Defizitäre Datengrundlagen – Risiko ohne Folgenabschätzung
Viele Eigentümer kennen ihre Portfolien nur von Begehungen beziehungsweise aus Plänen, die noch von Hand auf Papier gezeichnet wurden. Wer sich in den betreffenden Unterlagen zurechtfindet und mit festen Belegschaften regelmäßig in den Liegenschaften vor Ort ist, hat mit der darauf basierenden Dokumentation in der Regel keine Schwierigkeiten: Man ist handlungsfähig – auch dort, wo das Papier von der Wirklichkeit abweicht. In der Immobilienbewirtschaftung bedeutet Erfahrungswissen in der Regel allerdings auch einen eingeschränkten Blick auf Innovation. In der Folge ergibt sich dann eine schwierigere Ausgangslage sowohl für mögliche Optimierungen als auch für die lang- und mittelfristige Maßnahmenplanung.
Die Auswirkungen einer defizitären Datengrundlage sind jedenfalls vielfältig: Wenn beispielsweise die Details bei Heizungsanlagen nicht bekannt sind, kann auf veränderte Vorschriften bei Emissionen oder Wartungszyklen nur verzögert reagiert werden. Wenn Sie nicht wissen, was an nicht sichtbaren Materialien in der Gebäudehülle verbaut wurde, können Sie Hinweise auf eventuelle Schäden nicht richtig deuten. Wenn Sie bestimmte Raummaße und Freiflächenmaße nicht parat haben, lassen sich die Kosten- und Aufwendungen für die infrastrukturellen Facility Management-Leistungen wie Reinigung und Grünpflege nicht transparent kalkulieren.
Wer als Facility Manager für seinen Auftraggeber nachhaltig erfolgreich sein will, braucht daher zunächst eine möglichst lückenlose und genaue Gebäudedokumentation und muss – sollte sie nicht existieren – diese gegebenenfalls möglichst rasch zusammenführen beziehungsweise ergänzen können. Das heißt: Falls erforderlich, sollten geübte Mitarbeiter bei Mandatsantritt in einem Gebäude alles fotografieren, was dort an Substanz und Technik sichtbar ist. Die Aufnahmen können wir bereits heute über entsprechende Software analysieren. Die gewonnen Daten müssen allerdings in der Regel noch händisch ergänzt und anschließend mit der vorhandenen Datengrundlage verbunden werden. Einmal erstellt und kontinuierlich über entsprechende Schnittstellen aktualisiert, gibt es dann eine Basis für die Planung aller weiteren Prozesse und Maßnahmen.
Der Aufwand lohnt, zum Beispiel um Effekte von Investitionen in Energieeffizienzmaßnahmen zu prognostizieren, zu optimieren und über den Abgleich mit den Verbrauchsdaten zu evaluieren. Gleichzeitig bildet eine gut aufbereitete Datenstruktur eine fundierte Grundlage für die Ermittlung von KPIs sowie von zukunftsgerichteten Entscheidungen und letztlich auch der Wertentwicklung einer Immobilie.