Dificuldades na adequação de um Escritório de Projetos voltado à Transformação Digital

Amanhã (29/05/2018) apresentarei no 16º PM Case Day do Rio de Janeiro as cinco principais dificuldades enfrentadas na adequação de um Escritório de Projetos voltado à Transformação Digital. Entretanto, a lista é um pouco maior. O tempo da palestra não me permite aprofundar a discussão. Por isso, aqui estão os 8 desafios não apresentados no evento comentados:

Dificuldades apresentadas no 16º PM Case Day – Rio de Janeiro

1. Falta de uma estratégia digital

2. Resistência à mudanças e falta de fluidez organizacional

3. Cultura de aversão ao risco e apego ao modelo de negócios atual

4. Falta de visão de uma jornada digital do cliente

5. Dificuldades em experimentar e aprender rápido

Dificuldades não apresentadas no 16º PM Case Day – Rio de Janeiro

6. Falta de talentos e habilidades para gestão digital

Estratégia e operação não se sustentam sem o componente tático. Gestores entusiastas desse novo mundo digital são fundamentais para conseguir obter o sucesso desejado. Isso cabe ao time de Gerentes de Projetos assim como à Patrocinadores e qualquer outra liderança dentro do contexto de projetos digitais. Não basta também saber o que é Transformação Digital, Inovação, Prototipação, Ideação, Gestão Ágil e toda a gama de conceitos associados. É necessário ter o brilho nos olhos quando se escuta algo sobre o tema.

7. Paradigma TI vs Negócio

É difícil encontrar uma empresa em que não se observa o paradigma TI vs Negócio. O próprio conceito do paradigma já traz os conflitos relacionados a ele. TI não se considera como Negócio e Negócio percebe TI como um mal necessário. Mal sabem que TI mais do que nunca é o próprio negócio. Quando uma área de negócio busca construir de parceria com a TI participando esta das decisões e planos estratégicos a mágica começa a acontecer. Sabemos que um dos caminhos para obtenção de vantagem competitiva é a inovação. Sabemos que a inovação não só está ligada a soluções de TI, mas também sabemos que a TI tem um papel muito importante nesse processo. Então, como manter esses elos separados? Mesmo parecendo óbvio que a TI deve ser protagonista de um processo de transformação digital não vemos este cenário na prática das organizações. A maioria das empresas não percebe que a Transformação Digital é como um iceberg. A parte visível é o que cada uma das áreas percebe como seu papel no processo sem notar que a maior fatia desse empenho está por debaixo d’água (TI com suas aplicações e integrações).

8. Processo de desenvolvimento de sistemas inflexível

Como seres humanos, buscamos padrões. Precisamos desses padrões para a transmissão do conhecimento e realmente não existe forma mais eficiente do que a criação de procedimentos, instruções e seus artefatos associados. Somos seres

processuais. Mas fique atento às disfunções geradas pela burocracia. Excesso de formalidade, autoritarismo, rigidez e despersonalização são alguns exemplos. Quando integrantes do processo de desenvolvimento de sistemas tornam esse desenvolvimento lento, ineficiente e extremamente cansativo para todos os envolvidos. Desenvolver um sistema nesta condição deixa de ser algo prazeroso como prover uma nova solução para um problema deve ser., portanto esqueça o excesso de formalismo. Desconfie de argumentos como: “Temos que garantir a qualidade do que colocamos em produção”; “Por que mudar algo que sempre foi feito da maneira que fazemos”. Desafie. Questione. Confirme a necessidade de cada artefato e não desista até que todos tenham a certeza de que estão fazendo o necessário e não mais que o necessário.

