Mit diesen 6 Schritten rockst du jedes Online Meeting!

Ob Agiler Coach, Workshopleiter, Trainerin, Moderatorin oder Meetingowner – in Zeiten von Corona haben viele von uns die neue Herausforderung, Meetings, Trainings, Workshops oder Termine bestmöglich digital abzubilden. Natürlich geht es zunächst um die grundsätzliche Frage nach dem passenden Tool, aber in diesem Artikel möchten wir vielmehr darauf eingehen, wie mit einzelnen Techniken und kreativen Ideen Interaktion zwischen den Teilnehmenden gefördert werden kann.

Glücklicherweise wurde bei Axel Springer Office 365 (jetzt Microsoft 365) bereits vor einigen Jahren flächendeckend ausgerollt und mobiles Arbeiten immer mehr zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Remote Meetings haben sich nach und nach zur Selbstverständlichkeit entwickelt, jedoch war es unvorstellbar Workshops, Retrospektiven und andere Formate, die einen interaktiven Charakter haben und den Fokus auf die Zusammenarbeit der Gruppe legen, online abzubilden. Denn wie soll das gehen bei der Liebe zu kreativen Sessions, Post-It`s, Gruppenarbeit, hitzigen Diskussionen und einem gemeinsamen Kaffee (oder Club Mate) zwischendurch?

In der aktuellen Zeit haben wir jedoch keine Wahl zwischen remote und Präsenz-Meeting, also kommt Microsoft Teams täglich zum Einsatz. Das wird in den rasant steigenden Nutzungszahlen deutlich sichtbar, allerdings sagen die Zahlen alleine nichts über die Qualität der Meetings und ihren Output, die Zufriedenheit der KollegInnen usw. aus.

Daher bieten wir als Teil des Teams “Collaboration, Learning & Transformation” von People & Culture bei Axel Springer ein Webinar an, um einige Tipps & Tricks für gute Online Meetings und Workshops mit Microsoft Teams mit unseren KollegInnen zu teilen.

Die wichtigsten Tipps möchten wir an dieser Stelle auch mit euch teilen und freuen uns über eure Anregungen, Meinungen und weitere Hacks!

1. Richte deinen digitalen Meetingraum ein! Wie den physischen Meetingraum gilt es den digitalen Arbeitsraum und das Umfeld bestmöglich vorzubereiten.

2. Gib den Teilnehmern Orientierung! Um den Teilnehmenden zu Beginn die benötigte Orientierung zu geben, kannst du folgendes tun:

Starte schon einigen Minuten vor dem Meeting. Teile deinen Bildschirm inklusive einer Startfolie schon kurz bevor das Meeting anfängt, um den Teilnehmenden eine Orientierung zu geben, in welchem Termin sie sich befinden. An dieser Stelle können auch schon einige Spielregeln für das Meeting mitgegeben werden  wie zum Beispiel stumm schalten, Kamera an oder aus usw.

Gib den Teilnehmenden eine Einführung in das genutzte Tool. Teile deinen Bildschirm und erkläre der Gruppe zu Beginn die wichtigsten Funktionen des Tools, die sie für das Meeting benötigen. Binde die Zuhörer aktiv mit ein und lasse sie z.B. als Vorbereitung im Chat eine Einstiegsfrage beantworten, wie z.B. „Wie geht es dir heute?" oder „Was erwartest du von dem heutigen Training?“. Um dem Ganzen einen Spaßfaktor zu verleihen, können die TeilnehmerInnen die erste Frage auch mit einem passenden GIF beantworten.

3. Wecke die die Gruppe auf!

Wie in einem Face-to-Face Meeting oder Training braucht die Gruppe ein Warm-Up zum Kennenlernen oder einen Wachmacher zwischendrin. Dafür gibt es unzählige Ideen, wie sich dies umsetzen lässt. Hier findest du drei Anregungen:

"Question Round"

Um die Anonymität in einem Webinar abzubauen ist es schön, wenn die TeilnhmerInnen sich untereinander kennenlernen und nicht „nur Konsument“ Deines Vortrags sind. Teile ein PowerPoint Slide, auf der unterschiedliche Fragen zur Inspiration festgehalten sind, wie z.B.: „Wann hast du das letzte Mal etwas zum ersten Mal gemacht?“ oder „Wieviele Füße gibt es in deinem Haushalt?“ und richte das Wort gezielt an einzelne Beteiligte. Sobald er oder sie die Frage beantwortet hat, dürfen sie die nächste Frage an einen weiteren Teilnehmer stellen und so weiter, bis jeder einmal zu Wort gekommen ist. Auf diese Weise gibst du die Verantwortung für die Interaktion an die Gruppe ab und sorgst für eine höhere Aufmerksamkeit.

„Wer hat alles“

Hier geht es darum, Gemeinsamkeiten untereinander herzustellen und im besten Fall auch die Scheu vor der Kamera abzubauen. So kannst du als ModeratorIn unterschiedliche Fragen stellen wie: „Wer von euch trägt heute eine rote Hose?“ (auch wenn dies höchstwahrscheinlich recht selten der Fall ist) oder „Wer hat schon mal einen Fallschirmsprung gewagt?“. All diejenigen, auf die diese Aussage zutrifft, sollen ihre Kamera anschalten und „hier“ rufen.

