En materia de viajes de empresa, el papel del gestor de viajes es fundamental. Esta persona es la responsable de diseñar políticas de viaje estratégicas, supervisar los gastos y garantizar la seguridad de quienes viajan, por lo que desempeña un papel esencial en la optimización de la experiencia de viaje. Esta guía profundiza en las responsabilidades principales de los gestores de viajes de empresa, aborda la importancia de las políticas de viaje y explica por qué su experiencia es crucial para el éxito del negocio.
Suelen encargarse de la gestión de los gastos, negociar contratos con proveedores y colaboradores, y hacer un seguimiento de las necesidades de las personas que viajan. En el siguiente artículo, hablamos de lo que hace un gestor de viajes, cuáles suelen ser sus cuatro tareas principales y por qué sus habilidades son importantes para los viajes de trabajo.
¿Qué es un gestor de viajes de empresa?
Es una persona que desempeña un papel esencial en una empresa, pues es la responsable de diseñar políticas de viaje, gestionar los servicios y elegir la agencia de viajes corporativos adecuada.
Da prioridad al bienestar del personal que viaja y se asegura de que cumple la política de la empresa.
Dado el dinamismo del panorama actual, los gestores de viajes de trabajo se están convirtiendo en una inversión estratégica para empresas de todos los tamaños por su experiencia en la mejora de la eficiencia de los viajes de trabajo.
Después de un viaje, el gestor analiza los datos y los usa para optimizar y mejorar los próximos viajes. Esta figura debe contar con excelentes habilidades de comunicación y organización, y tener la capacidad de pensar de forma estratégica.
Antes, esta función la desempeñaba la persona responsable de la oficina o alguien del departamento de Recursos Humanos que organizaba viajes, además de cumplir con sus otras responsabilidades. Hoy en día, cada vez más empresas de cualquier tamaño reconocen las ventajas de tener una figura específica para la gestión de viajes de empresa.
Este puesto cobra sentido en todas las empresas cuya plantilla viaja con frecuencia.
¿Qué hacen los gestores de viajes de empresa?
Algunas de sus tareas principales son las siguientes:
1. Diseñar planes de viaje estratégicos
Las personas encargadas de la gestión de viajes de empresa desempeñan un papel decisivo en la supervisión de los planes y servicios de viaje. Se encargan de las reservas directamente, ayudan al personal a cumplir la política de viaje y gestionan todo lo relacionado con el transporte, el alojamiento, el seguro, el visado y más. Guiándose por la política de viaje, los gestores consiguen las mejores ofertas y garantizan la coherencia en la categoría de los hoteles y la clase de viaje.
2. Controlar el presupuesto y gestionar los gastos
Las personas encargadas de la gestión de viajes establecen límites de gasto para simplificar el control financiero, se ocupan de los gastos que se hacen en el destino y gestionan las tarjetas de crédito, un tema de lo más imprevisible. Buscan el equilibrio entre la necesidad de controlar los costes y respetar la moral del personal. Gracias a su experiencia, aportan información valiosa a través de sus previsiones e informes de gastos con el fin de garantizar un uso óptimo del presupuesto.
3. Tomar decisiones informadas basadas en el análisis de datos
Además de definir una política de viaje exhaustiva, los gestores analizan los datos de los viajes pasados para tomar decisiones informadas sobre el futuro. Al realizar encuestas y recopilar datos, identifican patrones y áreas de mejora. Evalúan la rentabilidad de los viajes de negocios analizando conjuntos de datos fiables, lo que permite perfeccionar continuamente las políticas de viaje.
4. Estar al día de los avances tecnológicos
En el contexto en constante evolución de la tecnología de viajes de negocios, los gestores se mantienen a la vanguardia para mejorar la eficiencia. Las herramientas de reserva modernas, como Booking.com for Business, y los avances tecnológicos permiten al personal reservar viajes conformes con la política de empresa. Así, se combina la autonomía con el cumplimiento de las normas. Este enfoque proactivo garantiza una experiencia de viaje perfecta y permite a los gestores de viajes centrarse en aspectos estratégicos.
Los desafíos de los gestores de viajes
1. Falta de control
Cuando alguien reserva directamente en sitios externos no está pensando en la política de viaje. Se podrían considerar "rebeldes" y, a menudo, los gestores de viajes no conocen estas infracciones hasta que la persona empleada vuelve de su viaje y presenta sus gastos.
