Acrónimos en la función de Compras. Formas de pedir una oferta

Una de las funciones de un profesional de Compras y Aprovisionamiento consiste en proporcionar productos y servicios a las diferentes áreas usuarias de la empresa que lo soliciten. Aunque normalmente sabremos cómo proceder, seguro que a todo profesional de compras con cierta experiencia le habrá llegado en algún momento una solicitud por parte de un área usuaria en la que necesitan saber los costes de un producto o servicio, pero sin dar las especificaciones del mismo. Recuerdo un caso en el que me pidieron saber el coste de una maqueta 3D de un vagón de un tren sin dar más datos que era a escala 1/2. No se incluía ni archivo 3D, ni información sobre nivel de detalle, material de la maqueta, etc. Es un caso mucho más común del que pueda parecer. Por otro lado, un caso que también sucede con cierta asiduidad es el de conseguir un precio basado en unas especificaciones y, a la hora de lanzar la orden de compra, las especificaciones han cambiado.

Por estas y otras razones existen diferentes términos que definen el nivel de detalle que queremos pedir en una oferta determinada. El propósito de este artículo es el de especificar cuáles son esos términos y cuándo debemos utilizar cada uno de ellos. De esta forma el proveedor sabrá lo que se espera de él y no se ofuscará si cambian las circunstancias durante la licitación.

 RFI (Request for Information / Solicitud de información)

Suele ser el proceso inicial de todo proyecto. Se utiliza para planificar una negociación, concurso u homologación de proveedores en función de la información (interna y externa). 

Es una actividad de investigación que debe proporcionar una hoja de ruta con características (mínimas y máximas) respecto al proyecto. Al proveedor se le facilitarán las características provisionales del producto/servicio que se va a requerir y se le pedirá un precio, pero sabiendo que dicho precio será sólo una estimación y que podrá sufrir variaciones cuando se terminen de definir los requerimientos. Eso sí, el precio final no deberá diferir mucho del presentado en la RFI.

La RFI se suele utilizar por varias razones:

• Conocer los proveedores que podrán proporcionar el producto/servicio
• Despertar el interés de los mismos y fomentar la competitividad entre ellos
• Conocer el estatus del mercado
• Posicionarse estratégicamente de cara a una futura negociación
• Hacerse una primera idea de los costes que tendrá el producto/servicio

 A veces el resultado de una RFI puede ser el factor decisivo que haga que sigamos adelante con el proyecto (definiendo en mayor detalle las especificaciones y lanzando una RFP o RFQ) o que lo descartemos antes de seguir dedicándole más recursos.

 RFP (Request for Proposal / Solicitud de Propuestas)

Cuando conocemos las especificaciones del producto/servicio que estamos buscando pero no tenemos claro de qué manera puede hacerse (o existen varias formas de conseguirlo y no nos hemos decidido por una de ellas), lanzaremos una RFP en la que los proveedores tendrán no sólo que mostrarnos las bondades de su producto/servicio final, sino que también tendrán que exponer la forma en que lo harán. Un ejemplo claro puede ser la contratación de licencias de un software de gestión de nóminas para la empresa. Cada una de las diferentes plataformas de software del mercado tiene diferencias sustanciales, y eso sin considerar si será un SaaS, un software On-Premise, etc.

En estos casos las opciones son muy abiertas y el apoyo del área solicitante será crucial. La oferta económica tendrá un peso relativo y la responsabilidad principal recaerá en la oferta técnica en la que cada uno de los proveedores participantes tendrá que demostrar el valor añadido de su propuesta.

Dependiendo del volumen económico del producto/servicio es probable que también sea necesario requerir que en la oferta se incluya información económica acerca de cómo se va a acometer el proyecto por parte del proveedor y se solicitarán garantías de que serán capaces de llevarlo a cabo.

 RFS (Request for Solution / Solicitud de Solución)

Una RFS es una RFP en la que las especificaciones del producto/servicio final tienen, por decirlo así “margen de maniobra”. En este caso les comunicamos a los proveedores que estamos abiertos a oír propuestas que difieran ligeramente de lo que hemos pedido.

Las RFS no son comunes, y suelen utilizarse principalmente cuando nos enfrentamos a tecnologías muy innovadoras sobre las que no tenemos mucho conocimiento.

 RFQ (Request for Quotation / Solicitud de Cotización)

Es el caso en el que se solicita la información totalmente detallada. Hablamos de un precio cerrado (o un precio-fórmula, o un rappel si es el caso) así como unos plazos de entrega, condiciones de pago, etc.

