10 elementos claves a la hora de seleccionar un proveedor

Para una empresa es importante elegir bien los clientes con los que va a trabajar, pero también resulta fundamental saber escoger los proveedores que han de garantizarle el suministro de productos y servicios. Hacerlo mal, puede comprometer la propia capacidad de producción y venta de la empresa. Para ayudarte a tomar la mejor decisión sobre la elección de un proveedor, te recomiendo evaluar una serie de elementos clave.

1. Catálogo

Evidentemente el elemento más significativo a la hora de seleccionar un proveedor es que comercialice los productos o servicios que realmente necesitas. De nada sirve que observe en buen grado el resto de propiedades que vamos a ver, si esto no lo cumple.

2. Localización

La ubicación física concreta que tenga el proveedor puede ser relevante, sobre todo, si es tu empresa la que tiene que desplazarse a sus instalaciones para recoger el material. A un proveedor que esté cercano, le podrás comprar en menores cantidades y con mayor frecuencia.

3. Relación calidad - precio

El proveedor que elijas deberá ofrecer precios razonables acordes a la calidad de su producto o servicio. No se trata de buscar siempre lo más barato, sino una buena combinación de estos dos elementos. Piensa que, lo barato a la larga puede salirte caro si la calidad de lo que compras no es la adecuada. Al evaluar el precio has de tener en cuenta los gastos adicionales que puedan incluirse en el mismo, como los correspondientes al transporte o al embalaje, así como la posibilidad de que existan descuentos si compras cantidades elevadas (descuento por volumen de compra), o si pagas pronto (descuento por pronto pago).

4. Condiciones de pago

En este punto se trata de valorar tanto la fórmula de pago al proveedor, donde serán preferibles los medios en los que la iniciativa de pago la tenga tu empresa, por ejemplo, una transferencia o un cheque, como el plazo de pago, donde interesará buscar el mayor sin recargo, eso sí, respetando, en la medida de lo posible, los 60 días naturales de plazo máximo que marca la legislación contra la morosidad vigente.

5. Suministro

El proveedor ha de ser capaz de entregar el material en función de cuáles sean tus necesidades. Puede ser esencial que no exija pedidos mínimos o que garantice un abastecimiento continuo a lo largo del ejercicio. También es fundamental evaluar la rapidez en el suministro, es decir, el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que el proveedor lo entrega.

6. Volumen de ventas

Las ventas son un indicador del tamaño del proveedor. Si es pequeño, con menor volumen de ventas, podrás ejercer mayor fuerza relativa ante él, recibir una atención más directa o lograr mayor flexibilidad ante tus necesidades. Si, por el contrario, es un proveedor grande, podrás tener mayor confianza en su sistema de producción y suministro, pero ejercerás menor fuerza relativa ante él.

7. Certificaciones

Si antes comentaba que un aspecto a evaluar es el de una buena relación calidad – precio, las certificaciones del estilo ISO 9001 acreditan, de modo objetivo, que el proveedor posee un buen sistema de gestión de la calidad. Dependiendo del sector otras certificaciones pueden ser también relevantes.

8. Servicio posventa

En función de las características del producto o servicio adquirido cobrará mayor o menor importancia el servicio posventa. Dentro de esta categoría es común que se evalúen aspectos tales como la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, la política de devoluciones o las garantías que ofrece el proveedor.

9. Trayectoria

El historial y la imagen del proveedor en el sector se deben tener muy en cuenta. Se puede consultar a otras empresas qué experiencia tienen con él, sobre todo, en aquellos sectores más atomizados. Asimismo, se puede estudiar su información pública en lo referente a incidencias de pago o presentación de cuentas anuales, sus noticias en Internet y los comentarios en redes sociales.

10. Situación económico-financiera

Por último, si la situación financiera del proveedor es estable, hay más posibilidades de que sus suministros sean de calidad y seguros. Si, por el contrario, atraviesa dificultades financieras, puede dejar de atender los pedidos. Para conocer esta situación es importante analizar tanto ratios (indicadores que expresan la relación entre dos variables económicas o financieras, de tal modo que su resultado es más significativo que el de cada variable por separado, los cuales se basan en información contable del pasado), como ratings (calificaciones sobre situaciones futuras en cuanto a morosidad, solvencia o rentabilidad, que son elaborados por empresas especializadas).

Mario Cantalapiedra

mcantalapiedra@cemad.es