A verdadeira Transformação Digital precisa de Gestão de Projetos

Nos artigos anteriores falamos sobre “Você sabe o real significado da Transformação Digital?”, “Conhecimento também precisa de Gestão”, "Business Intelligence" e "Gestão de Processos: o caminho certo para o crescimento de uma empresa". 

Neste vamos falar sobre Gestão de Projetos. 

por Priscila Werner

O que “Transformação Digital” realmente significa para uma empresa?

É importante entender que esse processo não quer dizer apenas desenvolver um site ou ter perfis em redes sociais.  A Transformação Digital é o processo em que empresas usam tecnologias digitais para solucionar problemas tradicionais, como: quedas no desempenho, produtividade, agilidade e eficácia.

E essa transformação deve partir de uma mudança estrutural nas organizações.

É necessário ter um projeto para que a empresa pense de forma diferente e adote as principais estratégias digitais.

Imagine esse cenário:

Você chegou no escritório e estava se preparando para realizar as atividades planejadas para o dia, os projetos sob sua responsabilidade, quando seu gestor liga e pede para você gerar imediatamente um relatório com informações para uma reunião inesperada que acabou de ser agendada, o telefone toca e é um cliente que precisa de seu auxílio, enquanto 3 outros clientes esperam seu retorno até o final do dia.

Você ainda tem diversos e-mails para responder e possui dois colegas que estão com atividades paradas, pois precisam de seu apoio e intervenção. Você fica sem saber o que priorizar.

Precisou imaginar muito, ou esse cenário é mais comum do que deveria?

Você prioriza o que é urgente ou o que é importante?

Infelizmente para a nossa empresa, essa situação era mais comum do que deveria, e pelo que tenho visto de colegas em outras empresas, não foi só por aqui.

Geralmente o urgente costuma ganhar do importante planejado, que vai ficando para depois, tendo seu prazo redefinido.

Qual é a quantidade máxima aceitável de redefinição de prazo de entrega de um projeto?

Pois é... chegamos nesse questionamento ao ver a quantidade de vezes que alguns de nossos projetos eram postergados, devido a priorização de assuntos urgentes.

O dia a dia nos consome, não é mais um leão por dia, parece que é a alcateia toda a cada dia. Diante disso, como conseguir entregar tudo e ainda cumprir com o prazo dos projetos importantes?

Como garantir que projetos estratégicos sejam realizados? Como garantir que os projetos essenciais para melhora de eficiência, qualidade, agilidade e custo, entre outros assuntos relevantes, sejam priorizados junto com as atividades do dia a dia?

O que diferencia um projeto de outras atividades operacionais é que um projeto é um esforço temporário, colocado em prática para criar um produto, serviço ou gerar um resultado ou mudança organizacional. Nesse sentido, tem um início e fim determinados, assim como um escopo e recursos predefinidos.

Percebemos em nossa empresa que sem uma liderança capaz de guiar todas as pessoas e verificar o andamento de cada etapa, muitos projetos acabavam não sendo entregues no prazo, ou, até mesmo, eram entregues mas em qualidade inferior a desejada ou com o custo maior que o planejado.

Foi quando implementamos a Gestão de Projetos em nossa empresa.

Gestão de projetos é o ato de gerenciar todos os aspectos, desde o time até as tarefas e ferramentas. Envolve o domínio e a aplicação de conhecimentos teóricos, técnicas práticas e habilidades comportamentais para garantir o êxito de um determinado projeto.

Trata-se, portanto, de uma atividade de gerenciamento que envolve tanto competências técnicas, quanto habilidades de liderança, e ainda inteligência social e emocional.

Os resultados da implementação da Gestão de Projetos - PMO em nossa empresa foram expressivos:

• Conseguimos o equilíbrio na priorização entre o urgente e o importante;
• Passamos a entregar todos os projetos dentro do prazo e nos custos definidos;
• Conseguimos implantar a cultura do compromisso com o prazo na empresa;
• Praticamente eliminamos as falhas em projetos;
• Criamos serviços de governança e gerenciamento de desempenho;
• Criamos ferramentas e indicadores de monitoramento de projetos;
• Conseguimos capacitar e dar suporte aos gerentes de nossos times;
• Passamos a dar maior visibilidade e transparência para os projetos;
• Padronizamos a comunicação dos projetos para a alta administração;
• Escritório de Projetos contribuiu na consolidação da documentação dos projetos;
• Disseminamos boas práticas na organização, além do uso de metodologias, modelos e ferramentas e o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.

A implementação de Gestão de Projetos em nossa empresa foi essencial para conseguirmos continuar realizando as atividades diárias de maneira mais organizada, com mais qualidade e, ainda, alocar recursos para projetos estratégicos, visando uma Transformação Digital em diversos aspectos de nossa empresa.

Foi uma mudança de cultura muito aceita pelos colaboradores, que trouxe benefícios para o dia a dia de todos e principalmente para a produtividade e eficiência da empresa.

O que acha de colocar isso em prática também em sua empresa e otimizar seus processos no ano que vem? Se você quiser saber mais sobre como fizemos isso em nossa empresa, pode ficar à vontade para conversar comigo por aqui. Deixe um comentário ou sua dúvida!