Wo der Einkauf genau hinsieht: Georg Fischer

Die GEORG FISCHER FITTINGS GmbH aus dem österreichischen Traisen produziert Gewindefittings und Klemmverbinder aus Temperguss für unterschiedlichste Rohrleitungssysteme. Im Zuge der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung führt der Standort nun E-Procurement ein. Ein markanter Vorteil dieser Lösung ist die schnelle und effiziente Übermittlung der Anforderungen von Bestellungen zum Lieferanten. Die für das Unternehmen wichtigen Freigabeprozesse können mit der digitalen Bestelllösung problemlos abgewickelt werden.

„Unser Anspruch eines produzierenden Unternehmens ist es, jede Bestellung auf ihren Zweck zu überprüfen. Im Einkauf fließen viele Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen, welche zur Beurteilung einer Bestellanforderung notwendig sind“, erklärt Martin Engelmayer als verantwortlicher Einkäufer bei der Georg Fischer Fittings GmbH.

Digitalisierung soll Realität begleiten

Engelmayer erzählt von den bisherigen Digitalisierungsbemühungen: „Vor einigen Jahren lief jede Anforderung mit Papierdokumenten und handschriftlichen Freigaben. Dieser Prozess war natürlich mit einem enormen Verwaltungsaufwand sowie Zeit- und Ressourcenaufwendungen verbunden.“ Die erste Digitalisierungsinitiative sah daher die Verwendung von Mail bzw. Excel-Formularen vor. „Das beschleunigte den Prozess zumindest bis zu dem Zeitpunkt, wo die Anforderung in unser ERP-System übergeben - sprich eingetippt - werden sollte. Die Umsetzung hat sich als zu aufwendig erwiesen, aber auch das Bewusstsein geschaffen, dass wir uns in diesem Bereich weiterentwickeln müssen“, erzählt Engelmayer.

Entscheidung für DIG GmbH

„Für die Wahl des passenden E-Procurement-Anbieters nutzten wir die Erfahrungen aus dem Umfeld bzw. der Region. Hier kristallisierte sich DIG als Favorit heraus", erinnert sich Engelmayer. Eine Empfehlung, die auch Max Winkler , Global Head of Group Procurement bei NEUMAN ALUMINIUM , bestätigte. „Als wichtiger Teil einer solchen Lösung interessierte uns auch die Erfahrung der Lieferanten“, betonte Engelmayer und diskutierte mit großen Partnern wie Haberkorn GmbH und Sonepar über die E-Procurement-Lösung von DIG. Sein Fazit nach den Recherchen: „DIG ist eine klare Empfehlung sowohl von Kunden als auch von Lieferanten.“ Die Entscheidung war somit gefallen.

E-Procurement mit fixem Fertigstellungsdatum

Nach einem ersten Gespräch im Jahr 2022 wurde das Budget erstellt: „Die Gelegenheit war aufgrund der damals zuerkannten Digitalisierungsförderung günstig – allerdings war dies auch der Grund für einen straffen Zeitplan“, erinnert sich Engelmayer an den Projektstart und fügt hinzu: „Deshalb war der Endtermin fix.“ Erstellt wurde auch ein eigener Prozess für die Ersatzteilbestellungen der Maschinenwartungen. Dabei wird eine Bestellung direkt aus der Instandhaltungssoftware angelegt. „Der User springt von der Instandhaltungssoftware mittels Punchout zur Website des Lieferanten, wo der Warenkorb zusammengestellt werden kann. Abschließend wird dieser ans DIG eProcurement übermittelt. Die Bestellung selbst erfolgt samt aller Freigaben im ERP-System", erklärt Engelmayer.

Verschiedene Katalogarten inkl. Multilieferanten

„Wir nutzen verschiedene Arten von Katalogen und haben per OCI unter anderem auch bekannte Lieferanten wie kaiserkraft , Haberkorn und Hoffmann Group angebunden“, zählt Engelmayer auf. Zusätzlich verwende man Multilieferantenkataloge, um wiederkehrende Bestellungen verschiedener kleiner Lieferanten unkompliziert abzubilden. Unter anderem handelt es sich bei der Georg Fischer Fittings GmbH hierbei um diverse Rohmaterialien sowie Sanitätsmaterial oder zeichnungsbasierte Metallzuschnitte.

Sensible Roll-out-Strategie

„Neben den technischen Abklärungen ist die Einbindung der Mitarbeitenden ein essenzieller Faktor, um die Stärken der digitalen Bestelllösung zur Gänze ausschöpfen zu können“, betont Engelmayer. Aus diesem Grund wurden nach intensiver Testphase alle Bedarfsanforderer und deren Vorgesetzte geschult. Weiters erklärt Engelmayer: „Neben dem Praxisworkshop, wie eine Bestellung im System anzulegen ist, war es ebenso wichtig, dem gesamten Kollegium die Vorteile und den Nutzen der E-Procurement-Lösung näher zu bringen. Zeit- und Kostenersparnis durch eine schnellere Beschaffung sowie die Reduzierung der überproportional hohen Verwaltungskosten sind nur zwei von vielen Pluspunkten von DIG.“