İş Rutini 2: Çalışma Biçimi

Yazıya başlarken belirteyim, kişisel ve kurumsal verimliliğinizi artırma yolundaki en önemli kısım bu kısımdır. Çoğu faktör aleyhine olsa bile, bu kısmı iyi uyguladığında belirli iş sonuçlarını alman zor olmayacaktır. 

Önceki bölümlerde de anlattığım gibi iş ile iş dışındaki yaşamımız ayrılmaz bir bütündür. Bu nedenle iyi ve kararında uyuyacaksın, erken uyanıp bir sabah rutinine sahip olacaksın ve işe adımını attığında 1-0 önde olacaksın. Sabah rutininde bazı önemli işlerini hallettiysen ve gününü planladıysan günün şahane geçecek, bunu rahatlıkla garanti edebilirim. Bu durumu bir satranç oyununa benzetebiliriz. Rakibin hamle hamle düşünüyor, sen hep 2-3 hamle sonrasını bilerek ve görerek oynuyorsun. Rakibine kolay gelsin!

Sabah planını yaptın, toplantılarını kontrol ettin. Kalan zamanlarına da önceliğine göre işlerini yerleştirdin. İş ile ilgili sana vereceğim ilk tavsiye saatleri değil dakikaları yaşamandır. Gününü ilmek ilmek örmek gibidir bu.

Masa başında çalışılacak zamanlarda benim deneyimlediğim en verimli çalışma metodu pomodorodur. Pomodoro İtalyanca’da domates demektir. Adını İtalyanların yemek pişirme sürelerini programlamada kullandıkları domates şeklindeki mutfak saatlerinden alır.

Pomodoro metodunun en yaygın şekli 25 dakikalık çalışma süreleri, 5 dakikalık kısa molalar ve 25 dakikalık uzun molalardan oluşur. Pomodoro metodunu kullanmak isterseniz uygulama marketlerinde (AppStore ve Google Play’de) ücretli veya ücretsiz pek çok uygulama mevcut. Bir tanesini indirerek işinizi görebilirsiniz. Ben Focus Keeper’ın ücretli versiyonunu kullanıyorum.

Tipik bir pomodoro çevrimi şu şekildedir:

Burada kritik nokta, 25 dakikalık çalışma sürelerinde tam odaklanarak, tek bir konu üzerinde çalışmak ve o konu dışında iş veya iş dışı hiçbir şeyle ilgilenmemek. 5 dakikalık kısa molalarda ve 25 dakikalık uzun molalarda ise iş ile ilgili herhangi bir konu ile ilgilenmeyeceksin. Ben 25 dakikalık odaklı çalışma sürelerinde tam odaklanmayı sağlamak için kulaklarımı iş güvenliği kulaklıkları ile tıkıyorum. Böylelikle birisi laf attığında, bir şey sorduğunda duymuyorum ve odağım kaymıyor. Bunu alışkanlık haline getirdikten sonra iş arkadaşlarım da buna alışıp bana laf atmayı bırakmıştı. Böylelikle 25 dakika, kesintisiz, tek bir konu üzerinde tam verimlilikle çalışabiliyorum.

Eğer masa başı çalışma sürelerin daha kısıtlıysa, bahsettiğim uygulamalardan bir çevrimdeki odaklı çalışma sayısını azaltarak kendine uygun bir pomodoro sistemi geliştirebilirsin. Hatta odaklı çalışma süresini de yükseltebilir veya düşürebilirsin ancak benim tavsiye ettiğim aralık 20-30 dakika aralığıdır. Günde en az 9 odaklı çalışma adedi, işlerindeki başarının artmasını sağlayacaktır.

Uygulamada odaklı çalışma süresi dolduğunda zil çalıyor ve teneffüs başlıyor. O sürede kafanı boşaltmak ve bir sonraki odaklı çalışmaya hazırlanmak için iş dışındaki aktivitelere yer vermeye özen göster. Ayağa kalkıp biraz hareket etmek, esneme hareketleri yapmak, gözlerini dinlendirici aktiviteler, arkadaşlarınla sohbet etmek veya seni en çok rahatlatan etkinlikler gibi şeyler yapabilirsin.

Pomodoro’yu birkaç gün başarıyla uygulayabilirsen işindeki veriminin ne kadar arttığına şaşıracaksın. Bu yöntem adeta bir performans roketidir. Verimliliğini yeryüzünden alır ve göklere çıkarır.

Saatlerce çalışıp bir arpa boyu yol alamadığın çok olmuştur. Çünkü arada bir e-posta gelmiştir, bir müşteri aramıştır, arkadaşlarından birisi sana şaka yapmıştır, internette bir habere gözün dalmıştır vesaire vesaire. İşte pomodoro senin işlerini sıkıştırıp (zipleyip) paketler halinde her şeyi tek tek ve tam odaklı halletmeni sağlıyor. Böylelikle hem iş kaliten artıyor hem de tamamladığın iş sayısı artıyor.

