Antes de organizar un evento...
Organizar un evento puede ser una de las experiencias profesionales más agradecidas o convertirse en un auténtico calvario para cualquier profesional que se encargue de ello. Supone un largo camino plagado de gestiones, llamadas, presupuestos y un toque de creatividad y previsión ante sucesos inesperados que culmina con la propia celebración del evento. Luego, hay más cosas que hacer, pero de eso ya hablaremos otro día.
Por ello, definir previamente el evento que vamos a organizar nos puede ayudar a que el largo camino sea más llevadero. Aquí dejo un esquema que yo aplico y que os puede ayudar:
- Objetivo: efectivamente, lo primero es saber qué objetivo va a tener el evento, siempre alineado con los de la entidad organizadora. Generar ingresos puede ser uno de ellos, pero no tiene porqué ser unos ingresos inmediatos, sino más a largo plazo, como resultado de cumplimiento de algún otro objetivo. Por otro lado, estos ingresos pueden traducirse en el valor que tiene el posicionamiento de la marca tanto en los medios como en la mente del público asistente el hecho de celebrar el evento. Lo que se suele llamar "impactos". En definitiva, sí, puede ser “generar ingresos”, “hacer negocio”, pero hay muchas formas de cumplir este objetivo. Otros que puede tener el evento son promocionar la entidad organizadora, crear una comunidad o una identidad en torno a ella, publicitar sus productos y servicios. Son varias las metas que podemos proponernos, y no solo hay que tener en cuenta las nuestras sino también las del resto de los actores que van a estar implicados en él, como asistentes, patrocinadores, ponentes, etc.
- Presupuesto: este dato es importante conocerlo de antemano, pues es el que va a guiar mucho de los pasos que se van a dar, desde las dimensiones y duración del evento hasta la ubicación o el catering. Y tan malo es contar con un presupuesto muy limitado como con uno generoso y no invertirlo en su totalidad. Si dispones de un gran presupuesto, ¡echa la mente a volar!
- Carácter: ¿qué es lo que vamos a organizar? ¿un acto formativo, un taller, un curso?, ¿una visita especial?, ¿es quizás un acto social, como una cena o una entrega de premios?, ¿puede ser algo más ambicioso, unas jornadas, un congreso, una feria?
- Periodicidad: no es lo mismo un acto puntual que otro que se otro que se va a repetir en periódicamente, pues en este caso aquello que sembremos para la primera celebración será un gran apoyo para el resto de ediciones del acto.
- Duración: desde un par de horas hasta varios días, es importante determinar también este aspecto.
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- Ubicación: aunque los eventos online han venido para quedarse, los presenciales siguen siendo los preferidos. Al contacto humano hay que sumar la posibilidad de disfrutar en vivo de todo lo que el encuentro puede ofrecer. Sobre esta base, la elección del espacio es uno de los temas más delicados, pues puede suponer un buen pellizco al presupuesto asignado. Sin embargo, el escenario donde lo ubiquemos también determinará muchas de sus posibilidades: transporte de asistentes, dimensiones, iluminación, decoración, posibilidades de sorprender... Y aunque el evento sea en las instalaciones del organizador, seguro que estas tienen más posibilidades que las que se aprecian a simple vista.
- Público: ¿vamos a un público general o a un público especializado?, ¿se va a asistir por invitación o está abierto a todos los interesados? Y, por supuesto, hay que tener cuenta el número aproximado de asistentes y si la asistencia va a ser gratuita o la entrada va a tener un coste.
- Patrocinadores/expositores: aunque el encuentro responda a uno de nuestros objetivos corporativos, en la mayoría de las ocasiones vamos a contar con la presencia de patrocinadores, expositores, colaboradores… ellos apoyarán el éxito del evento, que muchas veces sin ellos no sería posible, y a la vez, su presencia puede ser el gran atractivo para los asistentes. Y estas firmas colaboradoras van a sopesar mucho si les interesa su presencia en nuestro evento, qué va a suponer para ellos, qué les va a aportar. Los presupuestos de las empresas para el apartado de eventos, comunicación, marketing o publicidad suele estar muy medido y van a querer ver un retorno claro a esa inversión. Y como en el caso de nuestra empresa o corporación, muchas veces no tiene que ver con “ingresos inmediatos”; puede ser también mejorar de la imagen, relacionar su marca con la nuestra, recoger datos de asistentes para más tarde ponerse en contacto con ellos, etc.
Y por último, el atractivo de nuestro evento. En definitiva, porqué van a acudir a nuestra llamada el público. Ese toque especial que creará expectación puede ser la asistencia de algún ponente especial, la presentación de un producto o servicio novedoso, la asistencia de la competencia o incluso el ambiente especial lleno de sorpresas y novedades que allí se va a generar. No nos olvidemos que somos nosotros los que queremos que vengan y que ellos nos van a dar lo más importante que tenemos: su tiempo y atención.
¡Buena suerte con el próximo evento!