Confira os 4 pilares que sua organização deve buscar antes de investir em aplicações para gestão de portfólio/projetos

Existem pelo menos duas dezenas de ferramentas de gestão de projetos e portfólio no mercado com aplicações e funcionalidades inesgotáveis. Apresentam diversas combinações de características capazes e, portanto, podem se adaptar à qualquer necessidade (na nuvem, simples, complexo, integrado com outros softwares, com alta segurança de informação, com funcionalidades de compartilhamento, baratos, caros,...).

 Entretanto, é muito arriscado qualquer avaliação para a implementação de uma nova ferramenta de gestão de projetos sem a consolidação de alguns pilares básicos na organização. Se isso é ignorado, qualquer investimento em softwares certamente será um desperdício. Para que essas ferramentas deem retorno elas precisam ser utilizadas por um percentual considerável de projetos (se não a totalidade). Essa tarefa já é difícil quando se tem os pilares abaixo estabelecidos. Quando não se tem, corre-se um grande risco de se frustrar e desmotivar a equipe para qualquer nova ação relacionada à gestão de projetos/portfólio.

 Seguem os pilares:

 1. Existência de um framework (metodologia) para gestão de projetos.

Apesar de todo projeto ser caracterizado por um início e fim, o que se faz no intervalo varia muito de empresa para empresa ou de departamento para departamento. Por exemplo, uma fase que é muito importante para a área de TI pode ser insignificante para Marketing. Dentro de TI, um documento pode ser vital para o departamento de Infraestrutura mas ser inútil para o departamento de Digital. Principalmente por este motivo deve-se ter um framework que possa ser considerado como um padrão. Isso não é uma tarefa fácil de construir, pois esta metodologia precisa ser aplicável para todas as áreas relacionadas sem ser generalista. Este é um trabalho de constante treinamento, priorização e motivação. Porém, é fundamental saber o caminho que se quer seguir.

2. Definição da área ou do colaborador responsável pelo portfólio.

Não necessariamente necessita-se da estruturação de um escritório de projetos. Entretanto, é fundamental que se tenha definido aquele sujeito responsável pela consolidação das informações de cada projeto ou programa. Este indivíduo precisa manter as informações atualizadas não importando o repositório. Além disso, ter alguém ou alguma área que concentre todas as informações e faça a gestão de todo o conhecimento gerado é muito importante para que não se cometam os mesmos erros, para que se ganhe tempo com tarefas em que já se tenha expertise, para que se identifique oportunidades de novas soluções e para que se identifique quais equipes operam com maior eficiência. Para se fazer tudo isso, é muito arriscado não ter alguém responsável. A tendência é que essa gestão não seja prioridade e com o tempo perca seu sentido e utilidade.

3. Patrocínio da alta gestão.

Quase que um clichê quando se fala em qualquer implementação, porém, fundamental para o sucesso de uma gestão de projetos. A alta gestão precisa conhecer o que se pode fazer e precisa definir até onde quer/precisa chegar. Se os diretores da área não priorizarem a qualidade da gestão de projetos junto a seus diretos, nada funcionará. Mesmo que exista muita vontade de níveis mais baixos, o trabalho não se sustentará. Isso não está relacionado apenas ao aporte de orçamento para a implementação de um software ou contratação de um recurso exclusivo. A alta gestão precisa motivar, falar constantemente dos benefícios e incentivar as equipes. Qualquer implementação gera conflitos, pois muda a forma de trabalho das pessoas e alguém com autoridade e influência precisa estar disposto a atuar nesses momentos.

4. Paciência.

A implementação de um software de gestão de projetos não possui a mesma complexidade que a implementação de um editor de textos. Ela envolve processos de gestão que apesar de simples e lógicos não são de fácil assimilação. A manutenção de um processo robusto, reconhecido como um padrão a ser seguido e definido como mandatório é algo que leva muito tempo. O principal motivo disso é o fator humano. Por isso, acho pouco provável que a implementação de um software de gestão de projetos gere resultados em curto prazo a ponto de validar o investimento feito. De qualquer forma, com paciência, o retorno vem. Em um estudo, o PMI aponta alguns dos benefícios que as organizações, no Brasil, têm obtido com o gerenciamento de projetos e a utilização de escritórios de projetos: maior comprometimento com objetivos e resultados; disponibilidade de informação para a tomada de decisão; melhoria de qualidade nos resultados dos projetos; minimização dos riscos em projetos; maior integração entre as áreas; aumento da satisfação do cliente externo e interno; otimização na utilização de recursos humanos; redução nos prazos de entrega; aumento de produtividade; redução nos custos relacionados a projetos; melhor retorno sobre os investimentos (ROI).

Portanto, caso sua organização esteja planejando investir em uma solução para a gestão de seu portfólio de projetos, avalie como ela está nos quatro tópicos descritos. Em geral, quando o assunto iniciar pela ferramenta, ainda muito há para se fazer antes de adquirir qualquer licença.

Fiquem à vontade para continuar a discussão do tema por aqui mesmo.

Até!!!

Rafael Roquette.