How can you prevent claim denials?

Claim denials are a common and costly problem for healthcare practices. They can delay or reduce your revenue, increase your administrative burden, and affect your cash flow and patient satisfaction. However, you can prevent most claim denials by following some best practices in your revenue cycle management. In this article, you will learn how to avoid the top causes of claim denials and how to implement effective strategies to improve your claim submission and follow-up processes.

1 Verify patient information

One of the main reasons for claim denials is incorrect or incomplete patient information. This can include demographic data, insurance details, eligibility status, referrals, and authorizations. To prevent this, you should verify and update patient information at every point of contact, especially during scheduling, registration, and check-in. You should also use electronic tools and software to automate and streamline your verification process and reduce human errors.

Add your perspective

Marcos C.

Diretor Comercial / Atacado / Varejo / Gestão I Vendas
Report contribution
Verificar informações do paciente geralmente envolve acessar registros médicos, dados de saúde e informações pessoais. No entanto, é importante respeitar a privacidade e a confidencialidade das informações do paciente, seguindo as leis e regulamentações locais de proteção de dados, como a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Aqui estão alguns passos básicos para verificar informações do paciente, considerando o contexto de um ambiente médico ou de saúde: 1 - Identificação do Paciente; 2 - Acesso ao Registro Médico; 3 - Permissões e Autorizações; 4 - Segurança da Informação; 5 - Confidencialidade; 6 - Atualização de Informações; 7 - Registro de Acesso; 8 - Comunicação com a Equipe de Saúde.

Translated

Like

2 Review coding and documentation

Another common cause of claim denials is coding and documentation errors. These can include mismatched codes, outdated codes, missing codes, duplicate codes, insufficient documentation, or non-compliance with coding guidelines and payer policies. To prevent this, you should ensure that your coders and billers are trained and updated on the latest coding standards and payer requirements. You should also use coding software and tools to check and validate your codes and documentation before submitting your claims.

Add your perspective

Marcos C.

Diretor Comercial / Atacado / Varejo / Gestão I Vendas
Report contribution
Aqui estão algumas práticas específicas para revisão de codificação e documentação em ambientes de saúde: - Para Revisão da Codificação: 1 - Conformidade com Regulamentações de Saúde; 2 - Auditorias de Segurança; 3 - Criptografia de Dados; 4 - Controles de Acesso Granular; 5 - Acesso ao Histórico; 6 - Testes de Penetração; 7 - Treinamento de Desenvolvedores. - Para Revisão da Documentação: 1 - Políticas de Privacidade e Segurança; 2 - Procedimentos de Notificação de Violação; 3 - Treinamento de Usuários Finais; 4 - Registros de Consentimento; 5 - Políticas de Retenção de Dados; 6 - Revisão Legal; 7 - Mecanismos de Auditoria; 8 - Avaliação de Riscos.

Translated

Like

3 Monitor claim status

Even if you submit your claims correctly and on time, you may still face claim denials due to payer errors, system glitches, or other factors. To prevent this, you should monitor your claim status regularly and track your denial rate and reasons. You should also use analytics and reports to identify and address any patterns or trends in your claim denials and improve your performance. You should also have a dedicated team or person to handle your claim denials and appeals promptly and effectively.

Add your perspective

Marcos C.

Diretor Comercial / Atacado / Varejo / Gestão I Vendas
Report contribution
Aqui estão algumas sugestões sobre como realizar esse monitoramento de maneira eficaz: 1 - Portal Online da Operadora de Saúde; 2 - Atendimento ao Cliente; 3 - Aplicativos Móveis; 4 - Comunicados Eletrônicos; 5 - Sistema de Gerenciamento de Reivindicações; 6 - Registro de Reivindicações; 7 - Verificação Regular; 8 - Ferramentas de Relatórios; 9 - Colaboração com Prestadores de Serviços; 10 - Acompanhamento Proativo. Lembre-se de que a eficácia do monitoramento depende da colaboração e comunicação entre prestadores de serviços de saúde e operadoras de saúde. Manter registros precisos, estar ciente dos prazos e utilizar as ferramentas disponíveis ajudará a garantir que as reivindicações sejam processadas de maneira eficiente.