Masa başında çalışanlar için, özellikle kendi odasına sahip olanlara faydalı olacağını düşündüğüm bir öneri de ayakta çalışmayı artırmalarıdır. Özellikle sahada daha fazla bulunmak isteyen profesyoneller bunu uyguladıklarında boş yere harcadıkları zamanlarda azalma göreceklerdir. Konfor mühimdir ancak fazlası tembelleştirir ve tam bir vakit öldürücüdür. Dizüstü bilgisayarlar için standa benzeyen, ayaktayken 5-10 dakikalık işlerini yapabilecekleri bir sehpa işlerini görecektir. Bu sehpanın onları eğip bükmeyecek, ergonomik bir yapıda olması beden sağlığı açısından önemlidir.

Leonardo Da Vinci gününün çoğunu ayakta geçirirdi ve işlerinin çoğunu ayakta yapardı. Ayakta çalışmak, oturmaya nazaran bel ve sırt bölgesi için daha sağlıklı olmasının yanında kişileri daha uyanık tutması ve yaratıcılığı teşvik etmesiyle de ön plana çıkar.

Benzer bir örneği, Bosch’un İstanbul Maltepe’deki yeni kampusunun tanıtım videosunda gördüm. Bosch Ortadoğu ve Türkiye CEO’su Steven Young odasında yukarıda tarif ettiğime benzeyen bir sehpa bulunduruyor ve bilgisayardaki işlerini o sehpa yardımıyla ayakta hallediyor. Bunun hem daha sağlıklı olduğunu hem de vakit kaybını önlediğini de videoda belirtiyor.

İş yerinde ve iş dışındaki saatlerde daha dinç olmak için de birtakım tavsiyelerim olacak. Öncelikle işin gereği çok fazla masa başında kalıyorsan, muhtemelen beden sağlığını ihmal ediyorsun. Son yıllarda bel ve boyun fıtığı, göz kuruluğu, miyop, obezite gibi sağlık sorunlarının artışında sürekli oturarak ve dijital ekranlara bakarak çalışmanın etkili olduğu uzmanlarca yüksek sesle söyleniyor. Bu rahatsızlıkların önüne geçmek için şu eylemleri uygulayabilirsin:

1. 25-30 dakikada bir ayağa kalkıp 2-3 dakika hareket etmek, vücudu esnetmek, bel ve boyun egzersizleri yapmak. Bu önlemler obezite, bel fıtığı, boyun fıtığı, kireçlenme, sırt ve omuz ağrıları gibi rahatsızlıkların önüne geçecektir.
2. Bilgisayar ekranına 30 cm’lik bir uzaklıktan bakacak şekilde ve ekranın üst kısmı gözlerinizle hizalı olacak şekilde çalışmaya özen gösterin. Bu göz rahatsızlıklarının önüne geçecektir.
3. Sürekli bilgisayarlar ile çalışanlar el bileklerini 5-10 dakikada bir hareket ettirmeliler. Bunun yanında bilek destekli mousepad ve klavye pad kullanabilirler. Böylelikle özellikle yazılımcılarda sık görülen karpal-tünel sendromu gibi el bileği rahatsızlıklarının önüne geçecektir.
4. Bel ve diz eklemleri doksan derece olacak şekilde bir oturma pozisyonu alınmalıdır. Bu da bel fıtığı ve diğer iskelet sistemi rahatsızlıklarının önüne geçecektir.
5. 20 dakikada bir göz egzersizleri yapın. Gözleri uzaktaki bir noktaya bakarak dinlendirin. Bu önlem ile göz rahatsızlıklarının önüne geçebilirsin.
6. Dijital ekranlarla çalışırken göz kırpmayı ihmal etmeyin. Bu sayede göz kuruluğunu engelleyebilir veya azaltabilirsin.
7. Çalışırken aşırı şekerli ve yağlı yiyeceklerden uzak durun. Bu obezite gibi problemlerin önüne geçecektir.

Sağlıklı kişiler daha dinç, atik ve yaratıcı olurlar. Bu nedenle çalışırken sağlık kurallarına da dikkat etmen, daha üretken bir insan olmana katkı sağlayacaktır.

Bu yazıda kendi çalışma biçimimden örneklerle kişisel verimliliğin nasıl yükseltiliceğini anlattım. Potansiyelini en iyi şekilde kullandığın bir yöntemin varsa şanslısın; eğer yoksa, bu yazı sana yardımcı olabilir.