Proje Kapsamının Belirlenmesi: Temel İlkeler ve Adımlar
Proje yönetiminde işin niteliği, zaman çizelgesi vb. gibi başarılı bir proje yürütebilmek için önemli olan pek çok unsur var. Ama bunlardan belki de en kritik olanı projenin bütçesini oluşturmak. Çünkü doğru bir bütçeleme kaynakların verimli kullanılmasından risklerin azaltılmasına, paydaş beklentilerinin yönetilmesinden maliyet kontrolüne kadar birçok anlamda projenin başarı kriterlerini belirliyor. Bu bağlamda proje bütçesi oluşturma konusu çok önemli. Bütçeleme ne kadar doğru ve gerçekçi olursa projenin istenen koşullarda tamamlanması da o kadar kolay oluyor. Projenin bütçesini doğru belirleyebilmek ise proje kapsamı sınırlarının net bir şekilde çizilmesiyle başlıyor.
Proje kapsamının netleştirilmesi, projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi ve hedeflere zamanında ulaşılması açısından önemli. Bu süreçte Project Management Body of Knowledge gibi global standartlar, proje kapsamının nasıl belirlenmesi gerektiğine dair rehberlik sunuyor.
Proje Kapsamı Nedir?
Proje kapsamı; projenin hedeflerini, teslimatları, görevleri, maliyetleri ve zaman çizelgesini barındıran, bunları tanımlayıp yönlendiren bir dokümandır. Bu dokümanın hazırlanması sürecinde tek bir konuya odaklanmak gerekiyor: projenin hedefleri neler ve bu hedeflere nasıl ulaşılacak. Yine bu doküman içinde kimlerin hangi görevlerden sorumlu olduğu ve dış paydaşların beklentileri de yer alıyor. Yani kısaca; projeden biz ve paydaşlarımız hangi çıktıları bekliyoruz, bu çıktıları elde etmek için kimler hangi görevleri yapacak. Bunları açıkça en baştan belirlediğimizde, proje bütçeleme ve dolayısıyla proje yönetimi süreci de biraz daha kolaylaşıyor.
1. Proje Hedefinin Tanımlanması
Proje hedeflerini net ve doğru bir şekilde tanımlamak proje yönetiminin en kritik ve birincil unsuru. Proje kapsamını belirlemek için hedeflerin açık ve net bir şekilde tanımlanması gerekiyor ki sonraki adımlar da doğru bir şekilde ilerleyebilsin. Aynı zamanda proje hedeflerini ne kadar net tanımlarsak, proje sürecinde ekibin bu hedeflere odaklanması ve motivasyonunu da sağlayabiliriz ki sonuçta da başarılı bir proje yönetmiş oluruz.
Ancak hedeflerin net bir şekilde belirlenmesi derken “satış rakamlarını artırma” gibi muğlak bir ifadeden bahsetmiyorum tabii. Hedeflerin net bir şekilde belirlenmesi demek; ölçülebilir, gerçekçi ve ulaşılabilir olması demek. Yani SMART kriterlerine uygun bir hedef belirlemeden bahsediyoruz.
SMART kriterleri, proje hedeflerini tanımlarken en sık kullanılan ve başarısı kanıtlanmış yöntemlerden en önemlisi. Hedeflerin; belirli (specific), ölçülebilir (measurable), ulaşılabilir (achievable), gerçekçi (realistic) ve zamana bağlı (time-bound) olması, SMART kriterlerine uygun olduğu anlamına geliyor. Bu kriterlere uygun hedefler; ekibin elindeki kaynaklar, yetenekleri, zaman kısıtları ve koşullara bağlı olarak belirlenmiş olur. Böylece projenin çıktılarını çok daha rahat bir şekilde, daha da önemlisi objektif bir biçimde değerlendirebiliriz.
