Bir telefon, üstüne acil yanıtlanması gereken bir mesaj, son anda bir online toplantı daveti, kapıyı tıklatan çalışanlar ve hiçbir ilerleme kaydedilemeyen bir gün daha...
Oysa ki, günlük rutine ve düşünmeye zaman ayırmak, ekibinizin operasyonel bağımsızlığını desteklemekten geçer. Elinizden düşürmediğiniz telefonlar, her kararı vermekten de hoşlanıyorsanız sizi, başkalarının işini yapmaya zorlar.
Ancak iş hayatı, astların rutin kararlarını vermemeyi ve onların günlük işlerini yapmamayı gerektirir.
Size neden bu kadar ihtiyaç duyuyorlar? Özgüven eksikliği? “Yanlış” karar verme korkusu? nitelik/deneyim eksikliği ? Sorunun kaynağına inmek ve çözümünde hangi rolü oynadığınızı belirlemek gerekir. Davranışlarınız, gün içindeki her engelde çalışanlarınızın size başvurmasına yol açıyor, hatta bunu teşvik ediyor olabilir mi? Yoksa, sorunları çözmeye veya karar vermeye tek yetkili olduğunuza mı inanıyorlar? Etkileşim biçiminiz, kendi yargılarına güvenmemelerine veya yetki sınırlarının belirsizleşmesine mi neden oluyor? Hata yapmaktan korkmak için iyi bir nedenleri mi var?
Verimliliği artırırken, ekibinizi güçlendirecek dört önerim var;
- "Açık kapı politikası"nı doğru tanımlayın. Her an kesintiye uğramak pahasına “müsait olmak” sürdürülemez bir konumdur. Bu politika hiçbir zaman, herhangi birinin, herhangi bir zamanda herhangi bir nedenle kesintiye uğramaya hazır olduğu anlamına gelmez. Herkesin erişilebilir kabul edilmesi yalnızca tanımlı bir geri dönüş süresi ve ulaşılamadığında tanımlanmış yönlendirmeler ile anlam kazanır. Çağrıya yanıt verilmediğinde, alternatif olarak kimlere ulaşılabileceğini, anlık mesaj yada sms ile ulaşılıp ulaşılamayacağını tespit edin. Çalışanlar genellikle “acil / önemli” matrisi hakkında bilgi sahibi değildirler ve "konularını" hemen aktarmak isterler. İletişimin her an "canlı" akmadığı, ancak dilediğinde herkesin fikrini belirtebileceği bir kültür oluşturmaya odaklanmak gerekir. "Açık Kapı"nın anlamını, her an ulaşılabilir olmaktan, herkesin fikrini belirtebileceği bir "şirket kültürü"ne teknoloji kullanarak dönüştürmeye çalışabilirsiniz. Gündemi belirleyip paylaşarak, tüm ekibi gündem çerçevesinde bir arada tutmak, üretkenliğinizi önemli oranda arttıracaktır.
- Her kararın parçası olmayı seven yöneticiler ekibin özerkliğini sınırlar. Yetki ve sorumluluk sınırlarını anladıklarından emin olarak, günlük sorunlara kendi çözümlerini bulmaları için ekibinizi teşvik edin. Soruları yanıtlamak yerine, “Kararınıza güveniyorum” ifadesini kullanmayı deneyin. Astlarınız sorunlarını aşmakta başarılı oldukça, güven kazanacaklardır. Bu, takımızı geliştirmenin ve aynı zamanda çalışma süresini artırmanın verimli bir yoludur. Mikro yönetim, her zaman ve her yerde yüktür ve gelişimi engeller. Herkesin işini üstlenemezsiniz, üstlenmemelisiniz de. Ekip arkadaşlarınızın kendi kararlarını vermelerini sağlayın.
- Değerlendirmelerine güvenmediğiniz ekip arkadaşınız mı var? Olağan şüphelilere odaklanın. Beceri setlerindeki boşluğu, iyi eğitim doldurabilir. Aranıza yeni katıldıysa işi öğrenmek için belki de daha fazla zamana ihtiyacı olabilir. Yada takım içinden bir akıl hocası veya arkadaş edinmek işleri kolaylaştırabilir. Hangisi olursa olsun, bir zaman sınırı içinde çözüm arayın. Bazen de bir hata yaptığınızı, işe uygun bir tercih yapmamış olduğunuzu fark edebilirsiniz. Zor kararları gecikmeden vermek gerekir.
- Son öneri, hata yapılabilecek bir güven ortamının değeri üzerine. İyi niyetle yapılmış hataların ciddi sonuçları olduğu yerde; katkı istenildiği için değil, olası herhangi bir sorumluluktan kurtulmanın yolu arandığı için kapınız çalınır. Aksine, hataların en iyi öğrenme fırsatı olduğu fikrini ısrarla vurgulayın. Hataları fırsata dönüştürüp, kararların sorumluluğunu almalarını sağlayın. Öğrenilen derse odaklanın ve anlaşıldığından olduğundan emin olun. Hatalı kararlardan, düşük maliyetli dersler çıkarılabilir, iyi niyetli hatalara karşılık destekleyici ve empatik olmak gereklidir. Hatalardan çıkarılan dersleri her zaman övün ve hikayeleştirin.
Benzeri öneriler, işinize odaklanmak için daha fazla zaman yaratacak ve iş arkadaşlarınıza ilham verecektir. Ekibinizin yetkilendirilmesi, liderlik gelişmine ve organizasyonun başarısına daha fazla katkıda bulunacaktır.
