En muchas ocasiones los trabajadores pueden argumentar que el control de su tiempo y de su asistencia, es una forma de desconfianza por parte de sus empleadores. Y aunque es verdad que debe haber un cumplimiento conforme a lo que establece la ley y las propias políticas de la organización; hay razones mucho más profundas y poderosas al respecto.
Entre otras, están las siguientes:
- Precisión en el cálculo de la nómina
- Cumplimiento de las leyes laborales
- Mejor toma de decisiones en la asignación de recursos
- Medición de la productividad
- Gestión de ausencias
- Justicia y equidad
- Eficiencia de la fuerza laboral
- Disciplina de los empleados
- Control de costos de recursos
- Gestión de turnos y flexibilidad de personal
- Seguimiento de proyectos
- Responsabilidad de los empleados
- Cumplimiento de salud y seguridad
- Datos para la toma de decisiones
- Satisfacción de los empleados
Como se puede observar en la lista anterior, el control de tiempo y asistencia es una tarea que beneficia directamente al personal. Sin embargo, no es una actividad sencilla, mucho menos si se continúa haciendo de forma manual. Por ello, es muy recomendable (y en hoy en día, necesario) contar con el apoyo de herramientas que permitan realizarla eficientemente. Así es como lo confirman muchos responsables del área de Recursos Humanos, que han incorporado un software de Nómina y gestión de Capital Humano.
Los gerentes de recursos humanos pueden utilizar este software para supervisar de las siguientes maneras:
- Seguimiento de tiempo automatizado: el software de Recursos Humanos permite a los empleados marcar la entrada y la salida electrónicamente, ya sea a través de portales web o aplicaciones móviles. Este seguimiento automatizado elimina la necesidad de hojas de tiempo manuales y proporciona datos precisos.
- Gestión de hojas de tiempo: el software de Nómina y gestión de Capital Humano permite a los empleados enviar hojas de tiempo electrónicamente, donde pueden ingresar sus horas trabajadas, descansos y cualquier nota relevante. Los gerentes de Recursos Humanos pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo dentro del software, lo que agiliza el proceso de aprobación.
- Informes de tiempo y asistencia: asimismo, genera reportes completos que brindan información sobre los datos de tiempo y asistencia del personal. Los gestores de talento humano pueden analizar tendencias, rastrear patrones de asistencia, identificar valores atípicos y obtener visibilidad de la asistencia general de la fuerza laboral.
- Gestión de licencias y ausencias: frecuentemente, este software incluye funciones para administrar las licencias de los empleados, lo que les permite enviar solicitudes de licencia y a los responsables de Recursos Humanos, revisarlas y aprobarlas. Esto agiliza el proceso y garantiza una cobertura de personal adecuada.
- Seguimiento de horas extra: el software de Nómina y RR.HH. puede realizar un seguimiento y calcular las horas extra de los empleados, en función de normas y reglamentos predefinidos. Esto ayuda a monitorear y administrar las horas extra óptimamente y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.
- Notificaciones y recordatorios: el software de gestión de Recursos Humanos envía notificaciones y recordatorios automáticos a empleados y gerentes para tareas relacionadas con el tiempo y la asistencia, como el envío de hojas de tiempo, aprobaciones de licencias o próximos cambios de horario.
- Integración con sistemas de reloj registrador: lo que faculta una transferencia de datos precisa y sin problemas.
- Gestión de horarios: es muy común que esta plataforma incluya funciones de programación que permiten a los responsables del departamento de Capital Humano crear y administrar los horarios de laborales de los empleados. A su vez, éstos pueden acceder a sus itinerarios, solicitar cambios de turno y recibir notificaciones de actualizaciones de horarios, a través del software.
- Monitoreo en tiempo real: los gerentes de Recursos Humanos pueden monitorear el tiempo y la asistencia del personal en tiempo real a través del panel de control del software de Nómina y gestión de personal. Pueden ver quién está registrado actualmente, realizar un seguimiento de las ausencias y hacer ajustes inmediatos, si es necesario.
- Seguimiento del cumplimiento: asimismo, puede ayudar a monitorear y rastrear el cumplimiento de las leyes laborales y las políticas de la empresa, relacionadas con el tiempo y la asistencia. El software puede marcar cualquier violación o discrepancia para una mayor investigación o acción.
- Integración de nómina: el software de Recursos Humanos se puede integrar con los sistemas de nómina, lo que permite una transferencia transparente de datos de tiempo y asistencia, para un cálculo preciso. Esta operación minimiza la entrada manual de datos y reduce el riesgo de errores.
- Acceso de autoservicio: el software de Nómina y RR.HH., comúnmente proporciona portales de autoservicio para los empleados, donde pueden acceder a sus registros de tiempo y asistencia, ver sus horarios, enviar hojas de tiempo y solicitar licencias o tiempo libre. Esto les permite tomar posesión de su gestión del tiempo.
- Análisis e información: esta plataforma ofrece herramientas analíticas que permiten a los gerentes del área de Capital Humano generar reportes y obtener información sobre los registros de tiempo y asistencia del personal. Esto puede ayudar a identificar puntos de mejora, optimizar la dotación de personal e informar acerca de la toma de decisiones.
- Acceso móvil: muchas soluciones de software de Recursos Humanos ofrecen aplicaciones móviles, lo que posibilita a los empleados a realizar un seguimiento del tiempo, ver horarios y administrar tareas relacionadas con la asistencia, sobre la marcha. Esto aumenta la flexibilidad y el acceso, tanto para los empleados como para los gerentes.
- Pistas de auditoría y registros de cumplimiento: el software mantiene pistas de auditoría y registros de datos de tiempo y asistencia, lo que proporciona un registro histórico de la presencia de los empleados. Esta documentación puede ser valiosa para auditorías, informes de cumplimiento y resolución de disputas, en caso necesario.
Al utilizar las capacidades de seguimiento del tiempo y la asistencia del software de Nómina y gestión de Capital Humano, los responsables pueden optimizar los procesos, garantizar la precisión y obtener información valiosa sobre los patrones de asistencia y el cumplimiento de los empleados, lo que conlleva una administración de la fuerza laboral más efectiva.
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