Harvard Business Review’de yayınlanan bir makalede de vurgulandığı gibi, net ve ölçülebilir hedefler, projenin ilerleyişi sırasında performans değerlendirme açısından çok önemli bir rol oynuyor. Belirsiz hedefler, projeyi karmaşıklaştırıp başarılı olma ihtimalini düşürürken; net hedefler ekibin daha motive bir şekilde çalışmasını sağlıyor, proje süreci boyunca hedeflere ulaşabilmek için daha doğru kararlar verilmesine yardımcı oluyor. Proje yöneticisi için de net hedefler çok faydalı; çünkü süreç içerisinde eğer hedeften sapmalar veya hedeflere ulaşmayı engelleyecek koşullar ortaya çıkarsa, düzeltici önlemler alabilmeyi mümkün kılıyor.
2. İş Kırılım Yapısının (WBS) Oluşturulması
Proje yönetiminde kilit bir rol üstlenen bir araç var: İş Kırılım Yapısı (Work Breakdown Structure). Bir projenin kapsamını oluştururken, projeyi daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayırarak proje kapsamının daha anlaşılır hale getirilmesini bu araçla sağlayabiliyoruz. WBS, projeyi hiyerarşik bir yapıya bölüyor ve her bir alt görevin neleri kapsadığını detaylı bir şekilde ortaya koyuyor. Bu sistem sayesinde, hem proje ekibi iş yükünü etkin bir şekilde yönetebilir hem de bütçeleme, maliyet tahmini ve zaman yönetimi süreçleri daha gerçekçi ve etkili bir şekilde yürütülebilir.
Proje yöneticisi WBS aracılığıyla projeyi parçalara ayırarak alt işleri detaylandırır. Bu şekilde karmaşıklığı azaltmış olur; proje bütçesinin daha doğru şekilde hesaplanması ve kaynakların etkin kullanılması noktalarında da proje ekibi avantaj elde edebilir. Yine Project Management Body of Knowledge rehberinde belirtildiği gibi, doğru bir şekilde uygulanan WBS, projede maliyet ve zaman yönetiminin daha etkili bir şekilde yapılmasına olanak tanıyor ve proje başarısını engelleme potansiyeli olan faktörleri kontrol edebilmemize desek oluyor.
WBS’yi oluşturmak için atılması gereken temel adımlar:
o Projenin Ana Amacının Belirlenmesi: Önce projenin nihai hedefi net bir şekilde belirlenmeli. Bu, projenin en üst seviyesini oluşturacak ve projenin uçtan uca bütün aşamalarını kapsayacak.
o Büyük Aşamaların Tanımlanması: Ana hedefe erişmek için gerekli olan ana aşamalar ve alt hedefler tanımlanmalı.
o Alt İşlerin Tanımlanması: Her bir ana aşama, daha küçük alt işlere bölünmeli. Bu alt işler de her aşamanın nasıl tamamlanacağını detaylandırmalı.
o Görevlerin Detaylandırılması: Alt işler de görevler ve aksiyonlar olarak detaylandırılmalı. Bu aşamada iş, en küçük bileşenlerine kadar inen bir yapıya bürünmeli. Her görev için gerekli olan zaman ve kaynaklar da bu aşamada hesaplanmalı.
o Sorumlulukların Dağıtılması: WBS’nin son adımında, her bir alt işin sorumluları belirlenmeli. Böylece ekiplerin hangi görevlerden sorumlu olduğu netleşir ve işlerin takibi de kolaylaşır.
Proje bütçesi açısından ise WBS kritik bir önem taşıyor. Her bir alt işi detaylı bir şekilde belirttiğinizde, maliyet hesaplamaları da daha isabetli bir şekilde yapılabilir. Aynı zamanda bütçede olası sapmaları daha çabuk bir şekilde yakalamaya ve gerekli önlemlerin planlanmasına da destek olur. Ek olarak her bir alt işin bütçesinin açıkça belli olması, genel proje bütçesinin daha şeffaf ve güvenilir olmasını sağlar. Dolayısıyla ekibin motivasyonu ve hedeflerin ölçülebilmesi noktasında, bu bağlamda da bir avantaj sağlayabiliriz.