9. Sistemas legados com premissas antigas

Da mesma forma que os recursos humanos precisam estar prontos para a Transformação Digital, os recursos computacionais precisam refletir a nova realidade demandada. É contra prudente implementar um novo portal de relacionamento com o cliente ou aplicativo móvel se este deverá integrar com sistemas desenhados com outra finalidade. A compatibilidade de linguagens e interfaces não é argumento suficiente para se manter sistemas legados atrasados, que desconsideram UX (User Experience) e UI (User Interface) e que consomem muito de seus recursos para serem mantidos. Novas soluções demandam novas aplicações. Se existe uma plataforma no mercado mais moderna do que a que você usa há 10 anos, reflita bastante se não está na hora de investir. Mesmo que o retorno não seja tão imediato, considere mudar. Olhe para fora da sua organização. Você pode ter em seu time aquele técnico supervalorizado que trabalha 24x7 para manter um sistema que nem ele mesmo sabe como se mantém de pé. Pode ter certeza que seu medo de encarar o novo será cobrado em breve.

10. Coleta e aproveitamento ineficaz dos dados do cliente

Coletar dados dos clientes não é algo novo. Ter os dados disponíveis é básico e já há muito tempo. Duas considerações devem ser postas neste contexto. Deve-se buscar os dados corretos e ter suas correlações desenhadas com propósitos claros. Quantas vezes, ao desenharmos um projeto, pensamos primeiro nas métricas esquecendo que elas são consequência de uma necessidade – sempre. Dados e ferramentas de análise já não são mais problemas. Os dados estão disponíveis e existem aplicações para qualquer necessidade. O grande desafio é ter a certeza de que o Portfólio de Projetos trará soluções de valor que propiciem a tomada de decisão. Busque o valor dos dados. O poder deles é enorme, mas se perder em meio à tantas opções é fácil e as vezes tentador.

11. Falta de experiência técnica requerida

Imagine ter todas as condições acima em perfeito estado para a Transformação Digital. Imagine ter uma estratégia digital definida. Imagine ter identificado a Jornada Digital de seus Clientes e ter a empresa ciente e engajada neste processo. Sem um time com as competências técnicas necessárias, nada poderá ser feito e todo o seu esforço será em vão. Algumas tecnologias são muito novas e precisam de especialistas que consigam guiar a gestão frente aos desafios tecnológicos que irão surgir. Desenvolvedores,

Analistas de Negócios, Analistas Web, Especialistas UX e por aí vai. Cada estratégia vai demandar um conjunto de cérebros que em muitos casos são difíceis de se encontrar. Busque parceiros com estes recursos disponíveis. Na maioria das vezes, perder tempo atrás das moscas brancas leva tempo, gasta muito e não tem o retorno esperado.

12. Limitações impostas por Segurança da Informação

Segurança da Informação deixou de ser uma área opcional dentro das empresas. Conforme as aplicações evoluem mais investimento é demandando para manter o principal ativo seguro (a Informação). Ignorar Segurança da Informação é comparável ao não trancar a porta da empresa ao sair no final do dia. Entretanto, o limite entre o risco aceitável e o inaceitável é muito tênue. Na dúvida não corra nenhum risco, mas o melhor mesmo é investigar à fundo cada barreira imposta até se achar um caminho prudente. Na maioria dos casos, o caminho seguro existe. Pode não estar tão claro, mas quase sempre existe. O que não se deve permitir é o congelamento das ações por não dedicar tempo na avaliação de soluções. Resumindo, Segurança da Informação impõe uma limitação (trabalho deles) e se aceita sem buscar novos caminhos. Com o tempo, as soluções se tornam limitadas e quando se dá conta, se figura entre as empresas mais atrasadas em determinado seguimento.

13. Limitação de orçamento

Com certeza já ouvimos alguém dizendo que dinheiro é solução e não problema. Essa frase funciona muito bem quando temos o dinheiro não é mesmo? Infelizmente, a realidade é que trabalhamos sempre tendo que optar onde investiremos nossos recursos. Realizar uma transformação digital, como a própria expressão sugere não é algo simples e muito menos barato. Novas tecnologias, novas contratações, treinamentos e uma série de outras linhas de custo que se não forem bem planejadas irão se tornar barreiras no processo. O segredo é investir em planejamento. Se o processo de orçamento anual de organização começa em julho do ano anterior, antecipe suas análises e propostas para maio. O quanto antes você der visibilidade embasada dos recursos que necessitará mais fácil será os ter garantidos.

Fique à vontade para comentar. Será um prazer ler suas opiniões sobre o tema.

Um grande abraço,

Rafael Roquette.