CÓMO DELEGAR TRABAJO QUE REALMENTE SE LLEVE A CABO

Como muchos gerentes, cuando empecé mi primer trabajo y fui por primera vez jefe, la actividad que más demandaba como reto bastante grande para mí era el manejo de personal. En aquél tiempo cuando empecé primeramente como empleado me encantaba hacer las cosas y ensuciarme las manos, así que la idea de delegar no era de ninguna manera habitual para mí. Lo que pensaba en ese momento era lo voy a hacer yo, para demostrarle a mi jefe que solo lo podía lograr. 

 Al pasar de los años y convertirme en jefe, me dieron a cargo varias personas. Aún así batallaba para solicitar las tareas y se hicieran correctamente, me la pasaba dando órdenes y seguimiento a ellas y algunas tareas las terminaba haciendo yo mismo. Sin embargo, cuando empecé mi negocio me vi en la necesidad de generar crecimiento, así me di cuenta que no me daba abasto con todo el trabajo si yo mismo lo hacía. Así que comencé a delegar, pero esto seguidamente me dejaba muy frustrado. Me daba cuenta que el trabajo no había resultado como yo lo esperaba o ni siquiera se terminaban las actividades encomendadas. Entonces lo que resultaba era que lo tomaba de igual manera personalmente y simplemente lo hacía por beneficio propio. Sentía en algún momento que si tenía que hacer algo, lo tenía que hacer yo mismo, también como dueño. Y como mi carga de trabajo se había visto cada vez incrementada, rápidamente empecé a sentirme abrumado por la cantidad de trabajo que me llevaba a casa.

EL PROBLEMA CON MI ACTITUD

Hace unos 10 años, me di cuenta que estaba delegando malamente. En ese tiempo estaba en el proceso de encontrar una agencia de mercadotecnia para realizar una página web para mi negocio y le pedí a una persona que trabajaba conmigo como telemercadista que me pusiera en contacto con alguna de estas agencias para solicitarles una cita de tal manera de ofrecerme una cotización personalizada para mi sitio web, también le solicité me reportara su avance con esto.

 Unos días más tarde, el telemercadista me dio una actualización de lo que había realizado. Había enviado correos a varias agencias, pero ninguna había respondido a los correos electrónico. Esto me dejaba igual que al principio.

Le pregunté, “¿oye les diste seguimiento con una llamada?”

Me contestó: “La verdad, es que no lo hice porque tuve poco tiempo disponible. Es que tenía muchas otras prioridades”. 

Posteriormente toqué base con un amigo Coach al respecto. Le expliqué lo que me había sucedido y me dijo no lo culpes tu empleado había hecho lo que se le había pedido hacer que era una tarea de solicitarte unas citas. Aún así, me sentía frustrado sabiendo de alguna manera que la forma en que había delegado no estaba funcionando. Ese amigo Coach me dio un sabio consejo que me hizo cambiar totalmente la forma en que ahora asignó los proyectos.

DELEGA PROBLEMAS, NO TAREAS

Cuando estás en modo ejecutivo, naturalmente piensas en términos de tareas críticas, pero una buena delegación demanda que pienses en términos de resultados. Me di cuenta tardíamente que el problema de solicitar me hiciera unas citas para tener una reunión con unas agencias de mercadotecnia no había sido explícitamente delegada. – solo la tarea de contactar a las agencias. Pero si ese mismo problema específico hubiera sido asignado para ser resuelto, podría haber estado ya recibiendo a las agencias para cotizarme un sitio web.

 Una vez identificando el principal problema a delegar, habrá que verificar si esto resuelve tu problema. Por ejemplo, entrevistarme con agencias en la siguiente semana, me hubiera dado un problema de agenda. Lo que realmente quería era apartar un tiempo por la mañana dedicado a las entrevistas para cotizarme un sitio web. 

UTILIZA EL COACHING, DEJA LAS ÓRDENES.

Delegar problemas es el primer paso. El segundo paso es aún más importante, esto significa ayudar a la persona a quien delegaste a que encuentren su propia solución. El trabajo de un Coach es ayudar a otros a que trabajen sobre sus problemas y encuentres sus propias soluciones. Cuando empecé a coachear a los dueños de negocios, aprendí técnicas de manejo de personal que no aprendí sino hasta ya avanzado años en los negocios.

 El más sencillo y más relevante método utilizado es mediante la metodología GROW, creada por Sir John Whitmore. Aquí está cómo usar el modelo GROW cuando delegues problemas.

1.- Meta. Una vez delegado el problema, pídele a tu empleado que te explique lo que se siente y significa tener el problema resuelto. Responde cualquier pregunta que le ayude a entender cómo es tener el problema resuelto. Una vez acordada la meta, pídele que la pongan por escrito.

 2.- Realidad. Examina la realidad actual.

Antes de ir hacia las soluciones, permite a tu empleado que se haga cargo de la situación:

 Hazle estas preguntas:

¿Dónde te encuentras en relación a la meta?

¿Qué está funcionando y que no está funcionando?

¿Hay algo que te detenga para avanzar? 

 3.- Opciones:

Explora las opciones. Aquí debes ayudarle a tu empleado a que examine las diferentes opciones para resolver el problema.

 ¿Cuáles son tus opciones?

¿Qué más puedes hacer?

¿A quién conoces que ha tenido situaciones similares y cómo las ha resuelto?

4.- Compromiso. Establece el compromiso.

Finalmente, obtén un compromiso del empleado que le ayude a resolver los próximos pasos. Otra vez hazle preguntas para que llegue con soluciones al decir:

 ¿Qué crees que necesitas hacer ahora?

¿Cómo sabrás cuando lo has terminado?

¿Qué recursos crees tú que pueden ayudarte?

 Llevar tu negocio hacia otro nivel requiere de una delegación efectiva. Tan pronto como quieras hacer crecer tu compañía tendrás la necesidad de adoptar una relación de coaching con tus subordinados. 

Los mejores trabajadores tienden a gustarles resolver los problemas y odian ser manejados por tareas. Esto es especialmente cierto cuando te toque contratar gente más inteligente que tú. Aquí espero realmente que te suceda esto con mi ayuda, es decir, encontrar a esos empleados ya que esos mismos empleados serán los que realmente te ayudarán a crecer. 

La delegación efectiva es muy buena además para hacer que tus empleados se sientan motivados en todo sentido. La resolución de problemas ayudará a la gente a conectar con su propósito, aprender nuevas cosas y tener control de su propio destino.

 Si quieres saber cómo manejar a tu equipo para que te den resultados que esperas, obtén una sesión de estrategia del equipo perfecto aquí.

 Por tu éxito,

 Tu Coach Marco Vázquez