Cambio

Lo que no cambia, tiende a desaparecer

Dicen que la única constante es el cambio, pero, ¿verdaderamente estamos preparados para el cambio? ¿Por qué los cambios nos causan incomodidad a los seres humanos? ¿Es verdad que podemos desaprender algo para aprender algo nuevo así como así?

Todas las iniciativas son cambios

Las iniciativas o proyectos son cambios. Todos. Cambiamos de un status A a un status b con cualquier iniciativa. Unas, sin duda, generan mayor impacto que otros, pero todos los cambios tocan a seres humanos (a menos, como vi en un meme hace poco en Linkedin, que el cambio esté vinculado con zombies, ¡ja!). Podría ser la creación de un nuevo producto o servicio, o la transformación digital o cultural de una organización.

Y las organizaciones tienen que cambiar. Tienen que evolucionar. Tienen que transformarse porque, si no, su competencia lo hará.

La mente y los cambios

La mente humana funciona de una forma muy sencilla. Recaba información y va relacionando esa información (data) con más información (más data) que va percibiendo de su entorno a través de sus sentidos. Todos los días desde que nacemos percibimos información que se almacena en nuestro cerebro. Pero, entonces, si estamos constantemente aprendiendo, ¿por qué los cambios causan incomodidad?

Redes neuronales reforzadas

La respuesta está en las redes neuronales. Por repetición las redes neuronales se hacen más y más fuertes. Es por eso que nacen las creencias. Cuando cierta información la recibimos una y otra vez se vuelve una red neuronal más fuerte, es decir: una creencia, una verdad en nuestra vida. Entonces, si escuchamos una información que pone en duda a esa creencia (que hemos escuchado o validado miles de veces), a esa nueva información (o cambio) seguramente no la vamos a recibir bien. Más bien, nuestra mente no la va a recibir bien.

El cambio puede doler

Los cambios pueden doler cuando son impuestos y no se lleva un proceso acompañando al cambio. Cuando no permitimos que la mete haga su trabajo de crear nuevas redes neuronales y estas redes neuronales se hagan más fuertes con esta nueva información y vaya creando nuevas creencias (también por repetición), los cambios duelen.

Cuando, como directores o gerentes o C-levels queremos que las personas adopten nuevas formas (como tecnología), de un día para otro. Sin darles tiempo de procesar la nueva información como "verdadera", el cambio duele.

El éxito (o fracaso) de los proyectos depende de las personas

Es por eso que siempre es mejor acompañar a cualquier iniciativa con acompañamiento del cambio. Que no es otra cosa que escuchar a las personas que estén afectadas por ese cambio y tomarlos en cuenta. (Sí, muchas veces los cambios los piensan y ejecutan desde un lugar dentro de la organización y no voltean a ver a las personas que estarán afectadas por el mismo.)

Yo te comparto que yo incluyo change management hasta en las capacitaciones dentro de las organizaciones. Y funciona.

Receta secreta

La secreta secreta es conocer todos los métodos y ciclos de vida de gestión del cambio y adaptar y tomar lo que se necesite de acuerdo a tus necesidades. Lo mejor es diseñar un acompañamiento de cambio único, ex profeso para cada proyecto, iniciativa y cultura organizacional.

1. Incluye una sesión de cambio donde le expliques a las personas de lo que están a punto de vivir, donde compartas el reto que es un cambio, y de la importancia de cambiar. En estas sesiones no suelo incluir nada más. Es una sesión para ser empáticas con el ser humano que está a punto de vivir algo incómodo, y para decirle: te entiendo y voy a estar contigo.
2. Experimenta

Hay varios ciclos de vida, pero si estamos hablando de cambio tendremos que hablar de:

• Prueba
• Mide
• Ajusta
• Y empieza de nuevo

Todavía hoy en la era de cambio he visto planes de cambio en un gantt interminable de principio a fin, con comunicaciones, capacitaciones, sesiones 1:1, anuncios planeados desde el inicio. Por favor, tira ese plan si lo tienes. Escucha a las personas ¿qué sienten y piensan del cambio hoy y en el tiempo?

Es mucho mejor integrar al cambio en ciclos cortos de mejora continua; probar todo: las comunicaciones, la implementación, los contactos 1:1, y medirlo, ajustar de acuerdo a la información que obtengas, y empezar de nuevo.

Invitar a las personas a probar el cambio como un experimento, que no lo vean como un algo inamomible (del cual nunca me preguntaron ni me hicieron partícipe), involucrar a las personas es lo mejor, y para esto puedes usar una herramienta de experimentación de Management 3.0: Celebration Grid. Es un tablero colaborativo donde las personas van midiendo sus experimentos (un lessons learned, pero atractivo) y van aprendiendo de lo que van experimentando.

Métodos y herramientas de gestión del cambio

Hay varios métodos y herramientas de gestión de cambio. ¿Cuál es el mejor?: Cada uno tiene lo suyo. Úsalos todos, o sólo una parte de ellos, o ninguno. Tengo que confesar de que algunos cambios sólo he tenido sesiones 1:1 con los involucrados, y con eso es suficiente para comprometerlos y motivarlos para promover en el cambio. (Claro, no dejamos de medir a lo largo del cambio.)

No te cases con un sólo método

Yo uso desde lo propuesto por el PMI en su PMBok para el análisis de stakeholders, y su plan de comunicación, pasando por ADKAR, el juego de Change Management Game de Management 3.0 (que son una maravilla). ¿Las uso todas todo el tiempo? No, primero tenemos que estudiar el impacto del cambio, y diseñar un acompañamiento de acuerdo a la cultura e iniciativa, y probar y ajustar.

De Management 3.0 también recomiendo Happiness Door: sirve para medir en unos pocos minutos sesiones, acompañamientos, capacitaciones o lo que se te ocurra (siempre dejando claro que esa información es para mejorar).

Las sesiones de Estructuras Liberadoras pueden ser herramientas fabulosas para acompañar al cambio.

Pero, insisto, no todas las herramientas y métodos se pueden usar en todas las iniciativas y culturas organizacionales.

C-Levels

Si el cambio impacta a toda la organización los C-levels o los niveles más altos de la organización tienen que estar involucrados en el cambio. En un inicio, de ellos saldrá:

1. La visión del cambio.
2. El propósito del cambio.

Y recuerda, el cambio también va para ellos (quiero decir que también puede ser doloroso para ellos). No porque sean directores ellos no sufrirán el cambio (aunque de ellos haya salido la iniciativa del cambio), así que prepara sesiones con ellos, y mide, ajusta y vuelve a medir.

Y dales tranquilidad: habrá personas que adopten y abracen el cambio de inmediato, algunos que tardarán un poco más en hacerlo.

Recuérdales que ellos son los líderes de la organización, y si ellos no están motivados con el cambio, o no lo promueven, difícilmente el resto de la organización lo hará.