Nasıl Etkin Delege Edersiniz?

Kendi işinizi yapıyorsunuz ve delege etmekte güçlük mü çekiyorsunuz. Çalışanlarınıza sizin kadar iyi yapabilecekleri konusunda sıkıntı mı yaşıyorsunuz? Çalışanlarınıza maaşlarını veriyor, en iyi sonucu bekliyor ama sizin gibi yapamadıkları için kızıyor içten içe kendinizi mi yiyorsunuz? İşinizin başında bulunmazsanız istediğiniz gibi olmayacağını mı düşünüyorsunuz?

Eğer yaptıklarınızı delege ederseniz işiniz ya da pozisyonunuz elinizden gidecek endişesi mi yaşıyorsunuz? Bunlara cevabınız evet ise ve öncelikle şunu söyleyeyim; yalnız değilsiniz. Çoğu iş sahibi ve üst ve orta düzey yönetici aynı dertten muzdarip. Bu da asıl önemli şeylere odaklanmayı zorlaştırdığı gibi işlerin ilerlemesini, işlerinde ilerlemelerini ve işi büyütmelerini engelliyor. Ve ekleyeyim işinizde başarılı olmak ve büyümek istiyorsanız her şeyi kendiniz yapmazsanız,

Bu sorunun oluşmasında toplumumuzda işletmelerin daha çok aile şirketi ortamında çalışıyor olmasının da katkısı var. Başarılı olanlar nasıl başarılı oluyor? Yetki ve sorumlulukların belirlenip aile içi ve çalışanlara uygun dağıtılmasında profesyonel ve gönülden olma becerisini geliştirmeye dayanıyor.

Başarılı olmak işleri öncelik, önem ve anlam sırasına göre gruplamak ve doğru dağıtımı yapmaktan geçer, yani zamanınızı iyi yönetmekten.

Herkese eşit dağıtılmış nadir şeylerden biridir zaman. Herkesin 24 saati var. Ama kimisi daha başarılı oluyor kimisi daha az başarılı. Kimisi bu süre içinde daha çok işi bitiriyor, daha fazla kazanıyor, kendisine ve topluma daha faydalı oluyor, kimi başkalarına muhtaç yaşıyor. Delege etme korkunuzu yenerseniz kendinize de zaman yaratırsınız.

Delege etmeye birkaç eğlenceli ve yaratıcı ipucu:

 I- Güçlü ve zayıf yanlarınızı bilmek-

 İyi bir delegasyon için olmazsa olmaz bir yetkinlik. Güçlü ve zayıf yanlarımızı bilmeden neyi bırakıp neye sahip çıkacağımıza sağduyulu karar vermek yerine ayağımızı aşağıya çekecek işlere sarılıp firmanın ve ekibin geri gitmesine, işlerin sarpa sarmasına ve yavaşlamasına yol açabiliriz.

İnovasyon Profesörü Jeff DeGraff’ ın aşağıda yer alan yöntemi güçlü ve zayıf yönlerinizi belirleyebilir ve etkin delege edebilirsiniz:

 1- Yetersiz alan-Net olarak yapamadığınız işler,

2- Yeterli alan-Yapmada ortalama olarak iyi olduğunuz işler,

3- Usta olduğunuz alan-Kolaylık ve yetenekli olarak yaptığınız işler,

4- Emsalsiz alan-Yapmada üstün olduğunuz işler, sizi biricik ve aranır kılan alanlar.

• Öncelikle objektif olarak yetersiz olduğunuz alanları tespit edin ve bu konularda iyi olan ekip üyelerine verin, Bu alanlar finans olabilir, yeni bir excel dosyası hazırlama olabilir, kontrat yönetimi ya da üretim planlama olabilir. 
• Yeterli Alanınızdaki işleri sizi tamamlayıcı olarak diğer ekip üyelerine verin.
• Usta olduğunuz alanlarda yetiştirebileceğinizi gözünüze kestirdiğiniz ve bu işi de isteyen ekip üyesine verin ve onu eğitin,
• Son olarak, emsalsiz yaptığınız işi yapmaya siz devam edin. Bu emsalsiz yaptığınız iş büyük ihtimalle en keyif aldığınız kısımdır.