"Gemeinsames Zählen"

Dieser Energizer macht die ZuhörerInnen direkt mit den besonderen Herausforderungen im Webinar vertraut: Es kommt darauf an, sich gegenseitig ausreden zu lassen und nicht durcheinander zu sprechen. Ziel ist gemeinsam z.B. bis 20 zu zählen und das (Achtung!) ohne Überschneidungen. Beginne als ModeratorIn mit der „1“, fordere die TeilnehmerInnen auf nacheinander weiterzuzählen und dann warte ab was passiert ;-).

4. Spiel den Ball an die Teilnehmenden!

Während des Meetings oder Trainings sollten die Teilnehmenden und ihre Fragen im Blick behalten werden.

Anders als in einem Face-to-Face Training oder Meeting ist es für dich als ModeratorIn schwieriger Reaktionen in den Gesichtern der KollegInnen abzulesen. Oft sind die Kameras ja sogar ausgeschaltet. Umso wichtiger ist es, dass du dich regelmäßig rückversicherst, ob das von dir Gesagte verständlich war und ob es noch Fragen gibt. Fordere die Teilnehmenden auf, in den Chat zu schreiben und kontrolliere diesen regelmäßig. Aufkommende Fragen sollten von dir laut vorgelesen werden. So signalisiert du Wertschätzung für das Gesagte und die anderen Mitglieder haben die Möglichkeit daran anzuknüpfen. Einige TrainerInnen nutzen den Chat hingegen bewusst nicht, um mit der Aufmerksamkeit komplett bei der Gruppe zu sein und sich und die Teilnehmenden nicht abzulenken. Die Entscheidung hängt stark vom Thema ab und sollte individuell getroffen werden.

5. Lass die Kreativität sprühen!

Post-It´s kleben geht auch digital! Für das gemeinsame Entwickeln von Ideen oder Sammeln von Themen nutzen wir diese drei Funktionen:

Die pragmatischste Lösung: Eine geteilte PowerPoint Präsentation. Lass die Gruppe in einem von dir erstellten Dokument gemeinsam Inhalte erarbeiten. Du kannst beispielsweise digitale Post-It`s vorbereiten, die die TeilnehmerInnen beschreiben sollen.

Das Whiteboard in Microsoft Team. Aufgrund der aktuell noch sehr rudimentären Möglichkeiten, die dieses Feature (zumindest unter MacOS) bietet, eignet es sich vorrangig für z.B. kurze Positionierungsfragen.

Projektboards in Mural. Unser neues Lieblingstool für visuelle Collaboration. Mural bietet ein unendliches großes Whiteboard mit Sticky Notes, Vorlagen für verschiedene Zwecke wie Retrospektiven, Priorisierungsmatrixen usw. und macht einfach Spaß!

Egal welches Tool du nutzt, es braucht immer eine klar vorgegebene Struktur auf der digitalen Arbeitsfläche und eine gute Erklärung der Aufgabe!

6. Splitte die Gruppe in kleine Teams!

In Face-to-Face Trainings oder Workshops wird häufig Gebrauch von Gruppenarbeit gemacht. Auch in einem Online Format lässt sich diese Form des Austausches unter den Teilnehmenden umsetzen. Da wir aus Datenschutzgründen kein Zoom nutzen, setzen wir die beliebte Breakout Rooms-Funktion mit Microsoft Teams folgendermaßen um:

1.    Erstelle für jede Gruppe eine weitere Teams-Besprechung und teile den entsprechenden Besprechungslink im Chat oder in einem geteilten Dokument. Die Teilnehmenden können sich dann in der von dir vorgegebenen Zeit in ihrer Gruppe zurückziehen und du als Moderator kannst dich je nach Bedarf hinzuschalten. Das Zurückkommen in die Hauptbesprechung ist auch kinderleicht.

2.    Sollte es auch über das Webinar hinaus sinnvoll sein, sich mit den TeilnehmerInnen des Trainings auszutauschen, erstelle ein neues Microsoft Team und nutze einzelne Kanäle für jede der Breakout-Gruppen, die sich dort über die Sofort-Besprechungsfunktion zusammentelefonieren können. Dieses Video erklärt ausführlich wie das funktioniert.

3.    Und wenn es mal ganz schnell gehen soll, erstelle einen Gruppenchat für jede Kleingruppe. Im Idealfall sind die Teilenehmenden so sicher in der Anwendung von Microsoft Teams, dass sie diese Aufgabe für dich übernehmen und sich schnell zusammentelefonieren.

Damit solltest du gut ausgestattet sein für dein nächstes Online-Meeting oder Training!

Wir wünschen dir viel Spaß beim Ausprobieren und freuen uns, wenn du deine Erfahrungen und Tipps mit uns teilst!

Swetlana (Heidebrecht) und Simone (Hennemann)