Beitrag von Wael Landau

🔴📂🟢📂🔵📂💼 Die Macht der farbigen Ordner in SharePoint und Teams 💼📂🔵📂🟢📂🔴 Haben Sie genug von der gleichen alten Ordnerstruktur in SharePoint? Suchen Sie nach einer neuen und visuell ansprechenden Möglichkeit, Ihre Inhalte zu organisieren? Suchen Sie nicht weiter! Farbige Ordner werden die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien klassifizieren und darauf zugreifen, revolutionieren. 🚀 Vorteile: 🌟 🔴 Wichtigkeit zuordnen: Mit farbigen Ordnern können Sie Ihre Dokumente ganz einfach nach Prioritäten ordnen. Sie möchten etwas als dringend kennzeichnen? Weisen Sie ihm einfach eine leuchtend rote Farbe zu und es wird die Aufmerksamkeit aller auf sich ziehen! 📂 Nahtlose Erfahrung: Egal, ob Sie in SharePoint oder Teams arbeiten, farbige Ordner stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie bleiben bei Ihren Dateien, auch wenn Sie sie kopieren oder an einen anderen Ort verschieben. Verlieren Sie nie wieder den Überblick über wichtige Dokumente! 🎨 Markieren Sie Ihre Ordner: Wollten Sie schon immer bestimmte Ordner von den anderen abheben? Jetzt können Sie das! Mit farbigen Ordnern können Sie bestimmte Ordner leicht unterscheiden und hervorheben, was die Navigation zum Kinderspiel macht. Die Verwendung von farbigen Ordnern in SharePoint hat ihre Vorteile, aber wir sollten auch die Nachteile nicht vergessen. 💼 Nachteile: ⚠️ 🔵 Begrenzte Optionen: Farbige Ordner bieten zwar ein neues Maß an Individualisierung, aber die Farbauswahl ist möglicherweise begrenzt. Aber keine Angst! SharePoint bietet eine Reihe von Farben zur Auswahl, so dass Sie die perfekte Farbe für Ihre Bedürfnisse finden. 🟡 Visuelle Überlastung: Wie bei jeder visuellen Aufwertung besteht auch hier die Gefahr, dass Sie Ihre Benutzer überfordern. Denken Sie daran, farbige Ordner sparsam und strategisch einzusetzen, damit sie die Produktivität nicht behindern, sondern steigern. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass farbige Ordner SharePoint-Bibliotheken eine neue Perspektive verleihen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Inhalte zu klassifizieren, zu priorisieren und hervorzuheben wie nie zuvor. Warum sollten Sie sich also mit dem Alltäglichen zufrieden geben, wenn Sie einen Farbtupfer in Ihr Arbeitsleben bringen können? Fangen Sie noch heute an, farbige Ordner zu verwenden, und erleben Sie die Freude an der Organisation! 🔴📂🟢📁 #SharePoint #Organisation #FarbigeOrdner #Produktivitätssteigerung

Ich mag es ja, olle SharePoints aufzuräumen. Nicht, weil ich solch ein disziplinierter Organisator der kleinen Dinge wäre. Sondern weil es einfach Spaß macht, der Maschine beim Aufräumen zuzuschauen. So wie manchen ein wohliges Gefühl zunehmender Reinlichkeit überkommt, wenn man dem Defragmentierungstool zuschaut. Macht man heute ja nicht mehr. Ich "defragmentiere" also manuell eine sogenannte "historisch gewachsene" Unordnung. Da liegen Thumbnails neben Mitarbeitermagazinen, dazwischen Word-Formulare, Rechnungsscans und Betriebsvereinbarungen, hin und wieder ploppt eine abgespeicherte Mail auf, und manchmal hat ein nerdiger IT-Nerd tatsächlich den Titel der PowerPoint-Datei mit dem Dateinamen überschrieben. In der Regel steht dort nämlich sehr unterscheidbar und individuell: "PowerPoint-Vorlage"... Nun können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel nichts für dieses kreative Durcheinander. Es ist ein Problem älterer Sharepoint-Versionen. Und ein noch größeres Problem schlecht und schnell und falsch konfigurierter Webseitensammlungen. Und damit wird SharePoint zum oft unbedienbaren Friedhof unauffindbarer Daten, dabei könnte es ein millionenfacher Treiber echter #Digitalisierung und echten New Works sein. Man muss SharePoint "nur" richtig einrichten. Oft gibt es (immer noch, wir haben 2024!) keinen vernünftig eingerichteten Terminologiespeicher und keine vernünftig designten Inhaltstypen, die ihn nutzen. Mit diesen beiden Funktionen "bohren" wir SharePoint auf: Plötzlich weiß das System alles, was es wissen muss über die unterschiedlichen Dateien. Die Worddatei mit dem kryptischen Dateinamen ist eigentlich ein Antragsformular? Die PowerPoint-Datei mit den vielen "final" und "final2"-Namensbestandteilen gibt es in acht verschiedenen Versionen? Der Newsletter der Personalabteilung ist ein anderer als der Newsletter der Unternehmenskommunikation? Wenn Dokumente in #SharePoint richtig verschlagwortet werden, dann kann die Maschine sogar ein bisschen Magic: Wir brauchen nur noch einen einzigen Upload-Button - und SharePoint schiebt die Datei mit den richtigen #Metadaten an die richtige Stelle. Das, was die nicht konfigurierten SharePoints heute auch schon so machen ;) - aber eben nicht chaotisch-unkontrolliert-unauffindbar-durcheinander, sondern strukturiert-systematisch-kontrolliert-einheitlich-eindeutig. #NewWork könnte so schön sein. Digitalisierung könnte so hilfreich sein. Intranets könnten so aufgeräumt sein. Wenn man weiß, was man tut. Vielleicht sollte ich mich hier bei LI "Sharepoint-Umzugs- und Entrümpelungsservice" nennen? Dann könnt Ihr mich ruhigen Gewissens buchen. Damit sich Eure teuren SharePoint-Lizenzen auch endlich auszahlen... :)

