Mi "manual de usuario"

¿Conoces realmente a tus compañeros de equipo?

No solamente cómo son sino cómo les gusta trabajar, organizarse, dar y recibir información de retorno y de progreso, establecer y aplicar criterios de planificación, priorización y asignación y supervisión de tareas,... 

En definitiva, en los equipos se debe conocer, descubrir cómo se desea, necesita trabajar de forma efectiva con ellos compartiendo los llamados "manuales de usuario", donde se incluyen preferencias de comunicación y muchas más cosas.

¿Y cómo lo podemos hacer?

Sencillo. Antes de la reunión, pide a los miembros del equipo que hagan un manual de usuario con una de una plantilla proporcionada (son una serie de preguntas acerca de uno, de cómo es, se comunica, se relaciona, trabaja, aprende, ...=y diles que pueden completar las indicaciones que quieran explicar al resto de los miembros del equipo. 

A continuación, sentamos las bases. Se informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:

• Esta actividad está pensada para que los miembros del equipo sepan cómo pueden crear las condiciones propicias para que todo el mundo dé lo mejor de sí mismo.
• No se presionará a nadie para que comparta algo si no se siente cómodo haciéndolo.
• Esta reunión es un espacio seguro. Nada de lo que compartan se usará en su contra.

Y finalmente la presentación. Cada miembro del equipo presenta su manual de usuario al resto y responde a las preguntas que tengan los compañeros sobre el contenido.

Algunos consejos

Guarda los manuales de usuario en el espacio de colaboración que dispongas (Google Workspace, Microsoft Teams, ...) para que las personas que se incorporen al equipo más adelante puedan ponerse al día rápidamente.

Tantea el terreno. Si la reunión va a ser más corta, intenta limitar la plantilla a preguntas sobre el horario laboral, el entorno ideal, las preferencias de comunicación y los estilos de aprendizaje antes de profundizar en temas más extensos y profundos.

Añade un poco de personalidad. Pide a los miembros del equipo que hagan una prueba de personalidad o alguna formación juntos, como DISC, StrengthsFinder o Myers-Briggs. Compartid y comentad los resultados en equipo.

Empleados nuevos o promociones internas. Cuando se incorporen empleados (nuevos), tendrán la tarea de crear y presentar su manual de usuario durante sus primeros por ejemplo 90 días.