3. Proje Çıktılarının ve Teslimatların Belirlenmesi
Proje yönetimi sürecinde başarıyı belirleyen en önemli unsurlardan biri, proje çıktılarının ve teslimatların net bir şekilde tanımlanması. Proje kapsamının belirlenmesi aşamasında, proje hedeflerinin ve iş kırılım yapısının oluşturulmasının ardından, proje bitiminde teslim edilecek somut çıktıların ve bu çıktıları belirleyen teslimatların tespit edilmesi gerekiyor. Proje yöneticisi, proje çıktılarının ne olacağını açıkça tanımlayarak hem ekip üyelerine hem de paydaşlara projenin nihai hedeflerine ulaşmak için izlenecek yolu göstermiş olur.
Proje Çıktıları Nedir?
Proje çıktıları, bir projenin başarıyla tamamlanması sonucunda elde edilmesi beklenen ürün, hizmet veya sonuçlardır. Eğer çıktıları net bir şekilde tanımlayamazsak, proje ekibi hedefi tam olarak anlayamaz ve projenin yönü de belirsiz hale gelir. İşte tam da bu yüzden proje çıktılarını, tıpkı hedefler gibi, net, somut ve ölçülebilir şekilde belirlemek; projenin başarı durumunu değerlendirebilmek için çok önemli.
Teslimatlar Nedir?
Teslimatlar, proje çıktılarının hangi somut şekillerde ortaya çıkacağını ifade ediyor. Yani her bir teslimat, projenin ilerleyen aşamalarında tamamlanması gereken belirli bir işin sonucunu temsil ediyor. Genellikle teslimatlar proje planında belirtilir ve hangi aşamalarda hangi çıktılara ulaşılması gerektiğini gösterir.
Ricardo Vargas’a göre, proje yönetiminde teslimatların belirsizliği, kapsam kaymasına (scope creep) yol açabiliyor. Kapsam kayması ise, proje sürecinde önceden tanımlanmamış ek işlerin sonradan projeye dahil edilmesi anlamına geliyor. Bu da projenin maliyetini, zaman çizelgesini ve görevleri daha da karmaşık bir hale getirebiliyor. Doğal olarak proje sürecinde yaşanan sapmalar da ekibin üzerindeki baskıyı artırarak motivasyonu düşürebiliyor. Bu yüzden teslimatlar en baştan net bir şekilde belirlenmeli ki bahsettiğim olumsuz durumlarla karşılaşılmasın; proje belirlenen zaman çizelgesi ve bütçe dahilinde tamamlanabilsin.
Teslimatları netleştirirken de genel olarak üç temel aşamadan söz edebiliyoruz:
o Ana Teslimatların Tanımlanması: Proje sonunda elde edilecek ana ürün veya hizmetlerin tanımlanması gerekiyor.
o Ara Teslimatların Belirlenmesi: Proje sürecinde tamamlanması gereken ara teslimatlar da tanımlanmalı. Bunlar genellikle proje sürecinde bir aşamanın bitip diğerinin başladığına işaret eder.
o Teslimat Koşullarının Belirlenmesi: Teslimatları netleştirirken, her teslimatın hangi koşullarda tamamlanacağını ve bir teslimatı tamamlanmış sayabilmek için hangi koşulları sağlaması gerektiğini de tanımlamak gerekli. Ekip içinde teslimat koşullarının belirlenmemesi, kafa karışıklığına ve eksik teslimatlara sebep olabilir.
Proje bütçesi açısından da baktığımızda, teslimatların zamanında gerçekleşebilmesi için gerekli zaman, işgücü ve kaynak miktarını doğru bir şekilde belirleyebilmek anlamında, teslimatların netleştirilmesi çok önemli. Aynı zamanda teslimatlar bir aşamanın bitip bir diğerinin başladığını gösterdiği için de projenin hangi aşamada olduğunun ve bütçeye ne kadar bağlı kalındığının da takibini kolaylaştırır.
