Leistungsvergabe im Facility Management: Integrative Ansätze bieten viele Vorteile

Corona bringt es an den Tag: Weite Wege und lange Lieferketten haben ihre Tücken. Das zeigt sich sowohl im Warenverkehr als auch bei Immobiliendienstleistungen. Was tun, wenn ein großer Regionalstandort plötzlich unter Infektionsverdacht und Quarantäne steht und einige hundert Mitarbeiter vorübergehend keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu Material und Fahrzeugen haben? Zudem sorgt die Digitalisierung dafür, dass Kostenvorteile und Alleinstellungsmerkmale großer Generalisten schwinden. Facility Management-Leistungen können heute viel effizienter einzeln nach dem BestofClass-Prinzip vergeben werden. Und bei entsprechender IT-Infrastruktur stellen auch Steuerung, Controlling und Reporting keine kritischen Hindernisse mehr dar. Falls ein Auftraggeber die dafür erforderlichen Voraussetzungen nicht aus eigenen Kapazitäten generieren kann, findet sich ein Dienstleister, der auch einzeln vergebene Leistungen steuert, Kosten, Aufwendungen und Verbrauchsdaten erfasst und in einem Reporting zusammenfasst. Die jeweiligen Daten wären dann auf Wunsch sogar tagesaktuell als Entscheidungsgrundlage verfügbar. Und die Kosten für solche administrativen Services sind deutlich rückläufig.

Zugleich gewinnen mehrere Argumente für eine Einzelvergabe an flexible Unternehmen aktuell an Gewicht: Die Nähe zum Kunden und zu den Mietern und die rasche Anpassung der Leistungspakte an veränderte Anforderungen waren während des Lockdowns ein wichtiges Plus. Bei Einzelvergaben ist zudem in der Regel eine bessere operative Leistungserfüllung zu verzeichnen, da es sich bei den zu erbringenden Leistungen um das Kerngeschäft der jeweiligen Unternehmen handelt. Größe bringt bei den meisten Facility Management-Leistungen dagegen in der Regel kaum Kostenvorteile, da die meisten Tätigkeiten kaum Ansatzpunkte für Effizienzsteigerungen bieten und Einsparmöglichkeiten bieten.

Natürlich heißt das nicht, dass die Paketvergabe für die Zukunft ausgespielt hätte. Wie überall gilt: Die Anforderungen des Einzelfalls entscheiden. Und so gibt es aus der Kundenperspektive auch weiterhin Gründe, die für eine gebündelte Beauftragung an einen Dienstleister sprechen. Zum einen wird die Gesamtverantwortung an einen starken Partner übergeben, der sich fortan um alle Teilaspekte der Bewirtschaftung kümmert und bei eventuellen Fragen einen professionellen Kundenansprechpartner (Helpdesk, Bedürfnis-Management) bietet. Das ist vor allem für Unternehmen und Eigentümer interessant, die nicht über eigene Immobilienmanagementkompetenz verfügen und die Herausforderungen des Vertragsmanagements wie unübersichtliche Schnittstellen oder die eventuell kostenintensive Beauftragung von Zusatzleistungen vermeiden wollen.

So ist es wie so oft: Die Frage nach der jeweils besten Lösung lässt sich nicht für alle Kunden gleichermaßen beantworten. In der Regel spricht Vieles für einen integrativen Ansatz, bei dem ein Kunde einen Facility Manager beauftragt, der aber, weil er nicht über die erforderliche Leistungstiefe und die vor Ort notwendigen Kapazitäten verfügt, andere Dienstleister hinzuzieht. Der Auftraggeber hat dann den Vorteil, dass er sich nicht mehr selbst um die Details kümmern muss, bekommt aber bei entsprechender Beauftragung auch eine hinreichende Flexibilität und Transparenz in Bezug auf Qualität und Kostenkontrolle.