Teil 3: Organisatorische Aufhängung eines Teams von Business Process Ownern und Zusammenarbeit

Die Bandbreite der Prozesse eines Unternehmens verlangt nach einem Team von Business Processs Ownern. Das BPO-Team sollte eine permanente Einheit sein. 

Prinzipiell ergeben sich zwei Möglichkeiten für die organisatorische Verortung dieser Gruppe: innerhalb der Business-Organisation oder innerhalb der IT. Damit einher gehen sollte die Verteilung der zwei Kernthemen Demand- und Projekt-/Programm-management.

Jede dieser Konstellationen hat ihre innere Logik und kann sinnvoll sein. Die geeignete Variante sollte abhängig von der konkreten Situation im Unternehmen gewählt werden. 

Demand Management

Prinzipiell ist die BPO-Organisation für die Konsolidierung der Anforderungen zuständig. Bei Verortung im Business werden business-seitige Veränderungen ausschließlich auf der Fachseite definiert und umgesetzt. Anforderungen an die IT werden nur kanalisiert und priorisiert durch die BPOs übergeben, die als alleiniger Ansprechpartner für die IT agieren. Bei dieser Trennung ist darauf zu achten, dass die im zweiten Teil beschriebene IT-Kompetenz und Sensibilität in der Business Process Owner-Organisation gegeben ist.

Ist die BPO-Organisation hingegen Teil der IT, fühlt man sich an den früher häufig verwendeten Abteilungsnamen „IT und Organisation“ erinnert. In diesem Fall landen alle Anforderungen unabhängig von Umfang und Wichtigkeit „bei der IT“. Das deutet schon das damit einhergehende Risiko an, dass die Fachbereiche grundsätzlich mit der Lieferung „der IT“ unzufrieden sein werden. 

Projektmanagement

Ist die BPO-Organisation im Business verankert, kann sie einerseits die alleinige Verantwortung für die Umsetzung von Projekten innehaben – inklusive der IT Aspekte. In dem Fall agiert die IT dann als reine Supply-IT, die die gewünschten Lösungen bereitstellt. 

Das Projektmanagement rein durch die IT sieht sich den gleichen Herausforderungen gegenüber wie weiter oben beim Thema Demand-Management beschrieben. 

Oftmals wird das Projektmanagement auch in irgendeiner Form gemeinsam von Fachbereichs- und IT-Vertretern wahrgenommen. Eine gemeinsame Projektleitung sieht sich dem gemeinsamen Projektziel gegenüber verpflichtet und repräsentiert die Bedürfnisse des jeweils eigenen Bereichs in der Leitungsrolle des Projektes oder Programms. 

Fazit

Die adäquate Besetzung der Business Process Owner-Organisation stellt für Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung dar. Die Vielschichtigkeit der Aufgabe und die dafür notwendigen Qualifikationen sind in der Regel nicht im Übermaß vorhanden oder aus nachvollziehbaren Gründen nicht verfügbar. 

Eine Nachbesetzung durch das Einstellen neuer, erfahrener Mitarbeiter mit entsprechendem Profil kann ein Ausweg sein, wenn man sich der Tatsache bewusst ist, dass damit die Voraussetzungen des internen Standings und Netzwerks nicht erfüllt sind. 

Eine temporäre externe Besetzung durch einen Berater oder Freelancer erfüllt zwar viele der hier beschriebenen Anforderungen. Ihr fehlt allerdings neben dem Thema Netzwerk auch der entsprechende interne Durchgriff.

In allen Besetzungsvarianten ist die starke Unterstützung durch Top Management eine zwingende Voraussetzung, die den Mitarbeitern die Gründe und die Bedeutung des Änderungsvorhabens wieder und wieder verdeutlicht und den Business Process Ownern den Rücken stärkt.