Die E-Rechnung naht!

Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025 grundsätzlich verpflichtend. Worauf zu achten ist und welche Übergangsfristen gelten erfahren Sie in unserem Überblick.

Nutzen Sie die noch verbleibenden Monate bis zum Jahreswechsel, um sich auf den Austausch von E-Rechnungen vorzubereiten. Insbesondere die verpflichtende Empfangsbereitschaft für Eingangsrechnungen ist zu beachten.

Hintergrund

Im Rahmen der ViDa-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant. Die Einführung vor 2030 ist jedoch nicht zu erwarten. Vor diesem Hintergrund wird die „E-Rechnung“ bereits vorab für inländische Umsätze verpflichtend eingeführt.

Der Begriff „E-Rechnung“

Zukünftig ist zwischen einer elektronischen Rechnung (sog. „E-Rechnung“) und einer „sonstigen Rechnung“ zu unterscheiden.

Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Hierdurch ist eine elektronische Verarbeitung möglich. Dieses strukturierte Format hat der europäischen Norm gemäß Richtlinie 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931) zu entsprechen.

Unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“ sind zukünftig sowohl Papierrechnungen als auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) zu subsumieren. Damit gilt eine Rechnung im PDF-Format zukünftig nicht mehr als elektronische Rechnung gemäß den neuen Gesetzesbestimmungen.

Anwendungspflicht bei Ausgangsrechnungen

Wer hat die Verpflichtung zu erfüllen?

Die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen betrifft Leistungsbeziehungen zwischen zwei inländischen Unternehmern i. S. d. Umsatzsteuergesetzes.

Von der Verpflichtung sind nach derzeitigem Rechtsstand auch Vermieter betroffen, die umsatzsteuerpflichtig vermieten. Nicht betroffen sind Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise sowie nach den § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.

Ab 1. Januar 2025

Grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen.

Bis 31. Dezember 2026

Für in 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standard entsprechen (z. B. PDF-Rechnungen), sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig.

Bis 31. Dezember 2027

Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresgesamtumsatz (2026) von max. 800.000 € können die Übergangsregelungen aus 2026 auch für in 2027 ausgeführte Umsätze weiter nutzen.

Rechnungsaussteller, die den Vorjahresumsatz von max. 800.000 € überschreiten, sind grundsätzlich ab 1. Januar 2027 zur Ausstellung von E-Rechnungen“ verpflichtet. Es besteht aber die Möglichkeit, Rechnungen für ausgeführte Leistungen aus 2026 und 2027 mittels EDI-Verfahren zu übermitteln, auch wenn die Rechnungsdaten nicht in ein Format der „CEN-Norm EN 16931“ exportiert werden können.

Ab 1. Januar 2028

Die neuen Anforderungen an die „E-Rechnung“ sind zwingend zu erfüllen.

Das EDI-Verfahren kann nur noch genutzt werden, wenn umsatzsteuerlich relevante Informationen extrahiert werden können, die der CEN-NORM EN 16931 entsprechen bzw. kompatibel sind.

Anwendungspflicht als Rechnungsempfänger

Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer Ihre Systeme so eingerichtet haben, dass das Empfangen und Verarbeiten von „E-Rechnungen“ möglich ist. Dies gilt auch für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Ausgangsumsätzen. Die elektronische Rechnungsstellung ist gerade nicht an Ihre Zustimmung als Rechnungsempfänger bei Umsätzen zwischen zwei Unternehmern gebunden. Der Erhalt dieser Rechnungen per E-Mail ist ausreichend.

Welche gängigen Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnung?

xRechnung

Die xRechnung wird insbesondere von öffentlichen Auftraggebern eingesetzt. Der Inhalt dieser Rechnung kann erst nach Visualisierung durch eine Zusatzsoftware eingesehen werden.

ZUGFeRD 2.0.1

Dieses Format kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit einer XML-Datei, die den erforderlichen Datensatz enthält.

Archivierung?

E-Rechnungen sind für die Dauer von 10 Jahren im ursprünglichen Format und unveränderbar aufzubewahren. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass die E-Rechnung unverändert nach dem Erhalt archiviert wird.

Pflicht oder Chance?

Die Umstellung wird eine Vielzahl an Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Die teils umfangreichen Änderungen in der IT-Landschaft und den Unternehmensabläufen sowie die Schulung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darf nicht unterschätzt werden.

Die Umstellung bietet jedoch langfristig auch viele Chancen. Beispielsweise kann die Erfassung der Eingangsrechnungen zukünftig automatisiert erfolgen. Zudem erwarten bereits heute viele Unternehmen von Ihren Kunden und Lieferanten, dass sie in der Lage sind E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen.

Sehen Sie das verbleibende Jahr 2024 als eine Art „Generalprobe“ an, um die neue Art von elektronisches Rechnungen in Ihren Unternehmensablauf zu integrieren.