Trabalho remoto e produtividade do trabalho: desafios para países e para a coordenação nas empresas

Heloisa Menezes - Executive in Residence na Fundação Dom Cabral, fundadora da Flow Consultoria e empreendedora

 Regulamentado o trabalho remoto no Brasil, no final de 2017, esperava-se que o home office, como política estruturada nas empresas, crescesse por aqui cerca de 15% ao ano. Naquele momento, essa era uma realidade em 89% das empresas norte-americanas. Agora, porém, ele deverá surgir como uma das grandes heranças da crise gerada pelo Corona vírus e com reflexos esperados na produtividade do trabalho.

Durante o isolamento social, pessoas e empresas passaram a usar tecnologias que já existiam e tornam o trabalho remoto possível; quase generalizável e benéfico. Segundo pesquisa sobre o trabalho remoto em tempos de Corona Vírus, realizada no início de abril pela escola de negócios francesa Insead, com ex-alunos de várias partes do mundo, para 41% dos executivos houve aumento de produtividade, para 35% deles não houve alteração e para outros 24% houve redução.

Partindo da tese de que essa é uma tendência mundial irreversível, o que essa pesquisa mostra é que o nível de implementação e de efetividade do trabalho remoto será variável, bem como os efeitos sobre a economia e as empresas.

O isolamento social demonstrou o potencial do trabalho remoto e o seu nível de aproveitamento nas organizações, mas deu também transparência ao nosso estágio de prontidão digital.

Temos inúmeros desafios a superar, sendo fundamental pensarmos então nos fatores que influenciam o futuro do trabalho remoto, propondo ações de apoio à sua maior efetividade nas empresas. Um relevante desafio do Brasil é o da infraestrutura digital e de acesso da população e das empresas a equipamentos e canais de velocidade compatível com as ferramentas atualmente disponíveis para reuniões virtuais, e que permitem o compartilhamento de material em alta resolução. O isolamento social demonstrou que o Brasil ainda não está pronto em termos de acesso e de acessibilidade.

As demandas geradas por aqui sobrecarregaram a infraestrutura digital, aumentando a latência e reduzindo a velocidade da banda larga, demonstrando a baixa qualidade do serviço. As escolas e universidades públicas e privadas, por exemplo, mesmo tendo à sua disposição várias plataformas gratuitas de apoio ao ensino, improvisaram conteúdos e ferramentas, e ainda assim não puderam ir adiante por falta de acesso dos alunos à banda larga ou a computadores. Em casa, pais e filhos estão disputando computadores domésticos para assistir aulas, fazer reuniões de trabalho e participar de atividades de lazer.

Em trabalho de pesquisa realizado na Universidade de Cornell, em 2019, destaquei o nível de prontidão dos países em termos de acesso e de acessibilidade (como preços de banda larga e de equipamentos que possibilitem o uso pela população, habilidades, aceitação cultural e políticas de apoio) como um dos principais impulsionadores da economia digital.

Para citar somente alguns dos rankings entre os países, no The inclusive Internet Index (The Economist) de 2020, o Brasil encontra-se na posição 34, entre 100 países, sendo as piores posições em prontidão (capacidade de acessar a Internet, incluindo skills, aceitação cultural e a existência de políticas de apoio). No Cisco Readiness Digital Index, o Brasil se posicionava como 67 entre 118 países, em 2019. Portanto, assim como é possível afirmar que a era digital disponibiliza incontáveis benefícios, também pode aprofundar as diferenças entre países, empresas e pessoas, se não for inclusiva.

As ferramentas disponíveis no mercado mostraram-se efetivas no apoio ao trabalho remoto para 80% dos executivos entrevistados pelo Insead, sob a coordenação do professor Phanish Puranam. Em escala de 1 a 5, foram usadas mais mensagens de texto via e-mails e chat (4,2), seguidas de vídeochamadas e videoconferências (4,1), dos repositórios de compartilhamento de dados (3,8) e chamadas telefônicas (3,5). Vídeo chamadas e videoconferências se consolidaram como padrão, já que as pessoas se veem e podem colaborar sincronicamente. As ferramentas assíncronas, como o repositório de compartilhamento de dados, deverão portanto ser menos utilizadas, já que não permitem o acompanhamento do trabalho, identificando o nível de colaboração do grupo na sua realização.  

Para além dessas ferramentas, outras tecnologias, como inteligência artificial, realidade virtual e os hologramas da realidade aumentada, poderão reduzir a presença física de certos trabalhadores nos escritórios, nas salas de aula e, mais adiante, até mesmo nas plantas industriais. Está chegando o momento da Internet de Tudo (IoE), onde se conectarão máquinas entre si, máquinas a pessoas, pessoas a pessoas. Serão aceleradas a robotização e a automatização nas empresas e o nível de avanço tecnológico será cada vez mais fonte de vantagem competitiva.

