Proje Organizasyon Yapıları Üzerine

Geçen yıl yürütmekte olduğumuz bir proje nedeniyle, ArGe, teknoloji geliştirme ve yeni ürün geliştirme süreçlerinde kullanılan proje organizasyonu yapılarının etkililiğinin belirlenmesine yönelik bir anket çalışması yapmıştık. Bu çalışmada, proje organizasyon yapıları sınıflaması olarak Project Management Institute (PMI) tarafından yayımlanan “Project Management Body of Knowledge” (PMI-PMBOK) rehberinde yer alan proje organizasyon yapıları (Fonksiyonel, Zayıf Matris, Dengeli Matris, Kuvvetli Matris ve Proje Tabanlı Organizasyon) esas alınmıştı. PMI-PMBOK rehberinde altıncı model olarak bahsi geçen “Kompozit Organizasyon” yaklaşımını tercih eden kurumlar/kuruluşlardan, bu yaklaşım çerçevesinde kullandıkları yapıların her biri için ayrı anketler doldurmaları ya da anketi, kurumda/kuruluşta en yaygın olarak kullanılan tek bir yapı için de doldurmaları istenmişti.

Çalışmanın sonuçlarını sektörler bazında sınıflandırarak anonim olarak paylaşmayı da planlamıştık ancak ankete verilen cevap sayısı istatistiki olarak anlamlı olacak bir düzeye ulaşmadı. Bu nedenle bu paylaşımı yapamadık ve gelen cevapları sadece firmalarımızda kullanılan proje organizasyonu yapılarına ilişkin örnek veri olarak değerlendirebildik.

Anket, özel bir bilgi setini derlemeye yönelik olduğu için, bu alandaki jenerik bir ankette sorulması gereken tüm soruları kapsamıyor olsa da, kullanılan sorgu boyutlarını kendi kurumunuzu/kuruluşunuzu değerlendirmek amacıyla (ya da başka amaçlarla) yapacağınız anketlerin hazırlanmasında yararlı olabileceği düşüncesiyle aşağıda paylaşıyorum:

1.      Proje yönetimi bakış açısından - seçilen organizasyon yapısının;

1.1.       Projenin amacının ve somut hedeflerinin proje ekibi tarafından anlaşılmasını ve kabulünü kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.2.       Proje yönetim otoritesinin tesisini, projenin sevk ve idaresini kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.3.       Proje içi rollerin ve sorumluluklarının açık bir biçimde tanımlanabilmesini sağlaması, görevlendirmeleri ve iş takiplerini kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.4.       Projenin idari ve teknik planlamasını kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.5.       Projenin kapsam, program ve bütçesinin bütünleşik bir yapıda yönetimini kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.6.       Proje mal ve hizmet tedarik faaliyetlerinin yönetimini kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.7.       Proje ürün ve süreç kalitesi faaliyetlerin yönetimini kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.8.       Proje insan kaynaklarının etkili ve etkin kullanımını sağlaması yönünden uygunluğu

1.9.       Proje iletişim yönetimi faaliyetlerinin niteliğini artırması yönünden uygunluğu

1.10.   Proje risklerinin doğru biçimde tanımlanması ve etkin yönetimini sağlaması yönünden uygunluğu

1.11.   Ürün desteği faaliyetlerinin iyi planlanmasına katkısı yönünden uygunluğu

1.12.   Proje içi paydaşlarla ilişkileri kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.13.   Kurum/kuruluş içi paydaşlarla ilişkileri kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.14.   Proje mal ve hizmet tedarikçileri ile ilişkileri kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.15.   Proje müşterileri/yararlanıcıları ile ilişkileri kolaylaştırması yönünden uygunluğu

1.16.   Diğer dış proje paydaşları ile ilişkileri kolaylaştırması yönünden uygunluğu

2.      Fonksiyonel yönetim bakış açısından - seçilen organizasyon yapısının;

2.1.       Fonksiyonel birimlerin insan kaynaklarının etkili ve etkin kullanımına katkısı yönünden uygunluğu

2.2.       Fonksiyonel birim bütçelerinin etkin kullanımına katkısı yönünden uygunluğu

2.3.       Dış mali kaynaklardan (hibe, destek, yardım, teşvik, vb. programlardan) yararlanma fırsatlarının etkin kullanımına katkısı yönünden uygunluğu

