Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?
Projelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.
Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;
Kapsam Kontrolleri
- Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
- Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
- Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
- Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
Zaman Kontrolleri
- Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
- Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
- Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
- Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
- Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- Zaman rezervlerini izleyin.
- Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
- Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
Maliyet Kontrolleri
- Değişiklik Yönetim planını takip edin.
- Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
- Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
- Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
- Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- Bütçe rezervlerini izleyin.
- Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
- Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
- Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
Kalite Kontrolleri
- Düzenli denetimler yapın.
- Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
- Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
- Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
- İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
- Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
- Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
- Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
- Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
- Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- İletişim Kontrolleri
- Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
- Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
- İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
Risk Kontrolleri
- Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
- Yeni riskleri tanımlayın.
- Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
- Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
- Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Risk denetimleri yapın.
- Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
Tedarik Kontrolleri
- Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
- Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
- Yasal haklarınızı savunun.
- Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
- İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
- Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
- Sözleşme doğrultusunda satıcı performanını raporlayın.
- Faturaları ve ödemeleri izleyin.
- Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
- Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
- Alınan dersler var ise kaydedin.
Paydaş Kontrolleri
- İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
- Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
- Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
- Çatışmaları çözümleyin.
- Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
- Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
- Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
- Alınan dersler var ise kaydedin.
- Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.