101 - Implementación de una Estrategia de Mejora Continua

A través del tiempo y trabajando con diferentes empresas en programas de MEJORA CONTINUA, te puedo compartir una guía de implementación que he visto que funciona. Durante mi participación en proyectos de optimización de procesos, he llegado a la conclusión de que es un proceso que se asemeja a una NAVAJA SUIZA. 

Tenemos un grupo de metodologías y que contienen herramientas para casi todas las situaciones, pero que, aunque estén todas disponibles, no se pueden usar todas a la vez.

No hay magia en esto. Debemos seleccionar el método y herramienta adecuada, y seguir un plan de implementación de acuerdo con las necesidades y prioridades de la empresa. 

El proceso:

La estrategia de Mejora Continua con frecuencia no está alineada a las prioridades de la empresa. Todos desean los cambios, pero éstos son vistos como "responsabilidad de alguien más, no de mi área". La meta puede ser la mejora continua, pero para poder implementar una estrategia, los esfuerzos de motivación y empoderamiento de los empleados deben cruzarse.

Hay cuatro áreas principales en las que se debe trabajar como inicio de una estrategia de mejora continua:

1. Visión: Definir la estructura de las creencias y valores de la empresa. La estrategia de empezar por la alta dirección.
2. Empoderamiento: Dar autoridad a todos los niveles para que los empleados tomen decisiones. Prioridad en comunicación e información, reconocimiento de logros de la gente, premiar la creatividad e involucrar a empleados en las mejoras de sus propias áreas.
3. Medición continua: Monitorear siempre los resultados y dar feedback para ajustar los procesos. Buscar siempre la reducción de la variación de los procesos. Establecer KPI claros y alcanzables. Mejorar cuando se alcancen.
4. Enfoque al cliente: Identificar necesidades del cliente (interno y externo). Incluir a proveedores (son parte de la solución, no del problema).

Empezar con pasos pequeños

Implementar una estrategia planeando cambiar todos los sistemas a la vez es una decisión suicida. Debemos seleccionar un área piloto, confirmar los resultados antes de extender la estrategia a otras áreas e involucrar en las acciones de mejora a los empleados del área. Evita seleccionar un grupo especial "dream team". La idea es el empoderamiento y la participación de todos los empleados para crear sentido de pertenencia del logro de los resultados.

Abrazar el Proceso de Cambio

El cambio se debilita cuando esperamos que alguien más lo haga, pero se refuerza cuando lo hacemos nosotros mismos. No hay una regla general. Dependiendo de las necesidades y situación especifica de la empresa, el cambio se puede implementar de 4 maneras:

1. Cambios tecnológicos y sociales simultáneos: El más estresante y agresivo.
2. Cambios tecnológicos primero: Es más costoso por la inversión inicial.
3. Cambios Sociales Primero: El aspecto humano primero. Capacitación, cultura, etc.
4. Cambios por etapas: Cambios de manera gradual: Es el menos estresante.

Celebrar los éxitos

Durante el proceso de implementación es muy importante reconocer a los empleados por los logros y éxitos y celebrar con ellos . La importancia de esto radica en crear una espiral de motivación, vencer barreras de comunicación, crear un ambiente de integración e impulsar la motivación. El equipo de Recursos Humanos es clave para proporcionar el soporte y facilitar eventos con este fin.

Extender estrategia en Cascada

La estrategia de mejora continua debe ser impulsada primeramente desde la Dirección y fluir en cascada hacia los siguientes niveles de la organización.

Las Partes Interesadas

La estrategia de mejora continua involucra a 3 partes interesadas: Patrocinadores, Implementadores y Usuarios. Los roles y responsabilidades de este grupo clave se resumen en la siguiente tabla:

Secuencia del Proceso de Implementación

La secuencia de implementación debe seguir un orden lógico, de acuerdo con los cuatro elementos principales.

En cada etapa, se debe trabajar en eliminar barreras y proporcionar soporte para impulsar los conceptos involucrados.

La Dirección y los Líderes son los primeros en tomar responsabilidad de este soporte.

En cada etapa, debe generarse un plan de acción con responsables y fechas compromiso. Se sigue el ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para la implementación de los planes de acción.

Una vez alcanzados los objetivos los usuarios deben ser capacitados para ejecutar los cambios. El equipo de Liderazgo debe proporcionar los recursos y el soporte necesario en cada etapa. El coordinador de Mejora Continua debe dar seguimiento a la estrategia y reportar avances de manera frecuente.

El proceso de Mejora Continua es permanente. No es un proyecto con una fecha objetivo final, tal como se muestra en este modelo:

Problemas y retos durante la implementación

• Delegar la autoridad de la mejora continua.
• Dar el nombre de Mejora Continua a programas ya existentes
• Hacer las cosas bien la primera vez.
• Reconoce que habrá crisis durante el cambio. Trabaja en administrar esta crisis.
• Asegura que todos entienden que no hay marcha atrás una vez que se inicia el ciclo.
• Escucha los miedos y preocupaciones de la gente.
• Reconocimiento a la gente y celebrar los éxitos.
• Pide consejos. No hay ideas pequeñas. Todas son importantes.
• Registra y documenta todos los logros y actividades.
• Revisa el plan cada 12 meses. Todos los empleados deben ser informados acerca del progreso del plan.
• No todos serán ganadores. Puede haber personas que no se adapten a los cambios, que pierdas control, estatus, prestigio o poder que por mucho tiempo han conservado.
• Considera aplicar la estrategia: "Si no sabes, te enseño. Si no puedes, te ayudo, pero si no quieres..."
• En caso de existir terminaciones de trabajo, éstas deben gestionarse rápido. Los proceso de mejora no siempre son fáciles, pero deben de verse como una manera de proteger los intereses de las personas que sí quieren el cambio y también los intereses de la empresa.
• La cultura (valores, principios y comportamientos) se transforma, no se elimina. Si una cultura se destruye y no es reemplazada, se puede crear una nueva cultura negativa.

Conclusión:

La Mejora Continua hoy en día y con un ambiente de globalización, competencia y volatilidad de los mercados, se convierte en una estrategia de supervivencia y una poderosa arma para mejorar nuestra ventaja competitiva. No es una iniciativa que se busca para estar a la vanguardia de las tendencias de la industria.

Implementar de manera seria una estrategia debe considerar un alto grado de disciplina y compromiso de parte de la alta Dirección y equipo de Liderazgo.

La capacitación es clave y es una inversión que se recuperará fácilmente conforme los resultados de las mejoras se vean reflejados en el estado financiero de la operación.

Espero haya sido de utilidad esta información. Si necesitas apoyo, tienes alguna duda o necesitas información adicional, contáctame.

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