2.4.       Diğer kaynakların (makine/cihaz, altyapı, vb.) etkili ve etkin kullanımına katkısı yönünden uygunluğu

2.5.       Fonksiyonel birim iş hedefleri (gelişme hedefleri, yatırım planları, vb.) ile program/proje hedeflerinin hizalanmasına katkısı yönünden uygunluğu

2.6.       Fonksiyonel birim insan kaynaklarının, ürün ve teknoloji alanlarında uzmanlaşma düzeyinin geliştirilmesi hedeflerine katkısı yönünden uygunluğu

2.7.       Fonksiyonel birimlerin odaklandığı ürün ve teknolojik yetkinlik alanlarındaki bilgi ve teknolojik yetkinlik envanterinin geliştirilmesine katkısı yönünden uygunluğu

3.      Bilgi yönetimi bakış açısından - seçilen organizasyon yapısının;

3.1.       Kişisel bilgi ve tecrübenin proje içinde paylaşımına katkısı yönünden uygunluğu

3.2.       Kurumsal bilginin, proje sınırları dışında paylaşımına katkısı yönünden uygunluğu

3.3.       Kurumsal bilginin, fonksiyonel birim sınırları dışında paylaşımına katkısı yönünden uygunluğu

3.4.       Örtük bilginin kurumsal bilgiye dönüşme sürecine katkısı yönünden uygunluğu

3.5.       Personel arası bilgi paylaşımı ve işbirliği performansının artışına katkısı yönünden uygunluğu

3.6.       Birimler arası bilgi paylaşımı ve işbirliği performansının artışına katkısı yönünden uygunluğu

4.      Kurumsal yönetim bakış açısından - seçilen organizasyon yapısının;

4.1.       Proje ve işletme faaliyetlerinin stratejik amaç ve hedeflere doğrultusunda hizalanmasına katkısı yönünden uygunluğu

4.2.       Kurumsal ürün, program ve proje portföylerinin tümleşik yönetim niteliğinin artırılmasına katkısı yönünden uygunluğu

4.3.       Çok projeli programların yönetim niteliğinin artırılmasına katkısı yönünden uygunluğu

4.4.       ArGe ve teknoloji alanlarının stratejik düzeyde yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

4.5.       Kurumsal yenilik faaliyetlerinin stratejik düzeyde yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

4.6.       Kurumsal risklerin stratejik düzeyde yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

4.7.       Tedarikçi ilişkilerinin etkili ve etkin yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

4.8.       Müşteri/yararlanıcı ilişkilerinin etkili ve etkin yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

4.9.       İş ekosistemindeki diğer paydaşlarla ilişkilerin etkili ve etkin yönetimine katkısı yönünden uygunluğu

5.      Performans yönetimi bakış açısından - seçilen organizasyon yapısının;

5.1.       Süreçlerde rol alan personele nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (proje işlemleri düzeyindeki veri akışları kapsamında)

5.2.       Proje yönetimine nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (proje içi organizasyon düzeyindeki dikey ve yatay veri akışları kapsamında)

5.3.       Bağlı olunan üst fonksiyonel birim yönetimine nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu, birinci basamak dikey veri akışları kapsamında)

5.4.       İlgili diğer fonksiyonel birim yönetimlerine nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu yatay veri akışları kapsamında)

5.5.       İşletme üst yönetimine ve stratejik karar mekanizmalarına nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu dikey veri akışları kapsamında)

5.6.       Mali yönetim fonksiyonlarına (örneğin yönetim muhasebesi) nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu dikey veri akışları kapsamında)

5.7.       İnsan kaynakları yönetim fonksiyonlarına nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu dikey veri akışları kapsamında)

5.8.       İş süreçleri ve kalite yönetimi fonksiyonlarına nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (işletme fonksiyonel organizasyonu dikey veri akışları kapsamında)

5.9.       Tedarik makamlarına nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (tedarik makamları ya da müşteri/yararlanıcı ile yapılmış sözleşmelerden kaynaklanan veri gereksinimleri kapsamında)

5.10.       Diğer dış paydaşlara (proje ortakları, tedarikçiler, vb.) nitelikli veri sağlanması yönünden uygunluğu (sözleşmeden kaynaklanan ya da kaynaklanmayan veri gereksinimleri kapsamında)