8 funciones clave de un software de Recursos Humanos online
Luis Saez Irurre
Ayudo a digitalizar empresas con soluciones de tecnología móvil. Con Tweem para RRHH y con vBote para el resto de áreas.
¿Qué es un software de recursos humanos online?
Podemos decir que un software de recursos humanos online, es una herramienta que aprovecha internet para optimizar la gestión de todo lo relacionado con el personal que trabaja en una empresa u organización. Y al igual que en muchas otras áreas o departamentos de la empresa, las nuevas tecnologías llegan al departamento más importante, el Departamento de Recursos Humanos.
La digitalización de los recursos humanos a través de un portal de RRHH, principales funciones:
1. Gestión del registro de la jornada con un programa de recursos humanos online
Una de las funcionalidades más demandadas de los portales de recursos humanos online es la del registro de la jornada. Con ella podrás controlar la jornada laboral de todos tus empleados sea cual sea su lugar de trabajo, ya estén en la oficina, teletrabajando o desplazados. Gestionar y controlar los fichajes diariamente, por mes o por trabajador. Elaborar informes y obtener toda la información necesaria para la correcta organización diaria de la empresa.
2. Gestión de datos de empleados centralizada en un portal de RRHH
Disponer de un software de recursos humanos online agiliza mucho el trabajo burocrático de las empresas. Permite a todos los responsables de equipo acceder a la información de los empleados desde cualquier lugar, favoreciendo la movilidad, la conectividad y reduciendo los tiempos de respuesta; todo ello fácil de usar desde el PC o el smartphone.
3. Gestión de solicitudes mediante una aplicación de recursos humanos
Otra de las funcionalidades que nos van a liberar tiempo es la gestión de solicitudes. Gestiona las vacaciones, días libres, gastos de viaje, dietas, horas extra, cambio de datos personales, etc...de tu equipo desde tu software de recursos humanos online. Además tanto empleados como administradores podrán consultar información y tramitar solicitudes relacionadas con la gestión del personal en cualquier momento, y serán validadas por los supervisores asignados.
4. La gestión de vacaciones es imprescindible en tu programa de recursos humanos
Centralizando en el portal de RRHH la gestión de las vacaciones ganarás en productividad y evitarás consultas repetitivas sobre saldos de vacaciones, días libres,.... El proceso de consulta, solicitud y validación de vacaciones y días libres se hace de una manera fluida y se reducen los posibles errores. Tener la información en un único sitio y en tiempo real te ahorrará mucho tiempo y te evitará errores y malos entendidos, esto sin duda mejorará el clima laboral de tu empresa.
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5. Firma de documentos con validez legal con una aplicación de rrhh
Cada día son más las empresas que cuentan con parte de la plantilla fuera de los centros de trabajo, se encuentran en movilidad, teletrabajando,... Por lo que la documentación que debe ir firmada por los trabajadores es cada vez más complicada de gestionar en papel. Si tu software de recursos humanos online incluye la firma digital, además de resolver el problema de la distancia, te supondrá unos beneficios notables, ahorrarás en papel, tinta, espacio para almacenar tanta documentación y tiempo en gestionar toda la documentación en papel.
6. Envío automatizado de las nóminas a través de tu portal de RRHH
El reparto de nóminas es una de las tareas que nos ocupa mucho tiempo ya que se trata de información confidencial, que requiere prestar mucha atención y dedicación.. Un software de recursos humanos online que disponga de una funcionalidad de distribución de nóminas automatizada, nos va a hacer ahorrar tiempo y evitar errores en la distribución de las nóminas a los empleados. Te evitará las engorrosas comprobaciones previas al envío de nóminas al ser documentos tan sensibles.
7. Gestión de documentos internos de RRHH incluida en tu aplicación
Gestiona los documentos de recursos humanos de la empresa de forma centralizada y digitalizada con un software de recursos humanos online. Un sistema digitalizado de documentación mejora la calidad del trabajo y la productividad de todos los miembros de la empresa.
8. Canal de comunicación interna profesional en la app de RRHH
Uno de los puntos más debilitados con el teletrabajo o la modalidad mixta puede que sea la comunicación interna. Si el software de recursos humanos online que elijas, dispone de esta funcionalidad y puedes enviar comunicaciones al móvil de todos los empleados, sin duda es una gran ventaja. Tendrás un canal corporativo por el que comunicarte con tu equipo de manera ágil y eficaz. Además esta funcionalidad fomenta la colaboración y comunicación entre departamentos y en la empresa en general.
Hay multitud de software de recursos humanos online, es mejor comparar las funcionalidades que ofrecen los distintos sistemas y compararlas con las necesidades internas de tu empresa y como no, el precio del software de recursos humanos y elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.