¿Por qué es un problema?
Porque se pierde el control de los viajeros y plantea conflictos con el deber de asistencia: ¿cómo puedes asegurarte de dónde se encuentran si la reserva no está dentro de tu sistema? Sin control, los informes también se convierten en un problema y es más difícil obtener los costes de estos viajes, ya que solo dispones de los datos después de que se hayan enviado los gastos.
Cómo superar el desafío:
No es fácil recuperar el control de los viajeros y, en particular, de quienes optan por ignorar la política de viaje, pero las investigaciones demuestran que la comunicación visual es mucho más eficaz que la comunicación escrita. Según los estudios, las imágenes en color aumentan la disposición de una persona a leer un contenido en un 80%. De este modo, puedes atraer al personal que viaja con la esperanza de que esté más dispuesto a leer/ver tu política y cumplirla.
Intenta crear una versión más visual de tu política de viaje que sea fácil de entender y de seguir. Puede que la falta de compromiso sea la verdadera razón del desafío al control.
2. Poca visibilidad de los datos
Cuando los datos se distribuyen por toda la organización utilizando múltiples sistemas es casi imposible obtener una imagen completa de lo que realmente está sucediendo.
¿Por qué es un problema?
Es muy importante poder acceder a datos de calidad y combinarlos para crear informes oportunos y precisos. Más de una cuarta parte de los gestores de viajes ven la declaración de gastos como un desafío fundamental.
Sin datos, es mucho más difícil involucrar a las partes interesadas de la empresa. Los gestores de viajes también deben poder profundizar en los datos para encontrar irregularidades en los gastos y ofrecer una previsión.
Cómo superar este reto:
La solución ideal sería tener todos los datos de todas las fuentes y regiones integrados en un solo sistema. Esto puede llevar mucho tiempo e inversión, que puede que no tengas.
Una solución intermedia podría ser la elección de una fuente/región principal y trabajar para recopilar datos de otras fuentes/regiones con el fin de ponerlos en común y normalizar la información para elaborar informes.
3. Frustración en los viajes de trabajo
Dejamos uno de los desafíos más interesantes para el final: frustración del personal que viaja y su nivel de satisfacción. Es un reto que divide a muchos gestores de viajes: mientras hay quien cree que la satisfacción de los viajeros es fundamental, en otros casos se inclinan más por tener a los viajeros suficientemente felices y, al mismo tiempo, mantener los costes bajos y un alto cumplimiento de la política de empresa.
Cada vez más, el personal quiere organizar los viajes de trabajo con las mismas herramientas que suelen utilizar en casa para viajes propios, y esto nos lleva de nuevo al problema de los viajeros "rebeldes". No quieren sentir que la política de viaje de la empresa les limita y, por lo tanto, no la cumplen. Por ejemplo, si encuentran por internet una opción de vuelo más barata, que también les permite ganar millas de vuelo, es poco probable que la rechacen por una alternativa menos conveniente que esté dentro de la política de empresa.
¿Por qué es un problema?
Esto provoca resentimiento y desconfianza entre viajeros y gestores de viaje. Los viajeros empiezan a ver a la figura del gestor de viajes como un obstáculo en vez de como una ayuda. Si alguien se siente así, será menos probable que reserve respetando la política.
Cómo superar el desafío:
En muchos sentidos, la respuesta es el compromiso. En la mayoría de los casos, el personal quiere hacer lo correcto para su empresa. Así que, en vez de controlar, busca soluciones que te permitan introducir sus herramientas preferidas en tu sistema.
De esta manera, el personal que viaja estará más conforme, se frustrará menos y, con suerte, se sentirá más satisfecho. Pero sobre todo, esto reduce tus desafíos, ya que al incorporar esas herramientas a tu sistema, puedes recuperar el control y obtener datos cruciales para los informes. Además, esta solución debería reducir la cantidad de reservas directas y, por lo tanto, de viajeros "rebeldes".
Con herramientas modernas, como Booking.com for Business, los gestores de viajes de empresa están mejor equipados para su cometido.
¿Por qué son importantes los gestores de viajes de empresa?
