Projektmanagement: Der erfolgreiche Projektstart

In den nächsten Wochen beschäftige ich mich mit Projektmanagement. Projekte gibt es zuhauf in KMU und sie sind Teil vieler Bereiche. Um die Grundlagen des Projektmanagements wieder in Erinnerung zu rufen, entschied ich mich, dieses Thema einmal zu beackern. In den kommenden Wochen geht es um:

1.  Den Start von Projekten
2. Die Planung von Projekten
3. Die Umsetzung von Projekten
4. Den Abschluss von Projekten

Wie der Name unschwer erkennen lässt, geht es beim Start eines Projekts um … dessen Beginn. Dieser bildet den Grundstein für alles, was kommt. Wer hier schlampt, badet das später aus. Daher gilt es zum Start eines jeden Projekts Strukturen zu definieren und Rahmenbedingungen festzulegen. Zudem muss zu Beginn immer ein klares Ziel vorhanden sein. Wer diese Aspekte gründlich und ordentlich bearbeitet, braucht zu Beginn eines jeden Projekts viel Zeit. Das kompensieren Sie jedoch im Laufe des Projekts.

Ist das durchführbar?

Bevor es losgeht, führen Sie eine Machbarkeitsstudie zum Projekt durch. Nicht alles, was im ersten Moment schlau erscheint, ist es auch. Prüfen Sie vor jedem Projekt, ob Sie genügend personelle und finanzielle Ressourcen haben. Dafür müssen Sie wissen, was ihr Projekt verschlingt. Gibt es nicht genügend Personal oder Geld, sinken die Chancen für die Umsetzung.

Alles ist durchführbar: Nun bereiten Sie das Projekt vor.

• Wie lautet Ihr Projektauftrag?
• Wer übernimmt die Projektleitung?
• Wer sind die Projektmitglieder?
• Welche Rahmenbedingungen gilt es zu definieren?
• Welches Problem löst das Projekt?
• Ist das Problem über- oder unterdefiniert?
• Helfen Kreativitätstechniken, das Problem zu definieren?
• Was ist das Ziel, das das Projekt erreicht (definieren Sie es S.M.A.R.T.)?
• Welchen Einfluss hat das Ziel auf das Problem?
• Wer hat welche Verantwortung?
• Welchen Handlungsrahmen hat das Projekt?
• Welche Aufgaben fallen an?
• Welche Risiken bestehen und wie gehen Sie damit um?
• Welche Chancen bietet das Projekt für das Unternehmen?
• Welche Faktoren beeinflussen das Projekt (Stichwort: Umfeldanalyse)?
• In welche Phasen teilen Sie das Projekt mit welchen Meilensteinen?
• Wer organisiert das Projekt wie und wer kontrolliert was?
• Was kostet das Projekt (inklusive Puffer)?
• Welche Rolle spielen welche Stakeholder zu welchem Zeitpunkt?
• Welche Aspekte müssen Sie mit dem/der Projektauftraggeber*in klären?

Das Kick-Off Meeting

Das Kick-Off Meeting ist der Übergang vom Projektstart in die Projektplanung. Beim Kick-Off stellt der/die Projektleiter*in das Projekt sowie das Team einander vor. Im Kick-Off Meeting werden die obigen Fragen angesprochen, jedoch nicht detailliert bearbeitet. Das erfolgt in den kommenden Meetings. Wichtig ist, dass eine Diskussion stattfinden kann. Besprechen Sie einzelne Projektpunkte beim Kick-Off in Ansätzen. In dieser Phase werden auch Spielregeln aufgestellt, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Das betrifft die Information und die Kommunikation untereinander. Im Kick-Off wird klar, wie häufig Meetings stattfinden und wie lange sie dauern. Ist allen alles klar, beginnt die nächste Phase: die Projektplanung. Mit der beschäftige ich mich in der kommenden Newsletterausgabe.