LinkedIn tarafından öneriliyor
4. Sınırların ve Dahil Edilmeyecek İşlerin Belirlenmesi
Başarılı bir proje yönetmek ve projenin bütçesini de en verimli şekilde hazırlayabilmek için proje kapsamının belirlenmesinin ne kadar önemli olduğunu konuştuk. Ama şuna da değinmek gerekiyor; bir proje kapsamına aldığınız işler kadar almadığınız işler de çok önemli. Hangi işleri kapsam dışı bırakacağımızı baştan belirlemezsek, biraz önce bahsettiğim kapsam kaymasına maruz kalabiliriz ve projemizin başarıya ulaşmasını da tehlikeye atabiliriz.
Sınırların belirlenmesi, proje yönetiminde kapsamı netleştirmenin en temel parçalarından biri. Kapsamı belirlerken hangi işleri yapacağımızı tanımladığımız gibi, sınırları çizerken de projenin hangi işleri içermeyeceğini ortaya koymuş oluyoruz. Aynı şekilde, paydaşların da projeden ne beklemesi gerektiğini bu sınırları çizerek belirleyebilir ve beklenti yönetimini de böylece kolaylaştırmış olabiliyoruz.
Kapsamla birlikte sınırları da belirlemek, kapsam kaymasına yol açabilecek, sonradan istenen işlerin, projenin ilerleyişini olumsuz etkilemesini engellememize yardımcı olur. Proje sürecinde gelen her bir ek talep ek maliyet ve zaman çizelgesinde sapmalar olarak değerlendirilebilir; dolayısıyla istenmeyen durumlardır. Sınırlar net bir şekilde çizildiğinde bu istekler ve talepler engellenerek projenin başarıya ulaşmasını da sağlayabiliriz.
Sınırları belirlerken birkaç temel aşamanın yerine getirilmesi, projenin başarıyla yönetilmesi için önemlidir:
o İç ve Dış Paydaşlarla İletişim Kurma: İlk önce projede yer alacak tüm paydaşlarla iletişime geçilmeli. Projenin hangi işleri kapsadığını ve hangi işler kapsamadığını, iç ve dış paydaşlarla açıkça görüşerek ortak bir anlayışa varılmalı.
o Proje Kapsamına Dair Dokümantasyon: Projenin sınırları, proje başlangıcında hazırlanan kapsam belgelerinde açıkça belirtilmeli. Böylece bütün paydaşlar ve proje ekibinin gerekli durumlarda referans alabileceği bir kaynak oluşturulmuş ve yanlış anlaşılmaların da önüne geçilmiş olur.
o Dahil Edilmeyecek İşleri Tanımlama: Proje ekibinin gereksiz işlerle vakit kaybetmesini ve proje sürecinin bulanıklaşmasını engellemek için açık ve net bir şekilde hangi işlerin yapılmayacağını belirlemek çok önemli.
o Sınırların Yönetimi ve İzlenmesi: Proje yöneticisi, proje tamamlanana kadar bu sınırları gözetmeli ve gelen talepleri bu çerçevede değerlendirerek talep sahipleriyle iletişime geçmeli. Bu sayede sınırların açılmadığından emin olabilir ve projenin kapsamından sapmanın da önüne geçebiliriz.
Projenin bütçesinin doğru bir şekilde belirlenebilmesi için, yapılacak işler kadar yapılmayacak olan işlerin de belirlenmesi çok kritik önem taşıyor. Ufacık veya kısa sürecek bir iş dahi olsa ek zaman dolayısıyla ek maliyet anlamına gelecek. Bu da projenin bütçesinde sapmaya ve dolayısıyla proje sürecinin planlar dahilindeki işleyişinin bozulması anlamına gelecek. Bir projenin başarısını ölçerken kullandığımız kriterlerden biri de bütçe dahilinde ve belirlenen zamanda tamamlanıp tamamlanmadığı. Yani zaman kaydı ve ek maliyet, sonuçta projenin tamamının başarısını riske atabilir.
5. Paydaş Onayı ve Geri Bildirim
Biz proje kapsamını elimizdeki bilgi, yetenek, kaynak, amaçlar ve talepler doğrultusunda hazırlıyoruz. Ancak paydaşların da kendi ajandalı, talepleri ve istekleri var. bu bağlamda bizim genel resme bakarak hazırladığımız proje kapsamının, paydaşlar tarafından da onaylanması gerekiyor. Bu bağlamda ilk seferde hazırladığımız kapsam onay almayabilir; ancak paydaşlardan gelen geri bildirimler doğrultusunda yapacağımız revizelerle bu kapsamı herkesin üzerinde fikir birliğine varabileceği biçimde şekillendirebiliriz.
