Teniendo en cuenta la expectativa de un equipo auto organizado y auto dirigido, es esperado mucha comunicación y facilitación por parte del Scrum Master pero, ¿qué pasa si tenemos miembros mas tranquillos/callados?, ¿cómo puedo involucrar a los participantes "tranquilos" de la reunión?" Esta es la pregunta número uno respecto al tema de involucramiento y facilitación.
En este artículo te daremos tips para motivar la comunicación y participación con estros miembros.
- No permita que unas pocas voces dominen estableciendo reglas básicas para su reunión y respetándolas. He aquí un ejemplo de una buena regla básica: "Nadie contribuye a la discusión de un tema por segunda vez hasta que todos los demás tuvieron la oportunidad de contribuir por primera vez". Observe que la regla básica no dice “hasta que todos los demás hayan contribuido”; dice "hasta que todos los demás tuvieron la oportunidad de contribuir". Esta sutil distinción significa que si alguien no quiere contribuir, no tiene que hacerlo y no hay presión para hacerlo; y, sin embargo, si quieren participar, se ha creado el espacio para ellos.
- Recorra la sala virtual para obtener la opinión de todos. Usar una herramienta simple como el viejo “Round Robin” funciona tan bien en una reunión virtual como en una reunión cara a cara. Presente una pregunta y pida a las personas que aporten ideas una por una, invitándolas a una conversación por su nombre, por ejemplo diciendo: "Paul, me encantaría escuchar tu opinión sobre este tema" y luego pasar al siguiente participante.
- Invita a personas a contribuir también a través del chat. Es interesante que agregar esta opción simple a menudo crea una excelente participación por parte de personas que no parecían muy ansiosas por participar en la conversación momentos antes. ¿Por qué? Porque para muchos seres humanos es importante tener tiempo para pensar la pregunta, procesar la información presentada y formular sus pensamientos antes de compartirlos; el chat les permite hacer precisamente eso. Tenga en cuenta que a veces invitar a las personas a leer lo que compartieron en un chat genera una muy buena participación y, a veces, las personas agradecen que el facilitador lea los comentarios a todos. Todo depende de la dinámica del grupo, las personas que lo integran y la energía de un evento en particular. Experimente y vea qué funciona mejor para su equipo.
- Ofrezca tomar ideas por escrito antes, durante y después de la reunión. Esta es otra forma de crear tiempo y espacio para que las personas piensen, procesen y compartan sus ideas a su propio ritmo. Comparta los temas y las preguntas con anticipación para brindarles a las personas la oportunidad de prepararse y ofrecerles la opción de enviarle sus ideas en el momento que les convenga.
- Invita a personas a estar o no en video. Poder ver a tus compañeros de equipo en vídeo es una excelente manera de interactuar, de ver su lenguaje corporal, expresiones faciales e incluso su entorno de trabajo. Es posible que se sorprenda de la diferencia que puede hacer en el nivel de participación invitar a su equipo a aparecer en video. Al mismo tiempo, tenga en cuenta el hecho de que muchos profesionales pasan todo el día asistiendo a reuniones con la cámara encendida y que, para algunas personas, esto supone una inmensa pérdida de energía. Muestre compasión y brinde a las personas la opción de apagar su video como un acto de cuidado personal. Algunos de ellos participarán felizmente hablando y chateando, con el vídeo apagado.
Guardé lo mejor para el final. Esto es probablemente lo más importante que puede hacer como facilitador. Recuerde que la introversión o extraversión es una preferencia, no una etiqueta. Sea intencional y no utilice etiquetas como “introvertido” y “extrovertido” ni dé a entender que estar “tranquilo” es de alguna manera un problema. En su lugar, aprecie las diferencias y los diferentes dones de las personas y facilite de manera proactiva que todos contribuyan. Recuerde que la elección de las palabras es inmensamente poderosa. Utilice lenguaje como "personas con preferencia por la introversión y la introversión" en lugar de "introvertidos y extrovertidos". Explique y promueva esta mentalidad siempre que tenga la oportunidad de hacerlo. Este cambio sutil en la forma en que las personas de la organización perciben las diferencias y hablan de ellas marcará una gran diferencia.