Son indispensables para superar los siguientes desafíos:
1. Mantener a raya la "rebeldía"
Cuando las personas que viajan hacen reservas no conformes con la política establecida, surgen problemas relacionados con el deber de asistencia y la elaboración de informes. La comunicación visual, como contar con una política de viaje que resulte atractiva visualmente, puede promover el compromiso de las personas que viajan y fomentar el cumplimiento de las normas.
2. Asegurar la visibilidad de los datos
Centralizar datos de diversas fuentes sigue siendo un desafío importante para los gestores de viajes. Si bien lo ideal es integrar todos los datos en un sistema unificado, las soluciones provisionales implican priorizar la recopilación de datos de las fuentes principales para crear informes completos.
3. Gestionar la frustración de quienes viajan
Lograr un equilibrio entre la satisfacción de las personas que viajan y el control de los costes es fundamental. Al integrar las herramientas preferidas en el sistema, los gestores de viajes pueden mejorar el cumplimiento, reducir la frustración y fomentar un enfoque colaborativo que beneficie a ambas partes.
La gestión de viajes de negocios y la política de viaje
Una de las principales tareas de los gestores de viajes corporativos es la creación y gestión de las políticas de viaje. Una política de viaje bien diseñada establece pautas para las reservas, los gastos y la seguridad con el fin de garantizar la uniformidad.
Las políticas de viaje agilizan los procesos, favorecen la rentabilidad y mejoran el cumplimiento, por lo que son una herramienta indispensable para quienes se encargan de gestionar los viajes corporativos.
La gestión de viajes de negocios y el deber de asistencia
El deber de asistencia, un aspecto crucial de la gestión de viajes de empresa, se refiere a la responsabilidad de velar por el bienestar de las personas que viajan. Los gestores adoptan medidas de seguridad, prestan asistencia en caso de emergencia y se aseguran de que el personal conoce las pautas de salud y seguridad. Este compromiso con el deber de asistencia no solo mejora la satisfacción del personal, sino que también mitiga los riesgos potenciales.
¿Cuál es la diferencia entre un gestor y un agente de viajes?
Los agentes de viajes facilitan las reservas; los gestores, por su parte, van más allá: diseñan políticas de viaje, gestionan los gastos y garantizan el cumplimiento de las normas. Los agentes de viajes pueden centrarse en viajes individuales, mientras que los gestores trabajan con un enfoque holístico, y se aseguran de que los viajes se realicen en un marco coherente con los objetivos y las políticas de la empresa.
¿Cuándo se debería contratar a un gestor de viajes de trabajo?
Las empresas deberían considerar contratar a una persona con este perfil cuando los viajes de negocios sean frecuentes y complejos. Los gestores añaden valor optimizando los procesos, reduciendo los costes y asegurándose de que se adopta un enfoque estratégico para los viajes de trabajo. Los beneficios de contratar un gestor de viajes superan con creces la inversión inicial en el caso de las empresas en las que los viajes están a la orden del día.
¿Qué habilidades debe tener una persona que gestione viajes de trabajo?
Para tener éxito como gestor de viajes, es necesario tener diversas habilidades. La comunicación efectiva, la capacidad de organización, el pensamiento estratégico y la adaptabilidad son primordiales. El dominio de los sistemas globales de distribución (GDS, por sus siglas en inglés), la visión financiera y la capacidad de analizar datos son habilidades adicionales que permiten a los gestores sortear adecuadamente las complejidades de los viajes de negocios.
Cómo gestionar viajes en 2024
El panorama de los viajes de empresa está evolucionando y quienes quieran dedicarse a gestionar viajes deben adaptarse a la dinámica cambiante. Es fundamental formarse, adquirir experiencia en el sector de los viajes y mantenerse al día de los avances tecnológicos. Establecer contactos con profesionales de la industria y conseguir certificaciones, como las relacionadas con GDS, mejora la credibilidad.
Mejora tus viajes de negocios reconociendo el papel fundamental que desempeñan los gestores. Su experiencia contribuye de forma significativa al éxito del programa de viajes de trabajo, ya que se encargan de diseñar políticas de viaje eficaces, gestionar los gastos y priorizar el deber de asistencia. Mantente a la vanguardia, usa la tecnología y toma decisiones estratégicas con la ayuda de una persona experta en gestión de viajes de empresa.
