Die magischen Möglichkeiten von Hybrid-Workshops

English version below.

Was für eine spannende Woche!

Aufgrund von COVID, seinen Auswirkungen auf die Home-Office-Kultur und seinen dauerhaften Einschränkungen bei persönlichen Treffen haben wir eine Strategie für hybride (virtuelle/ f2f) Treffen entwickelt. Nathalie Zimmer und ich hatten diese Woche die wunderbare Gelegenheit, dies in einer Pilotveranstaltung mit dem Zentrum Wholesale in München zu testen.

Das Thema: Neue Wege der Zusammenarbeit nach COVID.

Das Setup: 15 Kollegen zu Hause, 15 Kollegen in Münchens größtem Telekom Meeting Space in der Blutenburgstraße

Die Technik: eine Meeting OWL Pro, ein Webex Board, zwei Projektoren, ein vorbereitetes Miro Board, Laptop jedes Teilnehmers

Wir wollten allen die Möglichkeit geben, ins Büro zu kommen und sich mit ihren Kollegen persönlich zu treffen. Um dieses Angebot zu machen, haben wir den Workshop auf zwei halbe Tage aufgeteilt und die meisten Teilnehmer für den zweiten Tag rotieren lassen.

Die eingesetzte Technologie war der Schlüssel zum Erfolg, da sie dafür sorgte, dass alle das Gefühl hatten, an einem einzigen Treffen teilzunehmen, und nicht die Hälfte der Teilnehmer verloren ging.

Wir sprachen kurz über die Kommunikationstheorie von Albert Mehrabian und stellten fest, wie wichtig es für die virtuellen Teilnehmer ist, ihre Kameras einzuschalten. Bei Übungen für kleine Gruppen konnten wir die virtuellen Teilnehmer in Gruppen aufteilen, während die persönlichen Teilnehmer sich in eigene Gruppen aufteilen und wie vor COVID arbeiten konnten. Der einzige Unterschied bestand darin, dass die persönlichen Gruppen ihre Ergebnisse direkt auf dem Miro-Board dokumentierten, damit alle sie sehen konnten.

Während der zwei halben Tage gelang es dem Team, Teamwerte zu diskutieren und zu definieren, neue Wege der Entscheidungsfindung zu erlernen, das weitere Vorgehen zu besprechen, zu entscheiden, wie der Teamentwicklungsprozess fortgesetzt werden soll, und die Teilnehmer konnten einfach Spaß haben und einige Kollegen wiedersehen.

Ich bin sehr froh, an diesem Workshop teilgenommen zu haben, und bin sehr dankbar für die Möglichkeit, mehr über hybride Teamworkshops zu lernen. Ich freue mich darauf, in Zukunft mehr solche Termine durchzuführen. Ein besonderer Dank geht an die Führungskräfte aus dem Zentrum Wholesale für ihr Vertrauen in unseren Prozess. Und ein riesen Dankeschön an Nathalie, dass unsere Workshops auf magische Art und Weise immer wieder meine eigenen Erwartungen übertreffen!

Wichtige Fakten und Erkenntnisse:

• Webex-Boards unterstützen keine Kleingruppensitzungenz
• Hybride Gruppenübungen führen zu viel mehr Organisationsaufwand – halte es einfach und mache Kleingruppen mit Gruppen, die entweder F2F oder virtuell sind, nicht gemischt
• Meeting OWL Pro ist ein wichtiges Hilfsmittel, um das Gefühl eines gemeinsamen Meetings in die virtuelle Welt zu transportieren
• 2-3 Monitore oder Projektoren sind notwendig, um das Gefühl eines gemeinsamen Meetings in den physischen Raum zu übertragen
• Eine 50/50 Aufteilung virtuell/persönlich funktioniert gut. Je weniger (relative) Teilnehmer virtuell teilnehmen, desto schwieriger ist es, sie in das Meeting zu integrieren

The magical possibilities of hybrid workshops

What an exciting week!

Due to COVID, its effects on home office culture and its lasting restrictions on face to face meetings, we have developed a strategy for hybrid (virtual/ f2f) meetings. Nathalie Zimmer and I had the wonderful opportunity to test this in a pilot event with Zentrum Wholesale Munich this week.

The topic: New ways of working together after COVID.

The setup: 15 colleagues at home, 15 colleagues in Munich’s biggest Telekom meeting space at Blutenburgstrasse

The Technology: one Meeting OWL Pro, one Webex Board, two projectors, a prepped Miro Board, each participants laptop (in-person participants as well)

We wanted to provide everyone the opportunity to come to the office and meet face to face with their peers. To make that offer, we split the workshop into two half days and rotated most of the participants for day two.

The technology we used was the key success factor in making everyone feel like they were in one meeting rather than loosing half the participants.

We spoke briefly about Albert Mehrabian’s communication theory and extrapolated how important it is for the virtual participants to switch on their cameras. Whenever we had exercises for small groups, we would be able to split the virtual participants into groups amongst themselves while the in-person participants were able to mingle into groups of their own and work just like we did before COVID. The only difference being that the in-person groups would document the group’s results directly on the Miro board, for all to see.

During the two half days, the team managed to discuss and define team values, learned new ways of decision making, discussed the way forward, decided on how to continue on with the team development process and was able to just have fun and see some colleagues again.

I feel very happy to have been part of this workshop and am so thankful for the learning opportunity on hybrid team workshops. I look forward to conducting more of these in the future. A special thanks to the leadership team from Zentrum Wholesale for your trust in our process. And a huge thank you to Nathalie for helping in magically making our workshops exceed my own expectations!

Important facts and learnings:

• Webex boards do not support small group sessions
• Hybrid group exercises lead to much more organizational effort – KISS and do group activities with groups that are either F2F or virtual, not mixed
• Meeting OWL Pro is a key resource for transporting the feeling of a common meeting into the virtual realm
• 2-3 Monitors or projectors are necessary to transport the feeling of a common meeting into the physical space
• A 50/50 split virtual/in-person works well. The fewer (relative) participants attend virtually, the harder it is to keep them integrated in the meeting