Translated

Like

4 Educate your staff

One of the most important ways to prevent claim denials is to educate your staff on the best practices and policies for revenue cycle management. You should provide ongoing training and feedback to your staff on how to avoid common mistakes and how to improve their skills and knowledge. You should also create and communicate clear and consistent workflows and procedures for your claim submission and follow-up processes. You should also encourage your staff to collaborate and communicate with each other and with your payers to resolve any issues or disputes.

Add your perspective

Marcos C.

Diretor Comercial / Atacado / Varejo / Gestão I Vendas
Report contribution
Segue algumas etapas para educar o time: 1 - Treinamento Regular; 2 - Conhecimento das Políticas e Regulamentos; 3 - Atualização Constante; 4 - Ênfase na Documentação Precisa; 5 - Revisão Prévia de Reivindicações; 6 - Compreensão dos Códigos de Faturamento; 7 - Comunicação Eficaz com Pacientes; 8 - Registro Detalhado; 9 - Treinamento em Atendimento ao Cliente: 10 - Feedback e Melhoria Contínua; 11 - Conscientização sobre Fraudes e Abusos; 12 - Colaboração com Operadoras de Saúde.

Translated

Like

5 Engage your patients

Another way to prevent claim denials is to engage your patients in the billing process and educate them on their financial responsibilities and options. You should inform your patients about their insurance coverage, copayments, deductibles, coinsurance, and any other out-of-pocket expenses before or at the time of service. You should also collect your patient payments upfront or at the point of service as much as possible. You should also offer flexible payment plans, discounts, or financial assistance to your patients who may have difficulty paying their bills.

Add your perspective

Marcos C.

Diretor Comercial / Atacado / Varejo / Gestão I Vendas
Report contribution
Incluir os pacientes no processo de faturamento e educá-los sobre suas responsabilidades financeiras é fundamental para promover a transparência, melhorar a experiência do paciente e reduzir possíveis problemas de cobrança. Aqui estão algumas estratégias para envolver os pacientes nesse processo: 1 - Comunicação Clara desde o Início; 2 - Estimativas de Custos; 3 - Explicação dos Benefícios do Seguro (EOB); 4 - Política de Cobrança; 5 - Opções de Pagamento; 6 - Equipe de Atendimento ao Cliente; 7 - Portal Online do Paciente; 8 - Materiais Educativos; 9 - Sessões de Educação Presencial; 10 - Aconselhamento Financeiro; 11 - Feedback e Avaliação; 12 - Transparência sobre Procedimentos Não Cobertos.

Translated

Like

6 Evaluate your performance

Finally, you should evaluate your performance and outcomes regularly and continuously look for ways to improve your revenue cycle management. You should measure and monitor your key performance indicators, such as your claim denial rate, days in accounts receivable, net collection rate, and revenue per visit. You should also benchmark your performance against industry standards and best practices and identify your strengths and weaknesses. You should also seek feedback and input from your staff, patients, and payers and implement changes and improvements accordingly.

Add your perspective

7 Here’s what else to consider

This is a space to share examples, stories, or insights that don’t fit into any of the previous sections. What else would you like to add?

Add your perspective

How can you prevent claim denials?

1

2

3

4

5

6

7

1 Verify patient information

2 Review coding and documentation

3 Monitor claim status

4 Educate your staff

5 Engage your patients

6 Evaluate your performance

7 Here’s what else to consider

Practice Management

Rate this article

Thanks for your feedback

More articles on Practice Management

More relevant reading

How can you prevent claim denials?

1

2

3

4

5

6

7

1 Verify patient information

2 Review coding and documentation

3 Monitor claim status

4 Educate your staff

5 Engage your patients

6 Evaluate your performance

7 Here’s what else to consider

Practice Management

Rate this article

Thanks for your feedback

Explore Other Skills