Cómo Llevar a cabo una Mejor Reunión de Estado

Por: Project Management Institute

¿Qué está pasando? Esa es una pregunta que todo gerente de proyectos debe hacerse constantemente a lo largo de un proyecto. Y las reuniones de estado son donde mejor se puede responder y compartir — entre los miembros del equipo, los interesados y otros participantes del proyecto.

Pero algunas reuniones de estado son mejores que otras. Con demasiada frecuencia, estas reuniones pueden ser ineficientes e ineficaces. Los miembros del equipo las ven como una pérdida de tiempo valioso que podría dedicarse mejor a "el trabajo real". Esta mala impresión puede ir más allá de la reunión, impactando negativamente la moral, el rendimiento y la cohesión.

La buena noticia es que existen técnicas probadas que los gerentes de proyectos pueden emplear para mejorar sus reuniones de estado.

Necesitas una agenda para la reunión

Una reunión de estado bien dirigida comienza con una agenda informativa. Esto incluye una breve descripción de los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema y quién participará en la discusión. Si se espera una decisión clave u otro resultado importante, inclúyelo en la agenda.

Elegir los temas de la agenda es importante, ya que informa a los asistentes lo que se tratará y lo que no, lo que les permite prepararse y participar activamente en la reunión. También es útil seleccionar el tiempo dedicado a cada tema, porque proporciona una idea de la duración esperada de la discusión y ayuda a medir si la reunión sigue el curso previsto.

A veces, el gerente de proyecto será el líder de toda la reunión, pero hay casos en los que ciertos temas es mejor que los cubran otros. Nombrar a una persona responsable para cada tema ayudará a todos a prepararse mejor.

Es importante señalar que, aunque está bien dedicar los primeros minutos de una reunión a charlar entre los asistentes sobre el clima o el fin de semana, el resto de la reunión debe mantenerse enfocada para que el tiempo de todos se aproveche bien.

¿Qué debe cubrir una reunión de estado?

Para comenzar, el gerente de proyecto debe anotar a todas las personas presentes, a las ausentes y a cualquiera que esté asistiendo como representante de otro asistente.

Luego, el gerente de proyecto debe revisar los temas pendientes. Esto es, en efecto, la revisión de las tareas de la reunión anterior, pero solo de los temas que siguen sin resolverse. Los temas que se hayan cerrado antes de la reunión deben comunicarse al equipo por separado, ya que no requieren una discusión prolongada en la reunión.

El núcleo de una reunión de estado debe centrarse en problemas y desviaciones. Esto aborda el trabajo actual que está fuera de los límites aceptables según el plan y requiere la participación del equipo para resolverlo o acordar un curso de acción.

Después, la reunión debe girar hacia los próximos temas. El enfoque aquí no está en los hitos futuros o las tareas que avanzan según lo planeado. Se trata de los temas que están a varias semanas de distancia, pero que podrían necesitar atención antes de que se conviertan en problemas o desviaciones.

Durante la reunión, identifica cualquier tema que no sea directamente relevante para la discusión y “estaciónalo” para evitar desviar la conversación. Al final de la reunión, revisa los temas estacionados, resolviéndolos ya sea añadiéndolos al plan de acción o confirmando que el asunto ya está resuelto.

Finalmente, tu reunión de estado debe establecer tareas de seguimiento. Estos son cualquier tema que requiera un seguimiento después de la reunión, junto con un responsable y una fecha de resolución o actualización. Estos formarán la base para la revisión de temas pendientes en la próxima reunión, pero solo para aquellos temas que aún estén abiertos o donde la acción requiera específicamente una actualización para el grupo.

Trata toda la demás información relacionada con el estado fuera de las reuniones de estado, ya que no tiene sentido que todos escuchen —o se desconecten— ante actualizaciones que no requieren acciones. Transmite esa información a través de informes de estado regulares en su lugar.

¿Con qué frecuencia deben realizarse las reuniones de estado?

Un gerente de proyecto debe ser capaz de informar sobre información actualizada a los patrocinadores del proyecto y a los clientes en cualquier momento, por lo que las reuniones de estado deben llevarse a cabo regularmente. La frecuencia depende de varios factores, incluyendo la complejidad del proyecto; el tamaño del equipo; y el nivel de información requerido por los patrocinadores del proyecto, el cliente y otros.

Las reuniones de estado no solo ayudan al gerente de proyecto al proporcionar actualizaciones oportunas de las tareas, sino que también benefician a todo el equipo, ya que ofrecen un espacio para reconocer logros, compartir información y plantear problemas al equipo.

Facilitar es diferente a liderar una reunión

La mayoría de los gerentes de proyectos se sienten cómodos liderando una reunión, pero liderar una reunión es diferente a facilitarla. Un facilitador de la reunión guía al grupo hacia sus objetivos al centrarse en los procesos que el grupo usará para lograr los resultados deseados. En resumen, el líder de la reunión a menudo se enfoca en el qué, mientras que el facilitador se enfoca en el cómo.

Aunque los gerentes de proyectos pueden designar a alguien como facilitador, a menudo necesitan desempeñar ambos roles. En cualquier caso, hay tareas específicas de facilitación que los gerentes de proyectos pueden realizar o delegar para optimizar una reunión de estado. Estas incluyen:

• Llevar el control del tiempo
• Alertar al equipo si la discusión se desvía del tema
• Documentar las tareas de seguimiento
• Desarrollar un “estacionamiento”
• Hacer preguntas a aquellos que no contribuyen a la discusión
• Jugar al abogado del diablo si nadie en el grupo está cuestionando algo

No te desvíes

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos durante las reuniones de estado es mantenerse enfocados en los temas clave. Todos parecen tener un tema “personal” que les encanta discutir en detalle, ya esté en la agenda o no. Estas tangentes roban tiempo valioso y pueden hacer que las reuniones se alarguen. Aún peor, pueden interrumpir la discusión y resolución de los temas que sí están en la agenda.

Los gerentes de proyectos pueden intentar algunas técnicas simples para ayudar a mantener el enfoque durante sus reuniones de estado:

• Pide a alguien del equipo que “levante una bandera” o señale cuando la discusión se esté desviando del tema
• Cuestiona si el tema planteado puede tratarse fuera de la reunión
• Usa un temporizador de cocina o un dispositivo similar para limitar el tiempo de las discusiones sobre temas no incluidos en la agenda (pero que el equipo acuerda que deben discutirse)
• Redirige el tema al “estacionamiento”
• Desarrolla reglas básicas para mantener al grupo en el tema (por ejemplo, ELMO — “Todos, sigamos adelante”)

La clave para implementar con éxito cualquiera de estas técnicas es plantear el problema potencial con el equipo al inicio del ciclo del proyecto e identificar las técnicas que el equipo apoyará para abordarlo.

Un pulso saludable

Las reuniones de estado son la forma en que los líderes de proyecto mantienen el pulso del proyecto. Son donde los miembros del equipo y los interesados plantean, abordan y resuelven problemas. Son una herramienta indispensable en la gestión de proyectos. Pero también pueden ser una pérdida de tiempo y frustrar a los participantes si no se realizan con propósito y estructura.

La buena noticia es que las reuniones de estado efectivas y eficientes generan resultados tremendos. Aumentan la moral del equipo, comparten información oportuna, descubren riesgos potenciales, brindan un foro para la discusión y mejoran el rendimiento del proyecto. Así que enfócate en mejorar tu reunión de estado, y el pulso de tu proyecto será más saludable.

Este artículo fue publicado originalmente en el The Official PMI Blog.