Sadece sevdiğiniz ve yapmanız gereken işleri yapın, geri kalanını delege edin,

Eğer sizin için sıkıcı olmaya başladı ve yeni alan keşfetmek istiyorsanız, diğer işleri delege ederek bu alanı yarattınız bile. Şimdi iş geliştirmeye odaklanabilirsiniz.

 II-İhtiyaçlarınızı analiz edin-

 İhtiyaçlarınızı analiz etmek sürekli ekip toplantısı yapmak, belirli bir vizyona, yıllık hedeflere sahi olmak ve Pazar şartlarına hakim olma ile kendisini gösterir. İç ve dış ihtiyaçlarınızı belirleyin, kaynak analizi yapın.

III- İşleri Önceliklendirin-

 Bu konuda en iyi okunacak kitap Stephen Covey’in "Önemli İşlere Öncelik"kitabıdır.

İşleri önceliklendirdikten sonra sorabileceğiniz en önemli soru “bunu en iyi kim yapabilir?” dir.

Her bir maddeyi en iyi yapabilecek ekip üyesine teslim edin.

IV- Herşeyi Dökümante edin-

 Dökümantasyon bizim kültürümüzün çok sevmediği bir özelliktir. Ancak atalarımızın söylediği bir söz vardır.

"Söz uçar, yazı kalır”

İyi bir delegasyon yazılı ve net olur, takip edilir; tamamlanınca, tamamlandığı kayda alınır, böylece ekip performansı ve gelişimi de ölçülerek iş geliştirme yoluna gidilebilir. Dijital, herkesin ulaşıp eş zamanlı güncelleyebileceği bir sistem kurun, kuramıyorsanız ya siz ya da birini işlerin tamamlanmasını güncellemekten görevi verin ve periyodik toplantılarla ilerlemeyi takip edin.

V- Teknolojiyi kullanmak-

 E-mail olsun, takvim paylaşımı olsun güncel ve online, mobil ortamlarda bağlantı kurabileceğiniz teknolojik sistemi kullanmak. Eğer kullandığınız bir teknoloji veri tabanınız yok ise, ortak kullanım için Google uygulamaları, Dropbox, Vpn bağlantıları, Skype ile ekip ile iletişim için işinizi kolaylaştıracaktır. "Zamanı Etkin Kullanma" konulu yazımı okumanızı özellikle öneririm.

VI- İyi ve sık iletişimde bulunmak-

 İyi bir iletişim her çeşit ekip için önemlidir. İletişim olmazsa ekip de olmaz. Etkin delegasyona geldiğinde iletişimin sadece net olması değil, az ve öz, tutarlı olması da önemlidir. Bunun yanında her bir ekip üyesinin aynı bilgiye erişebildiklerine emin olmanız gerekir.

VII-Güveni Sağlamak-

Güven, delege etmede en önemli faktörlerden biridir ve iki yönlü gider. Siz ekibinize güvenmek istersiniz, işinizi beklediğiniz zamanda tamamlaması için; ekibiniz size güvenmek ister onlara ihtiyacı olan tüm bilgileri verdiğinize emin olmak ve gerektiğinde onları desteklediğinizden emin olmak isterler. Güvene dayalı ekibi şunları yaparak oluşturabilirsiniz:

• Birbirinize saygılı olmak,
• Bir diğerinin söylediğini dinlemek ve duymak,
• İstikrarlı ve tutarlı iletişim içinde olmak,
• Ne yapacağınızı söylemek ve söylediğinizi yapmak,
• Dürüst olmak.

Bu konularda kendinizi geliştirmek ve delegasyon becerilerinizi geliştirmek için benimle iletişime geçebilirsiniz,

Güven, destek, paylaşım ve üretkenliğin arttığı yetkilendirme dileklerimle iyi haftalar dilerim.

Nilgün Yetiş

Dönüşüm Koçu 

Anlamlı İş & Yaşam için

Nilgün'ün çalışmaları hakkında daha fazla bilgi almak için tıklayın....

Nilgün Yetiş Koçluk ve Danışmanlık'ı Facebook'da takip için tıklayın....