Online Meeting #LifeHacks

Meine Learnings aus 866 virtuellen Besuchsterminen!

Von April bis Dezember letzten Jahres haben meine Kolleginnen & Kollegen im Vertrieb zahlreiche Onlinetermine (aka Webmeetings, Videokonferenzen, oder virtuelle Präsentationen) in unserem CRM-System hinterlegt. Damit haben sie nicht nur erstmals die (dokumentierten) Telefonate überholt, sondern auch einiges gelernt.

Wie man die größten Stolperfallen bei Online Meetings überwindet, möchte ich in diesem Artikel mit euch teilen...

Wer keine Zeit zum Weiterlesen hat: Neben dem richtigen Equipment, den passenden (Präsentations-)Tools und der entsprechenden (interaktiven) Dramaturgie, kommt es bei Online Meetings meines Erachtens vor allem darauf an, vom Start weg „Professionalität zu signalisieren“ und das Gegenüber konsequent abzuholen.

Video ist das neue FACE-TO-FACE

Spätestens seit dem ersten COVID-19 Lockdown mussten viele von uns lernen, neu zu kommunizieren - und das eigentlich von heute auf morgen.

Viele, aber nicht alle… denn ein paar besonders engagierte, wissbegierige Account Manager haben schon im Spätherbst 2019 begonnen, sich damit zu befassen wie man „so richtig geil online präsentieren“ kann (geil: glanzvoll, emotional, irrational & lustvoll).

Das Projekt ist Teil unserer „Digitalen Transformations-Strategie im Vertrieb“ (darüber habe ich hier schon berichtet) und hat unseren Online Meeting Pionieren im letzten Frühjahr einen phänomenalen Startvorteil verschafft.

Denn sie haben gemeinsam mit ausgewählten Marketing- & IT-Mitarbeitern, sowie führenden Experten, verschiedene (Video-) Konferenz-Systeme ausprobiert (MS Teams, Skype-for-Business, Zoom, Meet, Whereby, Jitsj, etc.), innovative Online-Terminvereinbarungstools wie Calendly in deren LinkedIn-Profile integriert, Best-Practices studiert und Techniken trainiert, wie man die fehlende visuellen Rückmeldungen ausgleicht, sowie neue Präsentationen erarbeitet, die den Anforderungen moderner Web-Meetings genügen.

Denn Webkonferenzen sind und werden aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein.

Nach 9 Monaten Remote-Working wissen wir alle, wie lähmend Videokonferenzen oder Live-Webinare sein können.

Noch nie war es für Teilnehmer leichter „den Raum zu verlassen“. Was bei Face-to-Face Terminen oder Präsenz-Veranstaltungen noch als sozial unerwünschtes Verhalten galt, ist in Zeiten von Clubhouse - dank der „Leave quietly“ Option - nunmehr gelebte Realität.

„Virtual Selling“ ist gekommen, um zu bleiben

Auch wenn das Telefon im Moment noch zu den stärksten genutzten Interaktionskanälen im Vertrieb gehört - neben den zahlreichen, nicht dokumentierten (Kurz-)Telefonaten haben unsere Account Manager allein in der 2. Jahreshälfte über 700 Telefontermine (+30 Min.) hinterlegt - wird der Griff zum Telefonhörer allein, speziell in der Neukundenakquise, aber zukünftig nicht reichen. Das zeigen zahlreiche Analysen & Umfragen von McKinsey, Gartner und Co.

Und: Welcher Meeting-Typ bist du?

Auch oder besser, gerade weil wir einander im Moment nicht persönlich besuchen können, braucht es eine „fühlbare Nähe“ zu unseren Meeting-Teilnehmern.

Und die erreichen wir bei Online Meetings durch die Videoübertragung (oder zumindest die Verwendung von hochauflösenden Profilbildern, falls die Bandbreite im Homeoffice nicht mehr hergeben sollte).

Was die von Lego getwitterten Videocall-Typen betrifft, so muss ich gestehen: ich hab' inzwischen schon fast alle durch - selbst den "Filterer" (Snap Camera anyone?). Selbst bei den Haustieren kann ich Dank meiner Kinder mittlerweile mithalten.

Auf Youtube findet man übrigens noch eine Menge weitere Charaktere. Wär' fast mal was für ein Bullshit-Bingo ;-). Aber Spaß beiseite: Im Web haben sich bereits jede Menge professioneller Leute, die Köpfe darüber zerbrochen, wie man sich in Online Meetings von seiner besten Seite zeigt, bzw. sich vor der Kamera natürlich verhält.

Also: Je (mehr) Video, desto besser?

