Cómo documentar un Proyecto

Eres un empresario Agroalimentario exigente, y la Gestión de Proyectos te preocupa. Has decidido que, a partir de ahora, los proyectos que quieres que se lleven a cabo en tu empresa se hagan, se hagan bien, y terminen cumpliendo, lo más cerca posible, los objetivos que te planteas. Desde luego, creo que eso ya es un gran avance: estás empezando a sentar las bases de la profesionalización de tu querida Pyme.

En este artículo y en el anterior definimos las bases esenciales de la Gestión de Proyectos. En la recapitulación, listamos las principales responsabilidades de los dos principales actores: el Piloto y el Jefe de Proyecto.

En la Gestión de Proyectos, la relación Piloto/Jefe de Proyecto constituye la columna vertebral del mismo

El Piloto del Proyecto es una figura de máximo nivel en la organización (el propio empresario/gerente o, en organizaciones algo mayores, algún directivo). Es quien establece el marco general del proyecto (Propósito, Visión, Principios, Objetivos), aprueba la organización y el presupuesto, y es a quien se va reportando los resultados parciales y finales del mismo. Tiene, por tanto, la capacidad de modificar, si es necesario, las condiciones generales del proyecto, y es quien, finalmente, determina si éste ha tenido éxito, y en qué medida.

El Jefe de Proyecto es el responsable de su planificación y ejecución dentro de los términos en los que éste se ha definido. Reporta periódicamente al Piloto sobre los resultados y necesidades del mismo. Podemos decir que la relación Piloto/Jefe de Proyecto constituye la columna vertebral del mismo.

Tanto uno como otro tienen la responsabilidad de documentar su parte correspondiente.

Pero… ¿por qué es necesario documentar?

De entrada, el no documentar equivaldría a que cada nueva generación de la humanidad comenzara desde cero para descubrir e inventar el conocimiento.

Sí, ya sé que esto es ponerse un poco trascendente, pero en ocasiones me resulta curioso los criterios selectivos (excusas) que se utilizan para justificar qué sí se debe documentar o qué “no es necesario”. Se suele hablar de burocracia, trabajo añadido, pérdida de tiempo, etc.

¿Se imagina alguien no documentar, por ejemplo, la cuenta de explotación, los resultados mensuales, la contabilidad, el listado de clientes, o una oferta de venta? ¿O es que todo esto es lo suficientemente importante como para que quede documentado, pero ese proyecto que vamos a emprender, con el cuál vamos a dar un salto competitivo significativo, no lo es? Y espero que alguien no conteste que es que algunos de ellos son auditables y obligatorios por ley…..

Lo que no se documenta… se lo lleva el viento

Ya hemos comentado, y de ello todos somos conscientes, que la mente tiene una capacidad limitada de almacenar información. De ahí que me permita afirmar que, lo que no se documenta… se lo lleva el viento.

Si un arquitecto no puede construir un edificio sin planos, nuestro proyecto simplemente no existirá sin documentación. Además, lo que en la mayoría de las ocasiones se esconde detrás de la no documentación no es que lleva tiempo hacerla, sino, más bien, que no se ha realizado la reflexión y la planificación necesaria. Pero nosotros sí lo hemos hecho… ¿no?

Finalmente debo decir que suele ser muy frecuente que el que manda no documenta, pero obliga a quien le reporta a que le entregue los correspondientes informes por escrito. Empecemos por dar ejemplo, característica esencial del Liderazgo…

¡Seamos serios! Documentar las cosas, siempre en su justa medida, es imprescindible para una correcta gestión empresarial: ¡cumplamos cada cual con nuestra parte!

Si quieres conocer todo el contenido completo, no tienes más que pinchar aquí.