La signature électronique
Partie intégrante de la digitalisation / dématérialisation de notre quotidien, la signature électronique fait gagner un temps précieux et simplifie les processus, aussi bien en entreprise qu'en privé.
Car oui, la signature électronique s’applique à tous les documents que vous pouvez signer à la main : les contrats de location, contrats de vente, contrats de travail, devis, etc.
Mais, attention ! Toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Pour la loi suisse (ndr : pour qui signature « électronique » et « numérique » sont identiques – ce qui n'est pas toujours le cas ⚠️), il existe plusieurs signatures : la signature électronique, la signature électronique avancée, la signature électronique réglementée et la signature électronique qualifiée. Plus de détails
Les 4 principales appellations « signature électronique »
1. La signature électronique ou signature numérique ou digitale
En suisse, seule la signature électronique qualifiée (QES) possède la même valeur légale que la signature manuscrite. Elle permet de prouver l’intégrité du document signé, autrement dit la garantie que son contenu n’a pas été modifié, ainsi que l’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.
Heureusement, peu de transactions requièrent une signature électronique qualifiée. D'autres types de signatures électroniques peuvent donc être utilisés.
Sur une signature électronique, le nom peut être écrit en toutes lettres plutôt que « dessiné » car ce qui compte ce n'est pas l'apparence, mais les sécurités technologiques invisibles.
Le format PDF est le seul standard reconnu en Europe qui inclut les éléments de signature directement dans le fichier lui-même.
2. La signature électronique manuscrite
On entend par signature électronique manuscrite, le fait de signer manuellement à l'aide d'un dispositif électronique. Exemple : lorsque vous signez à la réception d'un paquet DHL à l'aide d'un stylet.
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Ce n'est pas une signature électronique aux yeux de la loi, et n’a de ce fait, aucune valeur légale, car peut ne pas être directement liée à son signataire. Aucun lien établi n'existe entre la personne qui a signé et la signature.
3. La signature manuscrite numérisée
Vous imprimez un document, vous le signez avec votre plus beau stylo et vous le scannez ou le photographiez. Ce que vous avez est une copie numérique d'un document avec votre signature. Ce n'est pas un original, et il n'est pas considéré comme tel.
Heureusement, c'est une pratique généralement acceptée, mais gardez toujours l'original dans un classeur !
ASTUCE | Sur Mac vous pouvez signer sur un bout de papier, le faire scanner par l'appareil photo du mac et ajouter la signature sur le PDF existant. Ou signer sur le Trackpad. Le document PDF ne sera plus modifiable par la suite. Sur PC, il vous faudra Adobe Acrobat.
4. La signature numérique dans un e-mail
Une signature numérique jointe à un message électronique offre une couche de sécurité en garantissant au destinataire que vous, et non un imposteur, avez signé le contenu du message. (Aucun lien avec votre signature dans l'e-mail bien sûr).
Cet identifiant numérique ressemble en général à une petite étoile bleue avec un vu (Apple Mail) ou un ruban orange et rouge (Outlook) affichée à côté de l'expéditeur.
Par où commencer
Si vous voulez faire les choses « bien », sachez qu'en suisse, seules 4 institutions peuvent délivrer des signatures électroniques qualifiées (QES) à ce jour :
Mais des solutions Cloud, plus accessibles, sont utilisables dans la plupart des cas, comme celle d'Adobe avec Acrobat Sign.