Fast - eigentlich müsste es heißen: je mehr non-verbale Kommunikation, desto besser.

Laut Gong.io verbessert sich die Abschlusswahrscheinlichkeit nämlich signifikant, wenn der Verkäufer seine Webcam anlässt - und nochmal, wenn man das Gegenüber dazu bringt, auch die eigene zu verwenden. 

Ich selbst war leider nie ein großes Vorbild, was das Halten von Augenkontakt betrifft (aber seit ich versuche, die Augenfarbe meines Gegenübers zu bestimmen, ist es deutlich besser geworden :-).

Aber offenbar bin ich mit meinem Problem nicht ganz allein...

Learning 1: Ich seh‘ dir in die Augen, Kleines

Denn laut Dr. Ninan, Creative & Training Director von HPS, dem Marktführer in Sachen Präsentation & Rhetorik in Österreich und Moderator zahlreicher (highly recommended) Training-Sessions bei uns im Haus, halten nur 3% aller Presenter während einem Online Meeting Blickkontakt mit deren Auditorium!

Was bei einem Face-to-Face Termin unabdingbar ist und auch beim Facetime-Call am Mobiltelefon noch ganz einfach scheint, wird für viele beim Online Meeting zur echten Herausforderung.

Ein häufiger Fehler: Kaum Blickkontakt!

Eh klar, denn wir schauen zumeist auf den Bildschirm - no na, wenn da auch die (eigene) Präsentation und im günstigsten Fall auch die übrigen Teilnehmer sichtbar sind. Aber genau deshalb schauen wir eben nicht direkt in die Kamera und damit auch nicht unserem Gegenüber in die Augen.

Nur weil wir uns mittlerweile daran gewöhnt haben, macht es das nicht besser! Aber drehen wirs lieber um: wie erfrischend & professionell (und damit vertrauensbildend) muss es wirken, wenn es jemand doch tut? Eben.

Best Practice ist es übrigens, den anderen Teilnehmern auf Augenhöhe zu begegnen. Bei einer typischen Schreibtischhöhe genügen 4 Packungen Papier unter dem Laptop (kann man bei uns im Webshop beziehen ;-).

Also, auch wenn die Kamera kein Feedback gibt, d.h. nicht zurückschaut, sollten wir trotzdem versuchen möglichst oft und direkt in die Linse zu sehen (aber bitte nicht ständig ;-). 

Das bringt uns zu den Kameras und damit zu einer äußerst wichtigen Komponente...

Womit arbeitest denn du so?

Die eingebaute Laptop-Kamera war für mich immer schon: „nur für den Notfall“.

Ich hab‘ mir daher schon im Rahmen unseres Pilotprojekts eine externe Kamera besorgt, die man oben auf dem Monitor aufsetzen kann - damit kann man mit dem Gegenüber schon mal auf Augenhöhe kommunizieren. Jedem Vertriebsmitarbeiter bei uns steht (zumindest) diese Lösung zur Verfügung.

Mit diesem Setup kann man dann auch den Laptop getrost geschlossen in der Docking-Station lassen und muss sich nicht mit veränderten Auflösungen oder ungünstigen Kamerawinkeln herumschlagen. Aber trotzdem ertappe mich (und meine Vertriebskollegen) immer wieder dabei, dass wir trotzdem nicht in die Kamera blicken. MS Teams macht es uns mit dem neuesten Layout - die Videostreams werden nun am oberen Rand eingeblendet - zwar etwas leichter, aber "in" die Kamera schaut man damit halt leider immer noch nicht...

Das kann man etwas verbessern, wenn man so eine Aufsteckkamera gegen eine Webcam mit (Ring-) licht ersetzt. Dieses Licht dient dann nicht nur zur Bildaufhellung, sondern auch als „Aufnahme“-Licht in einem Studio - denn, je heller man es einstellt, erzeugt es eine gewisse Sogwirkung.

Aber Achtung: zu stark eingestellt treten Blendungseffekte auf - dann sieht man gar nichts mehr. Und das ist auch nichts, was wir in einem Online Meeting haben wollen.

Andere Kollegen haben ihre Webcam (auf einem kleinen Stativ) zwischen sich selbst und den Monitor gestellt, sodass sie einfach nicht daran vorbeischauen konnten. Das funktioniert an sich großartig, verdeckt aber unter Umständen (und je nach Kameragröße) wichtige Inhalte des Screens.

Wirklich auflösen kann man das Dilemma wahrscheinlich nur durch den Einsatz eines Teleprompters… dann sind wir aber für Einzelarbeitsplätze nicht nur kostenmäßig „out of bounds“, sondern reduzieren damit die Screengröße auf rund 7-8 Zoll - auch nicht wirklich zielführend, wenn man bspw. eine Live-Demo für ein Softwareprodukt durchführen möchte.

