Warum ein strukturierter Projektstart so wichtig ist

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum ein strukturierter Projektstart so wichtig ist. Eine Projektleiterweisheit besagt: „Sag mir, wie ein Projekt startet und ich sage Dir, wie es endet!“. Erfahren Sie, wie Sie beim Projektstart die Basis für ein erfolgreiches Projekt schaffen.

Was Sie dazu wissen sollten

Es gibt keine Norm, die definiert, was genau der Projektstart ist. In der ICB der International Competence Baseline der International Project Management Association (IPMA) ist der Projektstart als Prozess festgelegt. Andere Definitionen sehen den Projektstart als Zeitpunkt.

Ich möchte im Folgenden den Projektstart als Prozess betrachten. Die richtigen Schritte des Projektstartprozesses beschreibe ich im weiteren Verlauf genauer.

In der Abbildung ist der Projektstartprozess dargestellt.

Ausgelöst wird der Projektstartprozess durch einen Projektimpuls. Das kann bei internen Projekten zum Beispiel ein Investitionsvorhaben und bei externen Projekten ein Kundenauftrag sein. Endergebnis der Projektinitiierung muss ein Projektantrag sein, der einem Entscheidungsgremium vorgelegt wird. Was genau in einen Projektantrag gehört, beschreibe ich in einem späteren Blogeintrag.

Die Freigabe des Projektes durch eine berechtigte Instanz ist wichtig, damit sichergestellt ist, dass das Projekt zur Unternehmensstrategie und zum Projektportfolio passt!

Wer ist eine berechtigte Instanz?

Das kann ein Projektmanagement Office (PMO) sein, oder ein Projektportfolio-Controller, der ein ganzes Projektportfolio verwaltet. Sind diese Organisationsstrukturen nicht vorhanden, kann auch ein Lenkungsausschuss ein Projekt genehmigen und die Ressourcen freigeben.

Der Projektantrag ist ein Managementergebnis, das die Projektanbahnung mit den Subprozessen Projektdefinition und Projektplanung auslöst. Er ist die Willenserklärung eines kompetenten Auftraggebers, gerichtet an einen künftigen Auftragnehmer zur Umsetzung einer Projektidee. Er hat zu verdeutlichen, worum es im Projekt gehen soll und welcher Nutzen daraus für die gesamte Organisation entstehen soll. Nach Prüfung des Projektantrags entscheiden Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam, wie weiter verfahren werden soll, ob das Projekt die Projektanbahnung durchlaufen soll oder nicht.

Ein genehmigter Projektantrag ist die Voraussetzung dafür, dass mit der Projektanbahnung begonnen werden kann. In der Projektdefinition findet ein Projektstartworkshop statt. Ergebnisdokumente in der Projektdefinition sind:

• die Zieldefinition
• das Lastenheft
• die Machbarkeitsstudie
• die Stakeholderanalyse.

Nach der Projektdefinition kommt der Subprozess der Projektplanung. Dazu werde ich in den nächsten Blogbeiträgen mehr schreiben.

Wie können Sie das für Ihr Projekt nutzen?

Sorgen Sie beim Projektstart für Klarheit. Diese Klarheit betrifft verschiedene Sichten auf das Projekt:

• Ist das Vorhaben projektwürdig?
• Was ist der Auslöser für das Projekt?
• Was sind die Erfolgskriterien für das Projekt?
• Sind die Projektgrenzen klar definiert?
• Was genau ist Bestandteil des Projektes?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Welche Risiken sind bekannt?
• Wie ist die Rentabilität einzuschätzen?
• In welchen Zeitraum soll das Projekt realisiert werden?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Wie ist die Projektorganisation aufgebaut?
• Wie passt das Projekt zur Unternehmensstrategie?
• Welche Managementunterstützung gibt es für das Projekt?
• Wurde das Projekt durch eine berechtigte Instanz (PMO, Lenkungsausschuss) genehmigt?

Ein klarer Projektstart erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wesentliche Einflussfaktoren für das Gelingen des Projektes frühzeitig bekannt sind. Und dass wiederum hilft, dass Projekte gelingen und erfolgreich abgeschlossen werden können.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart e. U.

Gerhard Wirnsberger