Wer sich für die interne Kommunikation für SharePoint oder Staffbase entscheidet, sollte darauf achten, dass Mitarbeitende die Botschaften auch wirklich lesen und verinnerlichen. Worauf Sie achten sollten, erklärt unser Leiter Digitales. #Sharepoint #Staffbase #interneKommunikation

Gemeinsam im Intranet an Inhalten wie Neuigkeiten und Seiten arbeiten 🙌 Ein langersehntes Feature wird bald Einzug in die SharePoint-Welt halten - das Co-Authoring 🙏 Die Echtzeitbearbeitung - bereits bekannt von der gemeinsamen Kollaboration an Dokumenten im Microsoft 365-Ökosystem - wird nun auch bald in SharePoint-Seiten möglich sein ✅ Content-Creator können somit gleichzeitig eine Seite oder Neuigkeit bearbeiten und sehen die jeweilige Bearbeitung übersichtlich und direkt in Echtzeit 👏 Was erwartet uns ⁉️ ⏺ Das Co-Authoring wird auf alle neuen und bestehenden Seiten und Newsbeiträge ausgeweitet, so dass die Funktion für alle Nutzer gleichzeitig verfügbar ist ⏺ Nachdem ein Autor mit der Bearbeitung einer Seite begonnen hat, kann er in der Befehlsleiste sehen, ob andere Autoren ebenfalls an der Seite arbeiten ⏺ Mehrere Autoren können gleichzeitig dieselbe Seite und denselben Abschnitt bearbeiten, aber Co-Autoren können nicht gleichzeitig denselben Webpart bearbeiten ⏺ Die von den Autoren vorgenommenen Änderungen werden alle paar Sekunden automatisch gespeichert. Wenn Autoren den Bearbeitungsmodus verlassen möchten, können sie Speichern und schließen wählen ⏺ Wenn ein Autor versucht, eine Seite zu veröffentlichen oder zu posten, während andere aktiv an ihr arbeiten, erhält er eine Warnmeldung, dass andere an ihr arbeiten. Falls gewünscht, kann der Autor mit dem Veröffentlichen und Posten fortfahren. Das gleiche Verhalten gilt für die Planung und Übermittlung zur Genehmigung ⏺ Um Änderungen rückgängig zu machen, können Autoren wie bisher die Schaltfläche "Rückgängig machen" verwenden, um die letzten Änderungen des aktuellen Autors in der aktuellen Browsersitzung rückgängig zu machen. Um weitere Änderungen oder Änderungen durch andere Benutzer rückgängig zu machen, können Autoren eine frühere Version aus dem Versionsverlauf (unter Seitendetails) wiederherstellen. ⏺ Der Befehl "Als Entwurf speichern" wurde entfernt, da er nicht mehr benötigt wird, um den Entwurf für die Bearbeitung durch andere Benutzer einzuchecken. Dieses neue Feature wird Anfang August ausgerollt und sollte spätestens gegen Ende August verfügbar sein 🕑 Quelle: https://lnkd.in/eQRgzHVr (Microsoft 365 Admin-Center) 📑