Eine (halbwegs) professionelle externe Webcam erhöht die Flexibilität enorm!

Für größere, virtuelle Events haben wir die Webcam einfach auf einem Stativ zwischen Vortragendem und der Beamer-Leinwand positioniert. Damit verdeckt die Webcam kaum etwas vom Bildschirm und man schaut den Meeting-Teilnehmern immer in die Augen. Das Ganze kann man auch so aufbauen, dass es im Stehen funktioniert - da wirkt der Vortrag dann noch eine Spur dynamischer. Allerdings trete ich bei einem solchen Setup als Redner dann automatisch in den Hintergrund.

Da durch den größeren Abstand zum Sprecher auch der Bildausschnitt entsprechend größer wird, läuft man Gefahr, im wahrsten Sinne des Wortes eine Randerscheinung zu werden (weil man gegenüber anderen Diskussionsteilnehmern, kleiner wirkt) - von der mangelnden Bildqualität mal ganz abgesehen.

Learning 2: Gutes Werkzeug, bessere Meeting-Experience

Das hat offenbar auch unsere Kollegen in den USA beschäftigt, denn die haben zum Sommer hin eine App entwickelt, mit deren Hilfe man eine hochwertige Canon Kamera als Webcam nutzen kann. Mit der kostenlosen Software „EOS Webcam Utility“ stehen einem aber sämtliche Features von professionellen Kameras, wie eine höhere Bildqualität & Farbreproduktion (speziell bei wenig Licht), wechselbare (Zoom-) Objektive, automatisches Face-Tracking oder auch eine verstellbare Brennweite (bzw. Schärfentiefe) zur Verfügung.

Letztere ist für den beliebten Weichzeichnungseffekt des Bildhintergrundes verantwortlich - aber eben ganz ohne die unschönen KI-Bugs, die es einem bspw. unmöglich machen, ein Dokument in die Kamera zu halten (beim Weichzeichnen wird es ebenfalls verschleiert, beim virtuellen Hintergrund gleich vollständig geghosted :-).

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle gesagt: wer auch den Kameraton mitnehmen möchte, braucht andere Lösungen (z.B. einen CamLink-Adapter).

Darüber hinaus lässt sich bei vielen modernen Kameras das Display zur Seite oder nach oben klappen. So kann man den eigenen Bildausschnitt bequem checken, auch wenn man nur einen Bildschirm zur Verfügung hat, weil man seinen Screen gerade mit den Teilnehmern teilt.

Professionelle Kameras heben Videoanrufe & Live-Streamings auf ein neues Niveau. 

Mit einer Softbox (Licht), einem Stativ/Gorillapod, Stromadapter und ein paar Kabeln, kann man auf diese Weise - für einen relativ geringen finanziellen Aufwand - schon ein ganz brauchbares Streaming-Studio bekommen.

Passende Canon Kamera-Sets findet man hier im Webshop meiner Consumer Imaging-Kollegen.

Nach oben gibt es da eigentlich kein Limit. Ob externes Mikrofon (Audio ist mindestens so wichtig wie das Bild), zweites Kamera-Setup mit Livemischer oder flexibles Ringlicht und Greenscreen: das Web ist voll mit gut gemeinten (und auch gut gemachten) Vorschlägen zum eigenen Broadcasting-Studio. Hier kann ich mit meinem Artikel kaum etwas Zusätzliches beitragen.

In meinem nächsten Beitrag werde ich wohl auf die Eigenheiten von Dramaturgie & Interaktion von Online Meetings eingehen... für heute soll aber hier Schluss sein. Herzlichen Dank an alle, die bis zu diesem Punkt durchgehalten haben ♥.

Wie immer, freue ich mich über Rückmeldungen und Kommentare. Wer mehr über das Thema fachsimpeln möchte, dem empfehle ich meine beiden Kollegen Patrick Pagler & Joe Loreck. Ich selbst stehe natürlich auch gerne für Erstgespräche zur Verfügung. Dafür vereinbart ihr am besten einen Onlinetermin mit mir: vielleicht gleich hier über den Link zu meiner calendly-Page?

---

P.S.: Wer in der Champions-League mitspielen will, investiert in ein Corporate TV- oder Web-Studio… das haben wir erst kürzlich auch für uns beschlossen - als Imaging Unternehmen #1 sind wir ja quasi dazu verpflichtet ;-).

Aber das ist eine Geschichte, die ihr gerne hier nachlesen könnt.