente é muito bem-vindo.

8.      Marketing Digital: Estratégia e execução de comunicação digital com seu publico alvo. Atualmente existem inúmeras ferramentas que fazem isto por você.

Logicamente, não esperamos resolver todos os detalhes num único artigo e muito menos simplificar um negócio como este, mas em tese podemos afirmar tranquilamente que estes são os passos fundamentais para um serviço de qualidade, escalável, de alto valor para o seu cliente e que fará com que sua empresa obtenha ganhos cada vez maiores em serviços que seu cliente realmente veja sentido em lhe pagar.

Sucesso e conte conosco na jornada de sucesso.

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