Paydaş Onayı Nedir?
Proje sürecinde paydaşlar, proje üzerinde etkisi olan ya da projeden etkilenen tüm tarafları ifade ediyor. Proje yöneticileri, ekip üyeleri, müşteriler, sponsorlar ve tedarikçiler; bir projenin paydaşları arasında sayılabilir. Proje kapsamını belirledikten sonra, bütün paydaşların kapsamı, sınırları, teslimatların nasıl gerçekleşeceği ve proje kapsamında yapılacak işleri onaylaması gerekir. Paydaş onayı alındığında, projeyle ilgisi olan herkesin projeyle ilgili bilgileri anladığını ve kabul ettiğini düşünebiliriz. Bu da projenin başlaması için gerekli olan yeşil ışıktır.
Paydaş onayına ek olarak, çalışan bir geri bildirim mekanizması kurabilmek çok önemli. Paydaşlardan projenin ilerleyişi ve teslimatlarla ilgili görüş ve önerilerini almalıyız ki projede yapılması gereken iyileştirmeler varsa, zaman hassasiyetlerini de göz önünde bulundurarak hızlıca aksiyon alabilelim. Geri bildirim alarak proje yöneticisinin karar alma süreçleri de kolaylaşır; hedeflere ulaşmak için gereken değişiklikler daha kolay yönetilebilir ve zaman kaybının önüne geçilebilir.
Bunun için öncelikle hazırladığımız kapsam dokümanlarını tüm paydaşlarla paylaşmamız gerekiyor. Bu dokümanları incelemeleri ve onay verebilmeleri için gerekli zamanı tanımak da çok önemli. Paydaşlar dokümanları ayrıntılı şekilde incelemek isteyeceklerdir. Bundan sonraki adımda toplantılar ve görüşmeler düzenleyerek geri bildirim alabilir ve kapsamı revize ederek beklentileri de yönetebiliriz. Daha sonra, yani proje kapsamı onaylandığında bunu yazılı bir şekilde resmiyete dökmek gerekiyor. Böylece proje ekibi beklentileri net bir şekilde bilebilir ve kapsam kayması yaşanmaması için bir referans noktası olarak bu dokümanlara başvurulabilir. Son olarak da proje süresince düzenli geri bildirim alınabilecek iletişim kanalları oluşturulmalı. Bu kanallar, bütün paydaşların rahatlıkla kullanabileceği mail grupları, WhatsApp grupları, özel kurulacak mail adresleri veya şirketin kullandığı intranet-extranet sistemleri olabilir. PMI’ın da özellikle üzerinde durduğu gibi, proje paydaşları ile kurulan etkili iletişim ve düzenli geri bildirim döngüsü, projenin sağlıklı ilerleyişini destekler ve aynı zamanda riskleri de minimize etmeye yardımcı olur.
Sonuç olarak, proje kapsamının doğru bir şekilde belirlenmesi, başarılı bir proje bütçesi oluşturmanın temel taşı. Proje hedeflerinin net olması, iş kırılım yapısının (WBS) detaylandırılması, teslimat ve sınırların net bir biçimde tanılanması gibi unsurlar; projenin bütçe aşımı olmadan, belirlenen zaman çizelgesine sadık kalarak başarıyla tamamlanmasına destek oluyor. Yani her işte olduğu gibi, proje yönetiminde de baştan net bir resim çizmek, başarıya giden yol diyebiliriz. Bütçeleme konusunun bir alt başlığı olarak başladığımız bu yazı dizisinde, proje yönetiminde bütçeleme konusuna kapsam belirlemeyle giriş yaptık. Bir sonraki yazımda yeni bir konuyla görüşmek dileğiyle, kendinize çok iyi davranın.
Kaynaklar