A veces se suele utilizar el acrónimo RFQ para designar una Request for Qualifications (Solicitud de Capacidad). Se utiliza para conocer la capacidad de una empresa para producir un producto o proporcionar un servicio, aunque esta acepción apenas es utilizada. Para evitar confusiones, en el caso de necesitar conocer las capacidades de un potencial proveedor se utiliza un documento cuyo acrónimo es PQQ (Pre Qualification Questionnaire / Cuestionario de precalificación).

Una RFQ suele utilizarse normalmente en los casos en los que el producto o servicio a proporcionar es común o estándar (por ejemplo, una compra de material de oficina). Para ello se suele adjuntar una serie de documentación con los detalles del material/servicio que incluya cantidades, características a cumplir, tiempos de entrega e incluso, si es necesario, el contrato marco sobre el que se va a regir el suministro. Con todo ello se suele solicitar un precio tipo que sirva para poder realizar la comparativa entre las ofertas de los diferentes proveedores. Si, por ejemplo, habláramos del servicio de transporte de personal, podría pedirse el coste del kilómetro por persona.

Habrá más de una ocasión en la que nos encontraremos con que, a pesar de creer que hemos lanzado una RFQ, la falta de información que no nos hemos dado cuenta que es necesaria para ofertar la transformen de facto en una RFP.

 EOI (Expression of interest / Declaración de Interés)

También llamado ROI (Registration of Interest / Registro de Interés) es un documento bastante genérico que se utiliza cuando una empresa (o una Administración Pública) expresa su intención de lanzar la licitación de un proyecto de gran magnitud. A dicha comunicación los proveedores no responden dando un precio, sino expresando su interés en participar en la licitación y, en ocasiones, anexando un documento que expone sus capacidades productivas, económicas y técnicas para llevar a cabo el proyecto.

El propósito de una EOI es el de declarar públicamente la intención de realizar una gran inversión y, como respuesta, saber qué proveedores estarían interesados en competir por la realización del proyecto. Solamente las grandes multinacionales o las Administraciones Públicas suelen emitir una EOI; además, tras la recepción de la respuesta por parte de los proveedores suele haber una RFT o RFP, según sea el caso.

 RFT (Request for Tender / Solicitud de Concurso)

Básicamente es el término que se emplea para definir las RFP en el sector público. En la teoría tendremos unos requerimientos finales específicos y unas guías principales respecto al producto/servicio. Desafortunadamente las indicaciones que se suelen recibir están muy poco definidas y serán necesarias varias rondas de preguntas y respuestas hasta conseguir información suficiente como para que los proveedores puedan presentar una propuesta.

Obvia decir que en estos casos la información sobre el “músculo” financiero del proveedor y su solvencia técnica para llevar a cabo la tarea deberán estar más que demostrados en su propuesta.

 IFB (Invitation for Bidding / Invitación para Ofertar)

También denominada ITB (Invitation to Bid / Invitación a Ofertar) se emite en casi en las mismas situaciones en las que se emitiría una RFP, pero con una gran diferencia. La información técnica en estos casos es mucho más detallada y no deja tanto margen al fabricante o proveedor del servicio. Por decirlo así, en la RFP decimos el “qué” queremos pero no “cómo” lo queremos, y en la IFB decimos el “qué” queremos y “cómo” lo queremos.

Cuando queramos lanzar una licitación en la que no demos libertad a los proveedores utilizaremos una IFB pero, si queremos conceder al menos un pequeño grado de libertad, entonces utilizaremos una RFP.

Una IFB se distingue de una RFQ en que los requerimientos y las especificaciones de una IFB suelen ser mucho más complejas que en una RFQ.

 BAFO (Best and Final Offer / Mejor y Última Oferta)

Es el término utilizado en las licitaciones para indicar que, una vez emitido, no habrá negociación en los términos o el precio

Este dato lo suele solicitar la empresa responsable de la licitación cuando las ofertas entre los proveedores son muy parecidas unas a otras. Con ello se busca que los proveedores incluyan en su oferta un valor diferenciador que ayude a que el cliente tome una decisión sobre la adjudicación.

Como todos sabemos que nunca se deja de negociar y que siempre puede haber cambios, existe un término denominado BARFO (Best and Revised Final Offer / Mejor y Última Oferta Revisada) que suele invalidar el BAFO.