Excel und Word mit eigenem Layout nutzen - Digitalisierung im Office-Bereich 💻 Word und Excel sind unverzichtbare Tools im Büroalltag, sei es für Daten oder Texte wie Arztbriefe. Häufig investieren wir viel Zeit und Engagement, um Vorlagen anzupassen und das Layout unseren Bedürfnissen anzupassen. Doch sobald die Digitalisierung ins Spiel kommt, werden Excel und Word oft durch systemeigene Editoren ersetzt, was zu einer mühsamen manuellen Übertragung der Daten führt und oft das Layout beeinträchtigt. 🤔 Ein weiteres Problem ist die Konsistenz bei der Neu-Erstellung von Word- oder Excel-Dokumenten, da kleine Abweichungen sichtbar bleiben und Bedenken zur Manipulationssicherheit aufkommen können. ❓ Was wäre, wenn das Layout in Word und Excel vom Benutzer vorgegeben werden könnte und die Daten automatisch und manipulationssicher in die entsprechende Datei eingefügt werden könnten? ACCIO geht diesen innovativen Weg: Wir nutzen die Programme Word und Excel, anstatt Dateien mühsam nachzubilden. Ausgangspunkt ist immer ein vom Kunden vorgegebenes Template, in das wir automatisch die passenden Daten einladen. ⏳ Stundenlanges Umformatieren und Erstellen von Word- und Exceldateien gehört der Vergangenheit an. Mit ACCIO können Sie Ihre Ressourcen und Zeit effizienter nutzen und sich auf sinnvolle Tätigkeiten konzentrieren. 💡 Brauchen Sie dazu ein neues Digitalisierungssystem? In den meisten Fällen nicht. Wir können Daten aus vorhandenen Datenbanken extrahieren und automatisch neue Reports erstellen, sobald ein neuer Datensatz vorliegt. ✅ Interessiert an einer effizienten Digitalisierung Ihrer Office-Prozesse? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen! #Digitalisierung #OfficeEffizienz #accio #inspect #digital

💡 Alle reden über KI, und ich tippe Freigabedaten manuell in die Fusszeile 🙈 Gerade habe ich ein etwas in die Jahre gekommenes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 für einen Kunden bearbeitet. Die Dokumentation stammt aus dem Jahr 2008 und basiert komplett auf Word und Excel. Klingt erstmal solide, oder? Aber das richtig tolle daran (Ironie off): Der damalige Ersteller hat sich entschieden, die Freigabedaten sowohl in der Fusszeile als auch im Inhaltsverzeichnis zu hinterlegen. 🤯 Das bedeutet, jede Änderung erfordert doppelte, manuelle Anpassungen. Einmal das Datum in der Fusszeile ändern, dann rüber zur Dokumentenmatrix und dort nochmal anpassen. Zeitintensiv und fehleranfällig! Vor 10 Jahren hätte ich das noch ohne Weiteres hingenommen – aber heute? Da schmerzt es doppelt, weil ich weiß, wie einfach es mit modernen Tools wie Microsoft 365 und SharePoint geht. Und nein, das ist nicht mal KI, sondern schlicht ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem mit automatisierten Workflows. 🚀 📌 Wie oft habt ihr euch schon bei solchen administrativen Aufgaben gefragt, ob das wirklich noch zeitgemäss ist? Bei Business Support AG zeigen wir dir, wie du ein digitales Managementsystem in SharePoint aufbaust – oder eine massgeschneiderte App im Low-Code-Verfahren, die genau zu deinen Anforderungen passt. P.S.: Als KVP schlage ich übrigens vor, die Dokumentenlenkung so anzupassen, dass das Freigabedatum nur noch auf dem Dokument selbst steht. 😊

🚀 Top 5 Gründe für die Competence Map 🚀  Warum sollte die Competence Map Teil eures Unternehmens werden? Hier sind unsere Top 5 Gründe: 1️⃣ Schnelle Kompetenzfindung  Nie wieder lange nach dem richtigen Ansprechpartner suchen! Mit der Competence Map findet ihr innerhalb von Sekunden die passenden Kollegen für jedes Projekt. 🔍     2️⃣ Nahtlose Integration in SharePoint  Unsere Competence Map lässt sich mühelos als Webpart in euer bestehendes SharePoint-Intranet einbinden – ohne großen Aufwand und sofort nutzbar. ⚙️     3️⃣ Zeit- und Effizienzgewinn  Durch eine zentralisierte Übersicht der Mitarbeiterkompetenzen spart ihr Zeit und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen. 💼⏱️     4️⃣ Anpassbar an eure Bedürfnisse  Keine starren Standardlösungen! Die Competence Map kann individuell auf die Anforderungen eures Unternehmens zugeschnitten werden, damit sie genau das bietet, was ihr braucht. 🎯     5️⃣ Standortübergreifende Zusammenarbeit  Die interaktive Karte zeigt, wo sich eure Mitarbeiter befinden und macht standortübergreifende Zusammenarbeit noch einfacher! 🌍🤝   Neugierig? Kontaktiert uns für mehr Infos oder eine Demo! #CompetenceMap #Nocoja #SharePoint #Effizienz #Produktivität #Webpart #Intranet 

