Gestão de Projetos em Agricultura

É o seu primeiro projeto agrícola. Gostaria de começar a atividade, ou mesmo necessita diversificar ou intensificar a produção na sua empresa. Necessita de adotar novas tecnologias ou pretende iniciar uma nova gama de produto, forma de processamento... parece-me que tem em mãos uma grande empreitada!

Desde que me licenciei, há mais ou menos 7 anos, o meu trabalho tem sido gerir internamente projetos agrícolas, ou seja, gerir a mudança na empresa agrícola - aquilo que vai para além da produção diária e rotineira. São necessárias algumas técnicas e ser-se metódico com as decisões. Outras vezes é necessário ser-se resiliente e responder rapidamente aos problemas.

Aqui ficam algumas notas minhas sobre gestão de projeto agrícolas e porque adotei algumas técnicas da gestão Agile - algo inusitado. Espero também convencê-lo a tomar decisões mais racionais, nada mais satisfatório do que saber que não existem remorsos - todas as decisões foram as melhores a todo o momento. A receita para finalizar com sucesso o projeto!

1. Como gestor de projeto há muito a processar ao mesmo tempo: gerir efetivamente todas as tarefas que concernem a instalação da cultura, a preparação de acordos, construção e treino de equipas pode parecer um caminho demasiado duro. Aprendi, com o tempo que metodologias que parecem fora da caixa nos podem ajudar: primeiro organizar o trabalho, estabelecer marcos, calendários e um plano completo com os recursos, custos e retornos esperados. Depois realizar uma análise de riscos, importante porque a produção agrícola comporta variáveis e riscos, cuja única maneira de gerir é a construção de um bom plano para minimizar o seu impacte e probabilidade são essenciais! Por exemplo, em caso de escassez de um fertilizante... que alternativas possuímos!
2. Muita da informação de mercado, especialmente se se trata de um projeto de instalação de uma cultura nova, é crucial: vendedores, preços e calendário praticados, quota de mercado disponível e estratégias de posicionamento. Informações são tão preciosas que muitas das vezes estão guardadas a sete chaves. Se existe dinheiro para tal, pode comprar estudos de mercado ou comissionar, mas muitas das vezes torna-se dispendioso. A consulta de anuários agrícolas (como o da EDIA, em Portugal) ou relatórios anuais como os da FAO, ou mesmo as estatísticas agrícolas do setor são disponibilizadas de forma gratuita pelas entidades estatísticas. A sua consulta permite uma boa base para lançar o projeto com a expectativa mais real e na direção correta.
3. Uma estratégia em agricultura deve ser clara, mas ágil, tanto em ações como objetivos e revista as vezes necessárias. É por essa razão que é tão fundamental acautelar os riscos. Mas mais que isso, provavelmente o projeto agrícola necessitará de vários serviços pontuais: movimentação de terras, instalação do sistema de irrigação, trabalho temporário, construção e desenvolvimento de marca... são exemplos. Todos estes elementos devem ser organizados e contactados a tempo e horas para que tudo ocorra no tempo certo. A agricultura tem sempre um prazo temporal - a janela de oportunidade de trabalho - a natureza não espera! Não vai resolver tudo, mas uma boa estratégia e um plano calendarizado ajudam a que tudo corra o melhor possível.
4. Depois de recolhidos os dados de mercado e necessidades pode ser feito o calculo do custo/benefício, retorno, rentabilidade e rendibilidade. Este tipo de métricas é necessária tanto para concorrer a fundos públicos, como bancários, seguros de produção, apresentar a investidores ou mesmo (no caso do consultor) apresentar para aprovação da estratégia e plano. Em casos especiais de instalação de culturas permanentes devemos ainda acautelar os calendários de pagamentos dos empréstimos, período de carência e outros fatores que podem impactar a sustentabilidade da empresa ainda antes de começar a produzir! É por isso vital um plano robusto de financiamento que detalhe todas as várias modalidades e a melhor estratégia financeira para a empresa.
5. No momento da instalação entram em jogo as especificações. As especificações serão a base para avaliar o progresso e qualidade do trabalho que é feito, serve para detectar desvios e perigos. Devem ser acordadas antecipadamente entre o gestor do projeto e os fornecedores de material e serviços. Para além disso devem ser controladas diariamente e, no mínimo, clarificadas antes de iniciar cada fase de instalação/produção. O conjunto do cumprimento das especificações (incluindo datas) são o garante da entrega de um projeto com a qualidade estabelecida no inicio - se o nível inicial de qualidade é elevado e todas as especificações conduzem a um nível excelente. A falha deve diagnosticada com antecedência e resolvida!
6. Como garantimos a qualidade? Monitorizamos diariamente. É aqui que a forma como gerimos o projeto é importante. Uma gestão waterfall pura, por exemplo pode desencadear paragens e constrangimentos. Ao longo da minha experiência aprendi que monitorizar o cumprimento e as ameaças é importante, mas ter a agilidade necessária para responder em tempo útil, utilizando os recursos da melhor maneira possível é crucial. Algumas estratégias "fora da caixa" da metodologia Agile podem por exemplo ser utilizadas para priorizar ações e gerar valor para o projeto diariamente! O backlog de um projeto agrícola é tão só um mapa que nos indica precisamente "O que fazer imediatamente".
7. A gestão de projetos agrícolas é crucial pelo que referi anteriormente: escassez do recurso tempo! O calendário não espera e atrasos e más decisões empilham-se até afogar o processo.

Mantenha-se em movimento, mas seja racional, gere valor e esteja atento à sustentabilidade financeira do projeto.

Será um orgulho ver as primeiras embalagens nas prateleiras, o primeiro litro de azeite engarrafado, o primeiro contrato de fornecimento!