Entretanto, o que definirá o uso do trabalho remoto não são as ferramentas, mas o mindset.

Condicionantes culturais podem ser fortes determinantes do avanço do trabalho remoto em diferentes países e empresas, exigindo até mesmo a revisão da necessidade de infraestruturas tais como escritórios e secretárias. No âmbito empresarial, traços culturais afetam a forma de se negociar, gerenciar pessoas e estabelecer relacionamentos entre pares, superiores e subordinados.

Como amplamente exemplificado no livro The Culture Map, da professora Erin Meier, também do Insead, a maior ou menor necessidade do contato face-to-face para gerar confiança, assim como de preliminares antes de reuniões e da comunicação direta, variam de acordo com a herança cultural do executivo. Empresas multiculturais, com plantas e escritórios em vários países do mundo e com cultura de comunicação escrita terão mais facilidade de implantação generalizada do home office, não somente porque já o tinham como prática, mas também porque unem times de todas as nacionalidades, com seus diferentes fusos horários, exigindo disciplina e coordenação.

Os desafios das empresas são vários. Que tecnologias aplicar, por onde começar, como integrar plataformas, como fazer a gestão do conhecimento, como aproveitar os dados gerados pela profusão de informação dispersa nas inúmeras reuniões virtuais, como gerir a implementação e os resultados no novo contexto, como fazer a gestão da cultura, qual o desenho organizacional mais adequado, como garantir a colaboração entre a equipe, como liderar e coordenar equipes virtualmente?

A atenção a esse conjunto de questões possibilitará ganhos efetivos para as empresas. As correlações positivas entre trabalho remoto e produtividade, de acordo com a pesquisa citada, estão no tipo de hierarquia da empresa, na experiência anterior com o trabalho remoto e no balanço trabalho-vida pessoal. Esses fatores contam mais que o tipo de indústria/setor, o tamanho da empresa e a natureza do trabalho.

Por outro lado, as correlações negativas entre o trabalho remoto e a produtividade são a perda de interações positivas entre a equipe e as distrações no lar, onde os limites são dados pelo ambiente doméstico e a organização familiar, e não pela empresa. Estaremos diante de um novo contrato social, onde as conexões familiares, conexões sociais e conexões profissionais terão que se equilibrar. 

 A pesquisa do professor Phanish Puranam demonstrou não haver relação entre idade dos usuários e produtividade do trabalho remoto, mas sinalizou que o home-office deve gerar desigualdade entre trabalhadores e as empresas, ficando prejudicados os trabalhadores de organizações cujos superiores não usem ou não tenham prática em usar ferramentas à distância.

Quanto mais coordenado o esforço de implementação do trabalho remoto nas organizações, maiores as chances de efeitos positivos. É necessário, pois, investir na coordenação das atividades, preparar os gerentes para apoiar as equipes, criar procedimentos operacionais que apoiem o trabalho, identificando-se as funções e etapas aplicáveis do trabalho. Uma realidade que trará implicações para o design das organizações, abrangendo vários aspectos, tais como:

·       Reestruturação do processo de trabalho, para tornar as atividades de cada um mais independente e permitir a coordenação das equipes de maneira assíncrona.

·       Aumento da importância e da segurança dos dados: é grande a oportunidade de usufruir, organizar e gerar uma explosão de dados pelo trabalho remoto, fazendo das ferramentas instrumentos de gestão do conhecimento e não somente de gestão de reuniões. Ao mesmo tempo, será exigida mais atenção às estratégias de segurança da informação e aos cyber-ataques.

·       Novas formas de socialização: criar formas de socialização on-line, mesmo que a princípio não pareçam naturais (A minha família, grande e festeira, já celebra os aniversários em festas on-line! Por que não o cafezinho com o colega de trabalho?).

As habilidades relacionais não deixarão de ser exigências das empresas, mas deverão constituir mecanismos e comportamentos que facilitem o pensamento inovador.

·       Desenvolvimento de habilidades de comunicação à distância e de comunicação escrita, que devem ser concisas, claras, sem ambiguidades. A comunicação hábil e a liderança serão a chave do sucesso para inovar em processos em que serão reduzidos os contatos pessoais. Saem na frente empresas como a Amazon, que atua globalmente com formas de comunicação e de decisão ágeis e eficientse, com reuniões remotas do board estruturadas a partir de textos escritos com antecedência, lidos e debatidos.

Desafios expostos, oportunidades a explorar. Hora de aproveitar a experiência do isolamento social para planejar a coordenação remota e assegurar a boa transição nas empresas.