PDFs im Büro: Wer kennt sie nicht? 😅 Sie öffnen die „wirklich_final_final_v3.pdf“, aber auf diesem Rechner fehlt natürlich das Bearbeitungstool 🛠️. Sie wollen nur eine kleine Änderung vornehmen, doch stattdessen heißt es: „Schreibgeschützt.“ 🔒 Dann der Klassiker: Die Datei ist riesig, lässt sich nicht komprimieren und blockiert den E-Mail-Postausgang ✉️. Und beim Drucken? Plötzlich verschwinden alle Formatierungen 🖨️📄. Aber keine Sorge – bei megasoft® IT haben wir für jedes dieser kleinen PDF-Dramen eine Lösung parat! 🎉 In unserem 𝗻𝗲𝘂𝗲𝘀𝘁𝗲𝗻 𝗕𝗹𝗼𝗴 teilen wir einen echten Gamechanger, der Ihnen den PDF-Alltag erleichtert. 𝗝𝗲𝘁𝘇𝘁 𝗿𝗲𝗶𝗻𝘀𝗰𝗵𝗮𝘂𝗲𝗻 𝘂𝗻𝗱 𝗙𝗿𝘂𝘀𝘁 𝘀𝗽𝗮𝗿𝗲𝗻! 👀✨ https://lnkd.in/e5hXbN4d #Digitalisierung #Effizienz #Produktivität #ITsolutions #Business #Büroalltag

Excel und Word mit eigenem Layout nutzen - Digitalisierung im Office-Bereich 💻 Word und Excel sind unverzichtbare Tools im Büroalltag, sei es für Daten oder Texte wie Arztbriefe. Häufig investieren wir viel Zeit und Engagement, um Vorlagen anzupassen und das Layout unseren Bedürfnissen anzupassen. Doch sobald die Digitalisierung ins Spiel kommt, werden Excel und Word oft durch systemeigene Editoren ersetzt, was zu einer mühsamen manuellen Übertragung der Daten führt und oft das Layout beeinträchtigt. 🤔 Ein weiteres Problem ist die Konsistenz bei der Neu-Erstellung von Word- oder Excel-Dokumenten, da kleine Abweichungen sichtbar bleiben und Bedenken zur Manipulationssicherheit aufkommen können. ❓ Was wäre, wenn das Layout in Word und Excel vom Benutzer vorgegeben werden könnte und die Daten automatisch und manipulationssicher in die entsprechende Datei eingefügt werden könnten? ACCIO geht diesen innovativen Weg: Wir nutzen die Programme Word und Excel, anstatt Dateien mühsam nachzubilden. Ausgangspunkt ist immer ein vom Kunden vorgegebenes Template, in das wir automatisch die passenden Daten einladen. ⏳ Stundenlanges Umformatieren und Erstellen von Word- und Exceldateien gehört der Vergangenheit an. Mit ACCIO können Sie Ihre Ressourcen und Zeit effizienter nutzen und sich auf sinnvolle Tätigkeiten konzentrieren. 💡 Brauchen Sie dazu ein neues Digitalisierungssystem? In den meisten Fällen nicht. Wir können Daten aus vorhandenen Datenbanken extrahieren und automatisch neue Reports erstellen, sobald ein neuer Datensatz vorliegt. ✅ Interessiert an einer effizienten Digitalisierung Ihrer Office-Prozesse? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen! #Digitalisierung #OfficeEffizienz #accio #inspect #digital

🔍 Kennt ihr das? Stundenlanges Suchen im SharePoint oder auf Laufwerken? Wir alle wissen, wie frustrierend es sein kann, die richtigen Informationen im richtigen Moment zu finden. Aber keine Sorge – wir bei aiconver GmbH haben die Lösung! 🚀 Mit unserem KI Concierge erhalte ich automatisch die passenden Informationen zur richtigen Zeit. Egal ob ich eine Präsentation erstelle, an einem Storyboard arbeite oder nach inspirierendem Content suche – unser KI-Tool unterstützt mich effizient und zielgerichtet. 🙌 Dabei zeigt es mir auch immer die Quelle an, sodass ich schnell und unkompliziert in das Dokument wechseln kann. Weniger suchen, mehr finden. So geht smarte Arbeit heute! 💡✨ #aiconver #KIConcierge #Effizienz #Innovation #SmartWork #Digitalisierung