Hızlı Karar Alma - Aciliyet

Her gün geniş bir karar yelpazeleri ile karşılaşıyoruz. Bunların bazıları çok önemli olabiliyor iken diğerleri ise o kadar da olamayabiliyor. Herhangi bir karar vermeden önce, karşı karşıya olduğunuz türü düşünmeye çalışalım. Daha önemli konularda ise, düşünceli ve sistemli bir karar verme yaklaşımına odaklanmaya çalışmalıyız. Önemli kararların gözden kaçmasını önlemek için iyi bir sürece her zaman ihtiyacımız olacaktır. Böyle bir durumla karşılaşıldığında, basit kararlar için sadece sezgilerinizi kullanmak genellikle yeterlidir. Hatta bir önceki makale de 80/20 kuralı tam da bu kapsamda. Genel olarak, karar ne kadar önemli ise problem çözme konusunda o kadar sistemli bir yaklaşım kullanmalıyız. Ancak, bir büyük istisna var ki, bu da durum acil hale geldiğinde geçerlidir.

Aciliyet, konunun ne kadar önemli olduğuna veya ne kadar süre olduğunu düşündüğünüze bakılmaksızın hızlı hareket etmeniz gerektiği anlamına gelir, bu nedenle aciliyet algısı ile gerçek aciliyet arasındaki farkı anlamanız gerekir. Bir durumda bir parametre değişirse veya ilgili kişiler beklenmedik bir şey olduğu için basitçe aşırı tepki gösterirse, bu doğal olarak endişelenmelerine neden olabilir. Örneğin, müşteri talebinin hafifçe genişlemesi veya bir rakibin beklediğimizden daha hızlı hareket etmesi. Burada önemli olan şey, karar manzarasındaki herhangi bir değişikliğin insanları endişelendirebileceği olmasıdır. Takımda bu stresi gördüğümüzde veya birisi aciliyet kelimesini kullanmaya başladığında yapmamız gereken ilk şey duruma karşı düşünceli  ve temkinli olmak. Çünkü bazı durumlarda stres gerçekten haklı değildir, yani hızlı hareket etmezseniz ciddi sonuçlar sizi beklemiyor olabilir. Tabii ki, diğer zamanlarda yavaş hareket etmenin iş kaybına, iş ortaklarının kaybına veya sektördeki itibarın azalmasına neden olabileceğini gerçeğini de göz önünde bulundurmalıyız. Bu sonuçların muhtemel olmadığını düşündüğünüzde, acil bir durumla karşı karşıya değilsiniz, sadece çalışmanızı yönlendiren varsayımlarda bir değişiklikle karşı karşıyasınız ve büyük bir mesele değil. Ancak, bu olumsuz sonuçlardan bir veya daha fazlasının bekleniyorsa ve hızlı hareket etmezsek, bu gerçek bir acil durumdur. Şimdi, burada takımın kolektif sezgisine ulaşabilmemiz gerekiyor, son kararı verecek kişi yine biziz, ancak sadece kendi sezginize güvenmek bizi sezgisel yanılgılarla baş başa bırakabilir. Takım ile bağlantı kuralım ve önemli konuları kaçırmamak için onların düşüncelerini alalım. Burada benim önerim, şu andaki takımımızla bir şeyin acil olup olmadığını tartıştığımızda onlara sunabileceğimiz bir yeni bir karar protokolü benimsemeliyiz. Protokol;

• Protokol, grup üyelerine, kararlarını hızlı bir şekilde alıp almama konusunda önceden belirlenmiş bir yaklaşım sunmalıdır.
• Grup üyeleri, bu protokol çerçevesinde hareket etmeleri durumunda ortaya çıkabilecek potansiyel maliyetleri düşünmelidir.
• Eğer bu düşünce sürecinde ortaya çıkan maliyetler yüksekse, bu durum gerçek bir acil durumu işaret eder ve hızlı hareket etmek gereklidir.

Burada örnek olması için bir karar protokolü örneği ile sonlandıralım. Bu örnek teknik bir ekibi ile alınacak kararlar için uygulanabilecek bir mekanizma olsun. Özellikle teknik ekiplerin yaşadıkları büyük sıkıntılar büyük toplantı süreçler ve sonrasında yeniden odaklanma olduğu için bu sorunlarına yönelik bir karar mekanizması da olmalı. Buna göre;

Karar Protokolü:

• Toplantı Katılımcıları: Teknik toplantılara sadece ilgili problemlerle doğrudan ilgilenen ekip üyeleri davet edilecektir. Junior adaylar, toplantı kayıtlarını izleyip gözlemlerini bir mail veya notla paylaşacaklardır.
• Uzman Katılımı: Toplantılara sadece uzmanlar ve probleme doğrudan dahil olan ekip üyeleri davet edilecektir. Bu şekilde, toplantılara katılanlar konunun uzmanları olacak ve sorunun hızlıca çözümüne odaklanabileceklerdir.
• Junior Adayların Gelişimi: Junior adaylar, toplantı kayıtlarını izleyip gözlemlerini paylaşacaklar ve bu gözlemler değerlendirilecektir. Bu süreç, junior ekip üyelerinin tecrübe kazanmalarını ve problem çözme becerilerini geliştirmelerini sağlamak için kullanılacaktır.
• Toplantı Süreçleri: Toplantılarda belirli bir gündem olacak ve süreçler sıkı bir şekilde yönetilecektir. Toplantılar, etkili bir şekilde problem çözme ve bilgi paylaşma amacına odaklanacaktır.
• İletişim Araçları: Junior adaylar, toplantı kayıtlarını izleme ve gözlemlerini paylaşma süreçlerini kolayca yönetebilmeleri için uygun iletişim araçları kullanacaklardır.

Bu protokol, hem uzman ekip üyelerini daha etkili bir şekilde toplantılara dahil etmek hem de junior adayların gelişimini sağlamak için bir denge kurmayı amaçlar. Bu, teknik toplantıları daha etkili ve odaklı hale getirebilir, aynı zamanda ekip içi yetenek gelişimini destekleyebilir.