5 Best Practices für hybride Meetings

Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle 10 Learnings aus dem Arbeiten in virtuellen Konferenzen beschrieben. Mittlerweile hat sich nicht nur die Welt weitergedreht, sondern auch die Pandemielage hat sich verändert. Treffen finden ansatzweise wieder in Präsenz statt, vielfach aber noch in gemischter Form mit Teilnehmer:innen vor Ort und am Bildschirm. Worauf ist bei diesen hybriden Meeting-Formen zu achten? Und wie kann man alle Teilnehmer:innen gleichberechtigt mitnehmen? Dazu habe ich 5 Tipps zusammengestellt. 

1. Hybride Teilnehmer:innen sind gleichwertig

Ob vor Ort oder am Bildschirm - alle Teilnehmer:innen sind gleich. Man neigt schnell dazu, Personen, die mit einem vor Ort im Raum sind, anders zu behandeln. Die Distanz ist nicht da, man schickt schneller mal ein Wort in die Richtung der Anwesenden. Das schafft aber leiderauch gleichzeitig Distanz zu den virtuellen Teilnehmer:innen. Auch bei der Tool-Auswahl ist genau zu überlegen: Was funktioniert so, dass Teilnehmer:innen vor Ort und virtuell gleichermaßen teilnehmen können? Ein analoges Whiteboard tut’s da eher nicht, ein digitales Board aber sehr gut; eine Abstimmung per Handzeichen sollte man eher vermeiden, stattdessen lieber Slido & Co. nutzen. Auch wichtig aus meiner Sicht: Verabreden Sie, dass alle Teilnehmer:innen ihre Kameras eingeschaltet lassen – vor Ort hält sich auch niemand einen schwarzen Karton vors Gesicht, wenn er gerade einmal kurz aufs Smartphone oder seine Mails schaut.

2. Asynchron lassen sich viele Probleme lösen

Mit dem ersten Lockdown wurde vielfach auf Videokonferenzen umgestiegen – leider auch für Termine und Absprachen, für die Videotools überdimensioniert sind. Für jedes Thema wurde ein separater Videocall terminiert – mit der Konsequenz, dass sich Stundenmeeting an Stundenmeeting reihte. Doch vieles hätte sich auch per Collaboration Tool, Mail oder Telefon lösen lassen. Die Erkenntnis gilt auch für hybride Settings – deswegen sollte man sich als Organisator vorher Gedanken machen: Was muss in einem Meeting besprochen werden? Was kann asynchron vorbereitet werden? Wie kann ich mit Collaboration Tools begleiten? Was kann ich vorher abfragen? Das verkürzt das Meeting und vermiedet überflüssige Sessions.

3. Die letzten Vorbereitungen

Kommt es tatsächlich zum Meeting und ist ein hybrides Setting notwendig, sollten Sie an ein paar Rahmenbedingungen denken: Sorgen Sie dafür, dass alle zu sehen sind. Und zwar auf dem Bildschirm, aber auch alle im Raum. Je nach Einstellungen der Videokonferenz-Plattform kann es vorkommen, dass zwar der Konferenztisch zu sehen ist – nicht aber die Teilnehmer:innen. Das sollte man bedenken: Die Teilnehmer:innen am Bildschirm sollen genau alle sehen können wie die Personen vor Ort alle an den Bildschirmen. Stellen Sie dazu und auch zum Meeting selbst Spielregeln auf, und benennen Sie diese beim Start. Wichtig aus meiner Sicht: Hat jeder vor Ort ein digitales Device, um an digitalen Interaktionen wie Quiz, Slido usw. teilnehmen zu können?

4. Rein ins Meeting

Steht grundsätzlich die Technik und sind alle angemeldeten Teilnehmer:innen da, kann’s losgehen. Führen Sie noch einen kurzen Check-up durch, ob alle alles sehen und hören können. Wichtig: Gequatscht wird nicht! Ich meine damit Nebengespräche während der Session – das irritiert die Teilnehmer:innen an den Bildschirm, sorgt für eine Geräuschkulisse und schafft wieder Distanz. Halten Sie Blickkontakt - zu den Personen vor Ort, aber auch zu denen, die hinter der Kamera sitzen. Heißt auch, dass man nicht unbedingt auf den Bildschirm schauen muss, sondern tatsächlich in die Kamera selbst. Meine Empfehlung: Starten Sie mit einem Eisbrecher - das kann ein Quiz, das Erstellen einer Wortwolke oder ein allgemeines Thema sein.

5. Stille aushalten - und nutzen

Noch ein Tipp zur konkreten Interaktion mit allen Teilnehmer:innen. Sie sollten mit Pausen arbeiten, um Online-Teilnehmenden die Chance zur Partizipation zu geben. Wichtig ist dabei, auf Verabredungen zu Wortmeldungen zu achten – welche Spielregeln haben Sie sich da gegeben? Seien Sie sensibel für subtile Hinweise, dass jemand etwas sagen möchte - oder etwas nicht versteht. Das kann ein Gesichtsausdruck sein, eine Handbewegung oder eben ein verabredetes Zeichen. Letztlich gilt für hybride Sessions wie für Online-Meetings und Präsenztreffen: Am Ende sollten Sie für einen klaren Schlusspunkt sorgen – Zusammenfassung, Ausblick, Verabschiedung.

PS: Zu hybriden und virtuellen Meeting-Settings habe ich vor kurzem auch etwas auf dem KVD Service Kongress erzählt. Wer noch einmal in meine Präsentation reinschauen möchte - sie ist hier bereit zum Download.