Effizienz

Effizienz ist das magische Tool, das uns den Weg aus der Armut hin zu einer beachtlichen Lebensqualität ermöglicht hat. Es ist dem ständigen Streben nach effizienter Produktion zu verdanken, dass wir uns Autos, Häuser, medizinische Behandlung, Smartphones und noch vieles mehr leisten können. Effizienz bringt Wohlstand und ist damit eine der sozialsten Erfindungen der letzten Jahrhunderte. Alle Mega-Erfolgsstorys der letzten Jahre und Jahrzehnte beruhen darauf, dass Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen einfacher, besser, kostengünstiger, höherwertiger anbieten können, so dass mehr Menschen davon profitieren können.  

Was heisst Effizienz? Noch mehr schwitzen bei der Arbeit hilft nicht wirklich weiter. Effizienzsteigerung ist cleverer: Wir nehmen alle Verschwendungen aus Produktionsprozessen heraus. Wir nutzen vorhandene Assets intensiver und vermeiden unproduktive Kosten. Verschwendungen sind Anteile von Arbeitsprozessen, die nichts zur Wertschöpfung beitragen. Mit der Herausnahme von Verschwendungen können wir gewaltige Einsparungen erzielen.

Aber wie sieht das oft in der Realität aus? Wir verbrennen 100-Euro-Noten am laufenden Band. Wir tun das natürlich nicht absichtlich, aber trotzdem ist das Geld weg. Wie kommt das? Die sichtbaren Verschwendungen haben wir meist (nicht immer) beseitigt. Daneben aber gibt es unzählige Verschwendungen, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind. Insbesondere dann nicht, wenn wir „betriebsblind“ sind. Betriebsblindheit ist in unseren Zeiten eine äusserst gefährliche Krankheit, sie kann Unternehmen das Leben kosten. Wenn wir mit der Nase drauf gestossen werden, dass das Geschäftsmodell veraltet ist, ist es fast immer zu spät.

Wohin sollten wir schauen, um Verschwendungen zu erkennen? Im Wesentlichen auf zwei Dimensionen.  Erst mal auf die Prozesse: Arbeitsprozesse laufen nicht so, wie sie sollten. Unterlagen sind nicht vorhanden, Informationen fehlen, die Qualität stimmt nicht, falsche Teile werden bestellt, Lieferungen verzögern sich. Zweitens auf die Beziehungen zwischen den Menschen. Die Zusammenarbeit, das Kernstück unserer Erfolgsstory, will nicht so richtig funktionieren. Kleine Scharmützel entwickeln sich zu langen, zermürbenden Grabenkämpfen. Wenn man die Betroffenen nach den Gründen fragt, dann kommt meist nur Schulterzucken, oder, noch schlimmer, der Finger auf die Anderen: Wenn die anderen ihren Job besser machen würden, ja, dann wäre alles besser….

Die beiden Dimensionen der Zusammenarbeit heissen People Management und Aufgaben-Management. Das kann man entweder gut (+) oder weniger gut (-) machen. Damit ergeben sich vier Felder:

Im Feld „Grabenkampf“, stimmen weder Beziehungen noch Abläufe. Stattdessen gibt es Frust auf der ganzen Linie, gestresste Mitarbeiter, überforderte und manchmal hilflose Führungskräfte. Im Feld „Kindergarten“ herrscht ständiges Gerangel und Gezerre um Kleinigkeiten. Mitarbeiter beschäftigen sich mit Konkurrenzkämpfen, Eifersüchteleien, Getratsche, Cliquenbildung, Rang-Anmassung, Rache-Akten. Die schlechte Stimmung drückt auf die Motivation und lähmt Ideen und Arbeitskraft. Ein Fussballteam würde man in dieser Verfassung niemals an den Start gehen lassen. Kindergarten ist ein instabiler Zustand mit der Gefahr, früher oder später in das Stadium Grabenkampf abzurutschen. Im Feld „Chaos“ sind die persönlichen Beziehungen anfänglich von gutem Willen geprägt, aber die Abläufe funktionieren nicht. Auch dieser Zustand ist instabil. Misserfolge und mangelhafte Prozesse schlagen irgendwann auf die persönlichen Beziehungen durch und damit landen wir ebenfalls im Grabenkampf. Die meisten Team-Probleme (und Beziehungs-Probleme) haben hier ihren Anfang. Chaotische Prozesse und Konflikte schaukeln sich gegenseitig hoch.

Die etwas despektierliche Bezeichnung der negativen Zustände dient nur zur Verdeutlichung und soll niemanden zu Unrecht kritisieren. Effizienzmängel sind keine Abweichung von der Norm, sondern sozusagen der Urzustand. Konstruktive Teamkultur und funktionierende Prozesse entstehen nicht von selbst. Sie sind das Ergebnis von kompetenter Entwicklungsarbeit.

Was können wir tun? Das Wundermittel heisst: Erfolge erzielen. Erfolg entspannt uns und macht uns friedlich. Erfolg motiviert uns, unser Bestes zu geben. Basis für den Erfolg sind funktionierende Prozesse. Wir sollten also mit Prozessmanagement beginnen. Prozessmanagement ist keine Verbürokratisierung, sondern gehört zu den ganz grossen Erfolgsfaktoren.

In einer zunehmenden komplexer werdenden Welt brauchen wir funktionierende Navigationssysteme, sowohl für People Management wie auch für Aufgaben-Management. Verständnis ist die Voraussetzung dafür, aus Chaos, Kindergarten, Grabenkämpfen, Unverständnis und Armut zu entkommen. Aber wenn wir die ganze Verantwortung dafür auf die Führungskräfte abdelegieren, dann wird das nichts. Die Geschichte unserer industriellen Entwicklung hat gezeigt, dass es besser ist, wenn alle Beteiligten mitdenken.

Wir von Management-Tools haben uns als Ziel gesetzt, die besten Tools und Navigationssysteme allgemein verfügbar zu machen. So einfach, dass man alles im Handumdrehen verstehen kann. Und natürlich mit maximaler Mobilität auf Laptop und Smartphone. Dann können alle mithelfen, Effizienz weiter zu steigern.

Wo Sie das finden?  Man-Tools-Shop.de